Se hai bisogno di fare un elenco di qualcosa,suola tentazione di vedere Excel come repository predefinito: dopotutto, è solo un piccolo elenco di elementi per te o per pochi colleghi intimi.
Forse hai bisogno di qualcosa di più sofisticato, come formule per i calcoli o la programmazione di macro per automatizzare la raccolta e l'elaborazione dei dati.
Sfortunatamente, la facilità con cui puoi iniziare a lavorare in Excel o in un programma di fogli di calcolo rivale è anche uno dei suoi maggiori problemi. Quello che inizia come un piccolo progetto in Excel diventa qualcosa di enorme, a quel punto potresti anche affrontare problemi di velocità e stabilità o persino un problema di sviluppo che non puoi risolvere.
Inoltre, le attività di gestione dei big data presentano spesso sfide significative, come l'organizzazione, l'implementazione, la classificazione dei file, la gestione del database, la collaborazione degli utenti e altro ancora. Tutto ciò che serve per rompere la struttura di un database è posizionare i dati nell'area sbagliata, digitare i dati in modo incoerente o persino avere due persone che lavorano sullo stesso foglio. Diverse cose possono andare storte, causando ritardi e possibile perdita di dati.
Questo articolo spiega i problemi più comuni che si verificano quando si utilizzano fogli di calcolo Excel, come affrontarli e quando è meglio fare il grande passo e passare invece a un database.
Problema n. 1: modifica multiutente di Excel
Quando i sistemi Excel crescono in modo organico, si verificano rapidamente problemi in cui un utente apre una cartella di lavoro in un determinato momento e a una seconda persona viene detto che è già aperta. Il secondo utente può annullare, attendere o visualizzare una versione di sola lettura. La promessa di Excel di farti sapere quando l'altra persona esce dalla cartella di lavoro è una scommessa poiché non controlla lo stato così spesso e potrebbe non illuminarti mai. Anche se lo fa, qualcun altro potrebbe accedere e aprire il file prima di te.
Per evitare gli effetti dell'utente singolo, è possibile utilizzare Excel Online (la versione ridotta e basata sul Web di Excel) o attivare il Cartelle di lavoro condivise caratteristica. Ecco una guida rapida su come condividere un foglio di calcolo.
- Apri il foglio di calcolo desiderato e fai clic su File .
- Quindi, fai clic su Condividere per aprire una nuova finestra.
- Ora inserisci le informazioni dell'utente con cui desideri condividere il foglio di calcolo.
Puoi anche dividere i dati in più cartelle di lavoro in modo che persone diverse lavorino su cartelle di lavoro diverse senza pestarsi i piedi a vicenda.
Problema n. 2: cartelle di lavoro condivise di Excel
Excel Online consente più editor, per impostazione predefinita, ma mancano molte funzionalità. Il servizio non è molto un concorrente per nient'altro che le attività più semplici. Sebbene la funzione Cartelle di lavoro condivise sembri che dovrebbe fare il lavoro, è piena di restrizioni. Non puoi creare una tabella o eliminare un blocco di celle se la cartella di lavoro è condivisa, ad esempio.
Quando i sistemi Excel crescono in modo organico, ti imbatti nel problema che solo un utente può aprire una cartella di lavoro alla volta.
Esistono soluzioni alternative per alcune restrizioni di Excel online. Per altri, si tratta di modificare la struttura della cartella di lavoro piuttosto che utilizzare una cartella di lavoro già impostata, ma questo scenario spesso si intromette. Di conseguenza, è impossibile utilizzare una cartella di lavoro condivisa nello stesso modo in cui si potrebbe utilizzare una normale cartella di lavoro per utente singolo.
