Come aggiungere membri a un gruppo in SharePoint

SharePoint Online è una popolare piattaforma collaborativa utilizzata da oltre 200 milioni di utenti. Il suo scopo è essenzialmente quello di gestire documenti digitalizzati. La funzionalità del gruppo di SharePoint fornisce agli amministratori una scorciatoia per concedere a più utenti gli stessi livelli di autorizzazione per contenuto e siti. Se hai bisogno di sapere come aggiungere utenti a un gruppo di SharePoint, abbiamo descritto i passaggi in questo articolo.

Discutiamo anche di come aggiungere membri esterni a un gruppo, come risolvere i problemi, in caso di problemi con l'aggiunta di membri esterni. Inoltre, tratteremo altri suggerimenti per la gestione dei gruppi per l'utilizzo di SharePoint Online tramite Windows e macOS.

Come aggiungere membri del gruppo su SharePoint?

I passaggi seguenti richiedono la creazione di gruppi e le autorizzazioni di gestione. Per aggiungere membri a un gruppo utilizzando Windows 10:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
   
2. Fare clic su Condividi.
3. In alternativa, se l'opzione Membri è visibile, selezionala e poi Aggiungi membri.
   
4. Digita i nomi o gli indirizzi e-mail degli utenti che desideri aggiungere al gruppo nel campo di testo Inserisci nomi, indirizzi e-mail o Tutti.
   
5. I nomi appariranno nella casella di conferma sottostante; fare clic su un utente da aggiungere alla casella.
   
6. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non sono stati aggiunti tutti gli utenti che si desidera aggiungere.
7. Se desideri includere una nota con l'invito, seleziona Includi un messaggio personale con questo invito.
8. Quindi seleziona Condividi.
   

Per aggiungere membri a un gruppo utilizzando macOS:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
   
2. Fare clic su Condividi.
3. In alternativa, se l'opzione Membri è visibile, selezionala e poi Aggiungi membri.
   
4. Digita i nomi o gli indirizzi e-mail degli utenti che desideri aggiungere al gruppo nel campo Inserisci nomi, indirizzi e-mail o Tutti.
   
5. I nomi appariranno nella casella di conferma sottostante; fare clic su un utente da aggiungere alla casella.
   
6. Ripetere i passaggi 3 e 4 finché non sono stati aggiunti tutti gli utenti che si desidera aggiungere.
7. Se desideri includere una nota con l'invito, seleziona Includi un messaggio personale con questo invito.
8. Quindi seleziona Condividi.
   

Come rimuovere i membri del gruppo su SharePoint?

Per rimuovere i membri del gruppo tramite Windows 10:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona Impostazioni > Impostazioni sito.
   
3. Seleziona l'opzione Informazioni sul sito se è disponibile al posto delle Impostazioni del sito.
   
4. Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni del sito.
   
5. Da Utenti e autorizzazioni nella pagina Impostazioni sito, seleziona Persone e gruppi.
   
6. Da Avvio veloce, fai clic sul nome del gruppo da cui desideri rimuovere gli utenti.
7. Seleziona le caselle di controllo accanto ai membri che desideri rimuovere.
   
8. Quindi premi Azioni> Rimuovi utenti dal gruppo.
   
9. Quindi OK per confermare.
   

Per rimuovere i membri del gruppo tramite macOS:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona Impostazioni > Impostazioni sito.
   
3. Seleziona l'opzione Informazioni sul sito se è disponibile al posto delle Impostazioni del sito.
   
4. Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni del sito.
   
5. Da Utenti e autorizzazioni nella pagina Impostazioni sito, seleziona Persone e gruppi.
   
6. Da Avvio veloce, fai clic sul nome del gruppo da cui desideri rimuovere gli utenti.
7. Seleziona le caselle di controllo accanto ai membri che desideri rimuovere.
   
8. Quindi premi Azioni> Rimuovi utenti dal gruppo.
   
9. Quindi OK per confermare.
   

Come modificare le autorizzazioni di gruppo su SharePoint?

Per modificare le autorizzazioni per un gruppo tramite Windows 10:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona Impostazioni > Impostazioni sito.
   
3. Seleziona Informazioni sul sito se sono disponibili al posto delle Impostazioni del sito.
   
4. Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni del sito.
   
5. Da Utenti e autorizzazioni nella pagina Impostazioni sito, seleziona Autorizzazioni sito.
   
6. Seleziona la casella di controllo del gruppo di cui desideri modificare l'autorizzazione.
   
7. Nella scheda Autorizzazioni, seleziona Modifica autorizzazioni utente.
   
8. Seleziona le caselle di controllo necessarie per il nuovo livello di autorizzazione.
   

Per modificare le autorizzazioni per un gruppo tramite macOS:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.
2. Seleziona Impostazioni > Impostazioni sito.
   
3. Seleziona Informazioni sul sito se sono disponibili al posto delle Impostazioni del sito.
   
4. Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni del sito.
   
5. Da Utenti e autorizzazioni nella pagina Impostazioni sito, seleziona Autorizzazioni sito.
   
6. Seleziona la casella di controllo del gruppo di cui desideri modificare l'autorizzazione.
   
7. Nella scheda Autorizzazioni, seleziona Modifica autorizzazioni utente.
   
8. Seleziona le caselle di controllo necessarie per il nuovo livello di autorizzazione.
   

Domande frequenti aggiuntive

Come si crea un gruppo su SharePoint?

Per creare un gruppo di SharePoint tramite desktop:

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.

