Chiunque lavori in team sa che la collaborazione è un elemento critico delle pratiche aziendali contemporanee. Comunicare e scambiare informazioni con i tuoi colleghi è la ricetta per la produttività. Tuttavia, a volte un'attività particolare richiede competenze esterne, che possono ostacolare il flusso di lavoro. È allora che piattaforme come ClickUp possono tornare utili.
In questo articolo, ti mostreremo come aggiungere ospiti al tuo ClickUp Workspace e tratteremo tutte le opzioni di condivisione e gestione.
Come aggiungere ospiti in ClickUp?
Con ogni piano di abbonamento, sblocchi un certo numero di posti per gli ospiti. La funzione è ideale per collaborare con consulenti che richiedono l'accesso solo a un'attività particolare nel tuo spazio di lavoro. Questi utenti hanno un accesso limitato ai dati, quindi non potranno visualizzare nulla che tu non abbia espressamente condiviso con loro. Puoi anche riconoscere gli ospiti dal minuscolo quadrato arancione sulla foto del profilo o sull'avatar per evitare confusione.
Imparare come aggiungere ospiti in ClickUp è un gioco da ragazzi, grazie all'elegante layout della piattaforma. Non solo il processo è piuttosto semplice, ma puoi anche farlo con diversi sistemi operativi. È disponibile un'app desktop sia per Mac che per PC Windows e una versione mobile per iOS e Android. Tuttavia, non tutte le puntate hanno le stesse caratteristiche, quindi assicurati di continuare a leggere per maggiori dettagli.
Su Mac
L'app desktop è ottima se devi lavorare offline. Ha meno funzionalità rispetto alla versione web poiché quest'ultima viene aggiornata più frequentemente. Tuttavia, puoi gestire facilmente le attività di base e ciò include l'aggiunta di ospiti a una particolare funzione dell'area di lavoro. Ecco come farlo:
- Avvia l'app ClickUp con Finder o Launchpad.
- Trova l'attività, la cartella o l'elenco che desideri condividere con l'utente ospite.
- Fare clic sui tre punti sul lato destro per aprire il menu delle azioni.
- Seleziona Condivisione e autorizzazioni dall'elenco delle opzioni.
- Apparirà un pop-up. Digita l'indirizzo email dell'ospite nella finestra di dialogo per inviare un invito.
- Scegli l'autorizzazione preferita. Hai diverse opzioni: visualizza, solo commento, modifica e crea.
Su Windows 10
Praticamente gli stessi passaggi si applicano alla versione di Windows 10:
- Avvia l'app facendo doppio clic sull'icona del desktop.
- Per condividere un elenco con un utente ospite, fai clic sui puntini di sospensione accanto al titolo sul lato destro. Fare clic su Condivisione e autorizzazioni e digitare l'indirizzo e-mail appropriato.
- Per aggiungere ospiti a un'intera cartella, trovala nella dashboard. Apri il menu delle azioni e vai su Condivisione e autorizzazioni. Invia l'invito e imposta l'autorizzazione desiderata.
- Per aggiungere un ospite a un'intera attività, fai prima clic per aprirla. Nella parte superiore della pagina, fai clic sui tre punti orizzontali. Da lì, condividi la cartella inviando un invito a un utente ospite.
Nota: c'è anche un'estensione di Chrome disponibile in Il negozio online di Chrome . Oltre alle operazioni standard, puoi usarlo per allegare e-mail alle attività di ClickUp. Funziona sia con Gmail che con Outlook.
Su Android
All'inizio, l'app mobile ClickUp è stata accolta con aspre recensioni. Gli utenti si sono lamentati del fatto che fosse poco brillante rispetto alla controparte desktop, per non parlare della versione basata su cloud. Tuttavia, gli ultimi aggiornamenti hanno apportato miglioramenti significativi, soprattutto per quanto riguarda i tempi di risposta.
La nuova e migliorata versione per dispositivi Android è disponibile su Google Play Store . È disponibile gratuitamente e funziona alla grande se devi controllare il tuo spazio di lavoro mentre sei in movimento.
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Dopo aver effettuato l'accesso, puoi accedere a tutti i tuoi file, cartelle, elenchi e spazi con il tuo telefono.
Sfortunatamente, non puoi effettivamente usarlo per aggiungere membri o ospiti alle funzionalità del tuo spazio di lavoro. A partire da ora, serve solo per comunicare con i membri del tuo team e tenere traccia del flusso di lavoro. Si spera che gli aggiornamenti futuri incorporino funzionalità più avanzate, ma per ora attenersi alle versioni desktop.
Su iPhone
C'è una versione iOS dell'app disponibile in App Store . Puoi ottenerlo gratuitamente e rimanere aggiornato mentre sei lontano dal tuo computer.
Proprio come la versione Android, non puoi invitare ospiti alle funzionalità dell'area di lavoro con il tuo telefono. Tuttavia, ciò non rende l'app mobile completamente inutile. Sarai comunque in grado di comunicare con i tuoi colleghi e persino di creare nuove attività. Può davvero tornare utile se sei in movimento ma devi comunque fare il check-in con la tua squadra.
Come gestire gli ospiti su ClickUp?
In qualità di amministratore, puoi gestire tutti i membri di un determinato spazio di lavoro (inclusi gli utenti ospiti) utilizzando la pagina 'Persone' nella dashboard dell'amministratore. Puoi modificare le impostazioni di autorizzazione dell'ospite, aggiornarlo a membro o persino rimuoverlo completamente dalla funzione.
Su Mac
Se desideri che i tuoi ospiti abbiano accesso alle attività completate, puoi modificare il loro stato utente. Una volta che sono diventati membri, possono rivedere il loro lavoro precedente anche se non sono più coinvolti attivamente nell'area di lavoro. Ecco come farlo:
- Apri il menu Admin facendo clic sul tuo avatar.