Le modifiche alle cartelle di lavoro condivise vengono sincronizzate tra gli utenti ogni volta che la cartella di lavoro viene salvata. Questa azione viene inserita in una pianificazione a tempo, ad esempio forzando un salvataggio ogni cinque minuti. Tuttavia, il sovraccarico del salvataggio regolare e del monitoraggio delle modifiche di ogni utente è piuttosto elevato. Le cartelle di lavoro possono rapidamente aumentare di dimensioni e mettere a dura prova la rete, rallentando altri sistemi.
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Problema n. 3: cartelle di lavoro collegate a Excel
La suddivisione dei dati su più cartelle di lavoro può fornire una soluzione al problema della modifica multiutente. Tuttavia, probabilmente avranno bisogno di collegamenti tra di loro in modo che i valori inseriti in uno vengano utilizzati in un altro. I collegamenti tra le cartelle di lavoro sono utili anche per mantenere dati separati in file separati, piuttosto che avere singoli fogli in una cartella di lavoro.
Fastidiosamente, questi collegamenti sono un'altra fonte di frustrazione e instabilità. Diventano assoluti, incluso il percorso completo della cartella di lavoro di origine, o relativi, inclusa la differenza tra i percorsi di origine e di destinazione. Sebbene ciò sembri sensato, Excel utilizza regole arcane per decidere quando utilizzare ciascun tipo di collegamento e modificarle.
Le regole sono regolate da diverse opzioni e dal fatto che le cartelle di lavoro siano state salvate prima di inserire i collegamenti. I collegamenti cambiano anche quando si salva la cartella di lavoro o si apre e si utilizza Salva come per creare un duplicato, invece di copiare il file usando Esplora file . Il risultato di tutta questa confusione e incertezza è che i collegamenti tra le cartelle di lavoro si rompono facilmente e il ripristino da collegamenti interrotti è un processo che richiede tempo. Nessuno ha accesso ai file interessati.
I dati collegati vengono aggiornati solo quando i file vengono aperti, a meno che non si faccia clic specificamente Dati > Query e connessioni > Modifica collegamenti > Aggiorna valori. Ecco una rapida dimostrazione.
- Apri il foglio di calcolo desiderato e fai clic su Dati .
- Ora, individua Interrogazioni & Connessioni e clicca su Modifica link .
- Quindi, seleziona Aggiorna valori .
Se i tuoi collegamenti non sono tra due cartelle di lavoro ma ne coprono tre o più, devi aprire tutte le cartelle di lavoro nell'ordine corretto per garantire che tutti i processi di dati aggiornati nell'ordine corretto, dalla prima alla seconda alla terza. Se hai modificato un valore nella prima cartella di lavoro e poi hai aperto la terza, non vedrebbe alcuna modifica perché la seconda cartella di lavoro non aveva aggiornato i suoi valori.
Questo concatenamento di dati è logico, ma aumenta la probabilità che le informazioni siano errate o che si tenti di aprire una cartella di lavoro che qualcun altro sta già modificando.
Certo, puoi provare a evitare del tutto le cartelle di lavoro collegate, ma c'è la possibilità che finirai per inserire gli stessi dati in più di una cartella di lavoro, e con ciò c'è il pericolo di digitarli in modo leggermente diverso ogni volta.
Problema n. 4: convalida dei dati di Excel
Gli errori possono insinuarsi nei dati all'interno di qualsiasi sistema informatico: le persone digitano male le parole o traspongono cifre in numeri con regolarità monotona. Se i tuoi dati non vengono controllati mentre vengono inseriti, avrai problemi.
Per impostazione predefinita, Excel accetta qualsiasi tipo di utente. È possibile impostare la convalida sugli elenchi di ricerca, ma questi sono difficili da mantenere, principalmente se lo stesso campo viene utilizzato in più di un luogo. Se gli utenti devono inserire i numeri ID del documento o i numeri di riferimento del cliente senza alcun controllo, è facile collegare i record errati senza rendersene conto. L'integrità dei dati del sistema viene fatalmente compromessa e qualsiasi analisi dei dati è sospetta.
