Al giorno d'oggi, gli strumenti di gestione del flusso di lavoro sono parte integrante di una collaborazione di successo in team e Asana è il rappresentante perfetto. Questo software basato su cloud offre innumerevoli funzioni eccellenti che consentono agli utenti di tenere traccia delle attività e organizzare i compiti.
Mentre Asana offre una versione gratuita del software, gli abbonati a pagamento hanno la possibilità di creare moduli personalizzati. Questa funzionalità è incredibilmente utile per richiedere progetti di lavoro o inviare feedback preziosi. Anche se le forme Asana sono disponibili dal 2019, forse non le hai ancora sfruttate al meglio.
Ecco cosa devi sapere sulla creazione di un modulo Asana e sulla sua condivisione con altri membri del team e collaboratori esterni.
Creazione di un modulo
Ogni progetto in Asana ha una scheda Moduli designata, che ti consente di creare rapidamente un modulo di assunzione relativo a un progetto di lavoro specifico.
Ad esempio, potrebbe essere necessario coinvolgere tutti i membri del team per una sessione di brainstorming. Creando un modulo, puoi raccogliere tutte le idee in un unico posto e tenerle organizzate. Quindi, come funziona?
Per creare un modulo Asana, ecco i passaggi che devi seguire.
- Vai a Asana e accedi al tuo account.
- Vai alla sezione 'Progetto' e vai alla scheda 'Moduli'.
- Seleziona l'opzione 'Crea un modulo' o 'Aggiungi modulo'. Noterai che il nome del progetto è il nome del modulo per impostazione predefinita. Ma puoi fare clic per cambiarlo.
- Inserisci il nome e l'indirizzo email del membro del team o del collaboratore.
- Nel riquadro di destra, seleziona la scheda 'Domande'. Inserisci tutte le domande che desideri visualizzare nel modulo.
- Per assicurarti che la persona che riceve il modulo risponda a ogni domanda, seleziona il campo 'Obbligatorio' accanto a ogni domanda.
- Se il destinatario del modulo deve allegare un file PDF, immagine o Word, selezionare l'opzione 'Allegato' dalla scheda 'Domande'.
- Fai clic su 'Fine'.
Questo è tutto quello che c'è da fare. Hai creato con successo un modulo Asana.
Come aggiungere una domanda di follow-up nel modulo Asana
Il tuo modulo Asana può essere semplice o completo come ti serve. Quando richiedi informazioni ad altre persone del team, potresti dover aggiungere domande di follow-up, che vengono denominate 'form branching'.
In questo modo, puoi ottenere informazioni più accurate e dettagliate su un argomento o progetto specifico. I passaggi sono piuttosto semplici, poiché tutto ciò che devi fare è nella scheda 'Domande'.
Ecco cosa fare.
- Vai al tuo account Asana e fai clic su vai a un progetto specifico e seleziona la scheda 'Moduli'.
- Scegli 'Crea un modulo' o 'Aggiungi modulo' e apri la scheda 'Domande'.
- Dalla stessa scheda, seleziona l'opzione 'Menu a discesa'.
- Immettere tutte le domande nell'elenco a discesa.
- Seleziona 'Aggiungi un ramo' accanto a ciascuna domanda se devi porre altre domande di follow-up.
- Se desideri che i compagni di squadra abbiano l'opportunità di selezionare più di un'opzione dal menu a discesa, fai clic sull'opzione 'Selezione multipla' nella scheda 'Domande'.
Vale anche la pena notare che le persone a cui stai inviando il modulo non hanno bisogno di avere un account Asana attivo per avere la possibilità di compilare il modulo.
Come visualizzare l'anteprima di un modulo Asana
Quando costruisci la tua forma Asana, è fondamentale tenere traccia di come sarà una volta terminata. Ma non devi aspettare fino al termine per apportare modifiche dell'ultimo minuto.
Invece, puoi controllare l'anteprima del modulo mentre procedi e apportare modifiche per assicurarti che appaia professionale e di facile lettura.