- Seleziona Persone dall'elenco di opzioni.
- Trova l'utente che desideri gestire. Scorri l'elenco degli invitati o usa la funzione di ricerca nella parte superiore della finestra.
- Dalla barra a sinistra, fare clic sulla freccia in basso accanto a Ospite. Seleziona un nuovo ruolo dall'elenco a discesa.
Puoi anche rimuovere completamente gli utenti ospiti una volta che hanno terminato ciò che si erano prefissati di fare:
- Vai al menu Amministratore > pagina Persone.
- Trova l'utente nell'elenco degli invitati.
- Fare clic sui tre punti orizzontali all'estrema destra dello schermo.
- Seleziona Rimuovi dall'elenco di opzioni.
Su Windows 10
Quando si aggiungono ospiti a un'attività particolare, di solito si imposta l'autorizzazione immediatamente. Naturalmente, a volte, il loro livello di coinvolgimento cambia man mano che il progetto continua. Potresti aver bisogno che partecipino più attivamente lasciando commenti o modificando i file. Fortunatamente, ClickUp ti consente di modificare il livello di autorizzazione in qualsiasi momento. Ecco come farlo:
- Apri il menu di amministrazione facendo clic sul tuo avatar.
- Fai clic sulla categoria Persone e individua l'ospite nella tua lista.
- In Accesso, fare clic sulla cartella, sull'elenco o sull'attività desiderati.
- Apparirà un piccolo pop-up. Fare clic sull'impostazione di autorizzazione corrente nell'angolo in basso a destra.
- Selezionare una nuova impostazione dall'elenco a discesa.
C'è un altro modo per determinare quali funzionalità appariranno nella vista ospite. Se vuoi concedere a qualcuno più accesso ma non vuoi che lo visualizziTutto quanto, puoi utilizzare i tuoi privilegi di amministratore per nasconderlo. Ad esempio, funzionalità come il monitoraggio del tempo, le stime del tempo, i campi personalizzati e i tag possono essere tutte nascoste agli utenti ospiti, se lo desideri. Ecco cosa devi fare:
- Apri la pagina Persone nel menu Amministratore e individua l'ospite.
- Sotto Autorizzazioni all'estrema destra dello schermo, vedrai le funzionalità. Fare clic sul simbolo corrispondente per nascondere o mostrare una particolare caratteristica.
Su Android (e iPhone)
Come accennato, le versioni mobili sono limitate quando si tratta di gestire ospiti e membri. Tuttavia, ci sono altre azioni che puoi intraprendere che rendono utile l'app:
- Crea nuove attività
- Aggiorna e modifica le attività
- Collabora con i tuoi colleghi e membri del personale
- Visualizza la tua lista di cose da fare
- Rimani aggiornato tramite le notifiche push
Domande frequenti aggiuntive
Gli ospiti possono modificare spazi, cartelle o elenchi di attività?
Sì, se concedi loro il permesso. Gli ospiti possono fare solo ciò che tu consenti loro di fare, il che può garantire uno dei seguenti:
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• Visualizza: possono guardare i dati condivisi.
• Commento: possono aggiungere feedback o input, ma non possono modificare.
• Crea e modifica: possono creare nuove cartelle, inserire nuovi dati o apportare modifiche a funzionalità esistenti.
Tuttavia, per accedere all'intera gamma di autorizzazioni, devi essere iscritto a un piano a pagamento. Inoltre, gli ospiti possono essere invitati solo alle singole funzioni di Workspace, come elenchi, cartelle o attività. Non puoi aggiungerli all'intero spazio di lavoro a meno che non sia stato aggiornato allo stato di membro.
Cosa succede quando esaurisco i posti per gli ospiti?
Ogni piano a pagamento ha un numero di posti per gli ospiti disponibili:
• Piano illimitato: cinque posti per gli ospiti per membro e altri due per ogni membro aggiuntivo di Workspace.
• Business Plan: 10 posti per gli ospiti per membro e ne ricevi altri cinque per ogni membro Space aggiunto.
• Piano Enterprise: stesso numero di ospiti del piano Business, con alcune opzioni amministrative aggiuntive. Ad esempio, puoi determinare chi ha l'autorità per invitare ospiti o vietare del tutto la funzione.
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In poche parole, ogni volta che aggiungi un nuovo membro al tuo spazio di lavoro, ClickUp ti concede un altro posto come ospite. Tieni presente che lo schema riguarda solo gli utenti con autorizzazioni disponibili. La piattaforma ti consente di aggiungere un numero illimitato di ospiti di sola visualizzazione indipendentemente dal piano.
Sii nostro ospite
Gli amministratori dell'area di lavoro possono aggiungere ospiti a elenchi, attività e cartelle individuali con pochi semplici passaggi. Poiché ClickUp è uno strumento di collaborazione piuttosto semplice, non è necessario essere esperti per orientarsi. Inoltre, con il piano di abbonamento appropriato, puoi decidere il livello di accesso per ciascun utente.
Se lavorare offline ti mantiene più concentrato, puoi scaricare la versione desktop sia per macOS che per Windows 10. Le app ti consentono di gestire facilmente l'elenco degli invitati poiché l'interfaccia è quasi identica alla versione cloud. ClickUp mobile, tuttavia, è leggermente più restrittivo ma può comunque tornare utile.
Utilizzi ClickUp per la gestione dei progetti? Quali sono le tue esperienze con lo strumento? Commenta qui sotto e dicci se esiste, in effetti, un modo per aggiungere ospiti con il tuo cellulare.