Potresti già subire gli effetti dei problemi di convalida dei dati senza renderti conto della causa principale. Considera una situazione in cui hai un elenco di fatture in Excel. L'utente digita il nome del cliente in modo leggermente diverso su ciascuna fattura. Di conseguenza, ricevi fatture a Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd e joness. Potresti essere consapevole che questi si riferiscono tutti alla stessa azienda, ma Excel no. Qualsiasi analisi dei dati della fattura, come una tabella pivot basata sui clienti per mese, fornisce più risultati quando dovrebbe essercene solo uno.
Problema n. 5: navigazione in Excel
Le cartelle di lavoro di grandi dimensioni sono difficili da navigare. Le linguette dei fogli nella parte inferiore della finestra sono un terribile meccanismo per orientarsi quando ce ne sono numerose quantità. Con più schede visualizzabili sullo schermo, diventa difficile trovare ciò di cui hai bisogno. Ecco un modo rapido per navigare tra i fogli.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulle frecce a sinistra dei nomi dei fogli per visualizzare il Attiva foglio dialogo.
Vengono elencati solo i primi 20 fogli prima di dover scorrere l'elenco. Non c'è modo di ordinare, raggruppare o cercare il foglio che desideri. La finestra dovrebbe assomigliare a questa.
Problema n. 6: sicurezza di Excel
Puoi aggiungere sicurezza alle cartelle di lavoro di Excel, ma è pieno di problemi. La protezione è molto più orientata alla protezione della struttura della cartella di lavoro piuttosto che dei dati. Puoi provare a bloccare alcuni fogli e celle per impedire agli utenti di modificare la struttura e la formula, ma se possono vedere i dati, di solito possono cambiarli tutti o alcuni (a meno che tu non esegua una programmazione macro creativa).
Problema n. 7: problemi di velocità di Excel
Excel non è l'applicazione più veloce e il suo linguaggio di programmazione, VBA, è lento rispetto a linguaggi di programmazione più professionali come C#. Questo scenario deriva dall'uso previsto e dalla natura flessibile di Excel. Dopotutto, è un motore di fogli di calcolo. Sì, Excel VBA può essere messo in servizio per gestire elenchi di dati, ma ciò non significa che sia la scelta migliore per quel tipo di lavoro. Altre applicazioni sono più adatte a tali attività, principalmente perché vengono progettate esplicitamente per svolgerle.
Se stai riscontrando uno dei problemi descritti in questo articolo, non ignorarli. Esiste una risposta professionale all'archiviazione di dati strutturati, nota come database. Non deve essere spaventoso o costoso e dovrebbe consentirti di pensare in modo logico ai tuoi dati, a come si collegano e come interagisci con essi.
Nota : Se stai passando da una soluzione con fogli di calcolo a un database, non duplicare pedissequamente il design del foglio di calcolo, cogli l'occasione per migliorarlo.
Sono disponibili applicazioni di database di uso generale, con le quali è possibile costruire una soluzione su misura. In alternativa, potresti scoprire che un'applicazione di database specializzata, già progettata per lo scopo richiesto, è più economica, più veloce da implementare e più adatta.
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Ad esempio, se hai un elenco di clienti e i dettagli di tutte le tue interazioni con loro, questo è considerato un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Nonostante il suo nome di fantasia, un sistema CRM è un database specializzato. Allo stesso modo, i pacchetti di account come QuickBooks e Sage sono database specializzati. Se non riesci a trovare un'applicazione predefinita adatta alle tue esigenze particolari, puoi crearla tu stesso o farne una creata dal tuo reparto IT o consulente.
Il tipo di database più comune è un database relazionale, che archivia i propri dati in tabelle ed è costituito da righe e colonne. Ogni riga contiene i dati per un elemento separato. Ad esempio, ogni colonna descrive un diverso attributo del soggetto, come il nome del cliente o il limite di credito.
Devi solo inserire i dati di un cliente una volta per creare un record, quindi puoi utilizzarlo su tutte le fatture di cui hai bisogno.