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Asana ha un pulsante integrato chiamato 'Visualizza modulo' nella sezione 'Moduli' che ti offre una rapida panoramica di ciò che hai fatto fino a quel momento.
Ecco come trovarlo.
- Apri Asana e vai alla sezione 'Moduli'.
- Seleziona l'opzione 'Crea un modulo' e inizia a personalizzare il modulo.
- In qualsiasi momento del processo, vai al pulsante 'Anteprima' situato nell'angolo in alto a destra della finestra.
Immediatamente, sarai in grado di vedere esattamente cosa vedranno i compilatori del modulo quando inizieranno a inserire le informazioni richieste.
Come condividere un modulo Asana
La creazione di un modulo Asana è un processo piuttosto semplice, poiché la piattaforma ha un'interfaccia molto intuitiva. Ora che hai creato la forma perfetta, è il momento di condividerla con gli altri.
Non appena si fa clic sul pulsante Fine dopo aver terminato il modulo, nell'angolo in alto a destra della finestra verrà visualizzato un pulsante 'Copia collegamento modulo'. Tutto quello che devi fare è fare due passaggi per condividerlo.
- Fai clic sul pulsante 'Copia collegamento modulo' e copialo negli appunti.
- Incolla il collegamento a un'e-mail o a tutti i compagni di squadra di Asana.
Quando un mittente compila il modulo, vedrà un messaggio di conferma sullo schermo che gli informa che il modulo è stato inviato correttamente.
FAQ
Asana è gratis?
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È disponibile una versione gratuita di Asana che offre molte delle funzionalità più importanti, come portafogli, date di inizio, assegnazione di attività e altro. Tuttavia, questa versione di Asana non offre 'Moduli' come funzionalità.
Per ottenere l'accesso alla creazione di moduli personalizzati, dovrai iscriverti a un piano di abbonamento a pagamento. Il piano Premium costa $ 13,49 a persona al mese e il piano Business costa $ 30,49 a persona al mese. Per il piano Enterprise, dovrai contattare direttamente Asana e richiedere un preventivo.
Puoi avere più moduli per progetto in Asana?
Sì, puoi creare più di un modulo per un singolo progetto in Asana, anche se dovrai avere un piano Business o Enterprise per avere accesso a questa funzione.
Questa funzionalità consente di consolidare diversi tipi di input per un progetto e generare le informazioni più preziose.
Quali sono gli usi più comuni delle forme Asana?
I moduli Asana possono essere utilizzati in vari modi, ma la richiesta di feedback su una questione specifica è probabilmente la più comune.
Lo scopo del modulo può variare a seconda del tipo di attività. I moduli Asana sono utili per emettere richieste creative, inviare segnalazioni di bug, ottenere feedback dai clienti o tenere traccia dei bug IT.
Puoi aggiungere una copertina personalizzata in Asana?
Si, puoi. Il tuo modulo Asana può sembrare la parte aggiungendo una copertina personalizzata. Il processo è semplicissimo, poiché vedrai 'Aggiungi immagine di copertina' nella parte superiore del modulo non appena fai clic sul pulsante 'Crea un modulo'.
Puoi caricare un'immagine dal tuo dispositivo, forse un logo aziendale o un'immagine che si riferisce a un progetto specifico, consentendo ai richiedenti di ottenere un indizio istantaneo sul modulo.
Navigare nelle forme asana come un professionista
La creazione di moduli potrebbe non sembrare la cosa più divertente che si possa avere, ma con Asana è un compito relativamente divertente. Le numerose opzioni di personalizzazione e i rami dei moduli ti consentono di essere creativo con i moduli e di ottenere esattamente le informazioni necessarie per far avanzare il progetto.
Tieni presente che i moduli Asana sono disponibili solo per chi ha un abbonamento a pagamento, quindi se desideri creare moduli preziosi, dovrai scegliere un piano.
Sarai in grado di condividere rapidamente i tuoi moduli Asana e possono anche essere duplicati, quindi non devi ricominciare da capo ogni volta che devi porre una domanda specifica ai tuoi compagni di squadra.
Come useresti le forme Asana? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.