Le tabelle hanno relazioni definite tra loro in modo che, ad esempio, una fattura riporti l'ID cliente. Questo processo significa che puoi facilmente trovare tutte le fatture per un particolare cliente o recuperare il numero di telefono del cliente da una fattura specifica. Devi solo inserire i dati del cliente una volta per creare il record del cliente, quindi puoi utilizzarlo su tutte le fatture di cui hai bisogno senza doverlo digitare di nuovo. Per creare un database, è necessario definire queste tabelle e relazioni e quindi definire i layout dello schermo che si desidera utilizzare per elencare e modificare i dati.
Ci sono dozzine di applicazioni di database là fuori. Alcuni sono facili da usare e svolgono l'intero lavoro, consentendo di definire tabelle, schermate di inserimento dati e report. Altri sono più completi in aree specifiche ma richiedono altri strumenti per svolgere un lavoro completo.
Ad esempio, un programma può essere affidabile quando si definiscono le tabelle e le relazioni e dispone di solide funzionalità di analisi e reporting. Tuttavia, l'applicazione alla fine non ha strumenti per determinare le schermate di immissione dei dati. Microsoft SQL Server è l'esempio ovvio qui. Come con altri sistemi di database di grandi dimensioni, SQL Server si occupa del back-end e si aspetta che tu usi un altro strumento, come Visual Studio, per sviluppare il front-end.
Quali opzioni di database sono giuste per te?
Opzione database n. 1: Microsoft Access
Access è uno dei nonni dei database desktop. È facile da usare ma facile da abusare. Puoi progettare tabelle, schermate e report da zero o iniziare da un modello. Alcuni dei modelli sono apertamente americani e non sempre insegnano le buone pratiche, ma ti consentono di iniziare rapidamente. Le schermate e le funzioni di programmazione possono essere piuttosto sofisticate. Puoi distribuire la tua applicazione finita ad altri utenti tramite la tua intranet (NON Internet) piuttosto che fare affidamento sulle condivisioni di file.
Opzione database n. 2: Microsoft SharePoint
SharePoint è un database, nonché un meccanismo di archiviazione dei documenti. Puoi usarlo per compilare elenchi semplici e collegarli tra loro. Il Form Designer è leggermente sofisticato, ma è ancora possibile la personalizzazione. La capacità di SharePoint di acquisire un elenco di dati accumulati in Excel e inserirlo in un elenco personalizzato è utile. Il programma rende l'elenco personalizzato disponibile a tutti gli utenti della rete e consente di aggiungere sicurezza per limitare chi può fare cosa con quei dati. Puoi chiedere a SharePoint di avvisarti via e-mail ogni volta che qualcuno aggiunge, modifica o elimina record. Se stai archiviando dati relativi a persone, elementi del calendario o attività, puoi sincronizzare tali dati con Outlook.
Opzione database n. 3: Zoho Creator
Zoho Office è un'applicazione web che include un database che utilizza la funzionalità di trascinamento della selezione per distribuire i suoi moduli in modo semplice e intuitivo. Il processo di trascinamento viene utilizzato anche per programmare le interazioni e i flussi di lavoro. Come servizio Web, i tuoi dati e le tue applicazioni sono disponibili da qualsiasi luogo, con una semplice sicurezza per mantenere privati i tuoi dati. Zoho addebita su base mensile per utente, ma limita il numero di record che puoi archiviare per quel prezzo stabilito. Il programma costa di più quando si memorizzano più dati o per altre funzionalità come l'integrazione della posta elettronica.
Come puoi vedere, Excel offre molte funzionalità ma manca in alcune aree all'interno di ciascuna. A volte, un'altra applicazione fa meglio il lavoro, soprattutto se è progettata specificamente per l'attività. Altre volte, Excel funziona bene, ad esempio per database più piccoli, purché tu sappia come prevenire il verificarsi di problemi in primo luogo.