2. Seleziona Impostazioni > Autorizzazioni sito.

3. Selezionare Impostazioni autorizzazioni avanzate.

4. Selezionare Crea gruppo dalla scheda Autorizzazioni.

5. Nei campi di testo Nome e Informazioni su di me, immettere il nome e la descrizione per il gruppo di SharePoint.

6. Indicare un unico proprietario di questo gruppo di sicurezza nel campo di testo Proprietario.

7. Specificare chi può visualizzare e modificare i dettagli di appartenenza del gruppo dalla sezione Impostazioni gruppo.

8. Da Richieste di adesione, scegli le impostazioni per le richieste di uscita o di adesione al gruppo; è possibile specificare l'indirizzo email per le richieste.

9. Selezionare un livello di autorizzazione dalla sezione Assegna autorizzazioni di gruppo a questo sito.

10. Quindi selezionare Crea.

Come si elimina un gruppo di SharePoint?

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.

2. Seleziona l'icona a forma di ingranaggio Impostazioni, quindi Impostazioni sito. Selezionare Informazioni sul sito se le impostazioni del sito non sono visualizzate.

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3. Quindi seleziona Visualizza tutte le impostazioni del sito. In alcune pagine potrebbe essere necessario selezionare Contenuti del sito > Impostazioni del sito.

4. In Utenti e autorizzazioni selezionare Persone e gruppi.

5. Ora seleziona il nome del gruppo di SharePoint che desideri eliminare.

6. Selezionare Impostazioni > Impostazioni gruppo.

7. Scorri verso il basso fino alla fine della pagina per selezionare Elimina.

8. Quindi OK nella finestra di conferma.

Come si aggiungono membri esterni a un gruppo di SharePoint?

1. Avvia SharePoint Online, quindi accedi al tuo progetto o sito.

2. Fare clic sul pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra.

3. Dalla finestra pop-up, tramite la scheda Invita persone predefinite, digita i nomi o gli indirizzi email degli utenti che desideri aggiungere al gruppo; assicurati che la casella di controllo Invia un invito e-mail sia abilitata.

4. Per assicurarti che i tuoi membri esterni non dispongano di autorizzazioni complete, ricontrolla quale gruppo e i livelli di autorizzazione sono concessi. Per impostazione predefinita, SharePoint imposta il gruppo Membri con autorizzazioni di Contribute.

5. Una volta completato, premi il pulsante Condividi.

Perché non è possibile aggiungere membri a un gruppo su SharePoint?

Se ricevi messaggi di errore quando tenti di aggiungere utenti esterni a un gruppo o se le autorizzazioni per l'utente non funzionano come previsto, prova quanto segue:

Prova a svuotare la cache del browser web

Una cache del browser che archivia dati non validi potrebbe essere in conflitto con SharePoint Online e causare errori. Per svuotare la cache del browser Web di Chrome:

1. Avvia Chrome e fai clic sull'icona del menu a tre punti, quindi su Impostazioni.

2. Immettere Cache nella barra di ricerca.

3. Selezionare Cancella dati di navigazione.

4. Dalla scheda di base, abilitare Immagini e file memorizzati nella cache e Cookie e altri dati del sito

5. Quindi selezionare il pulsante Cancella dati.

Prova a consentire l'accesso al tipo di contenuto esterno a tutti/tutti gli utenti

Per consentire ai tipi di contenuto esterno di accedere a Tutti o Tutti gli utenti, procedi come segue:

1. Avvia SharePoint Online e vai all'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

2. Seleziona archivio sicuro.

3. Fare clic sull'ID dell'applicazione di destinazione, quindi su Modifica.

4. Dalla sezione Membri, includi il gruppo Tutti, quindi scorri la pagina verso il basso per fare clic su OK.

5. Tornare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint e fare clic su bcs.

6. Dalle opzioni bcs, selezionare Gestisci modelli BDC e tipi di contenuto esterno.

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· Assicurarsi che la visualizzazione sia impostata su Tipi di contenuto esterni.

7. Fare clic sul modello BDC utilizzato per il contenuto esterno, quindi su Imposta autorizzazioni archivio metadati.

8. Dalla finestra di dialogo Imposta le autorizzazioni dell'archivio metadati, per le autorizzazioni, includi Tutti, quindi premi Aggiungi.

9. Fare clic sul gruppo Tutti dagli account esistenti elencati per l'archivio metadati. Assicurati che l'opzione Esegui sia abilitata.

10. Scorrere verso il basso la finestra di dialogo per abilitare quanto segue:

· Propaga le autorizzazioni a tutti i modelli BDC

· Sistemi esterni e tipi di contenuto esterni nell'archivio metadati BDC

11. Ora premi OK.

Assicurati che la condivisione esterna sia abilitata

La condivisione esterna potrebbe essere stata disabilitata su SharePoint, Site e Office 365. Prova a riattivarla per risolvere il problema:

1. Avviare il Centro di amministrazione in linea di Microsoft.

2. Sotto SharePoint Online, fare clic sul collegamento Gestisci.

3. Dal riquadro sinistro della finestra del Centro di amministrazione, selezionare Gestisci raccolte siti.

4. Selezionare Impostazioni tramite il dashboard del Centro di amministrazione, quindi fare clic su Gestisci utenti esterni dal menu.

5. Fare clic sul pulsante Consenti, quindi su Salva per salvare le modifiche.

Concessione simultanea delle autorizzazioni del gruppo di SharePoint

I gruppi di SharePoint offrono un modo rapido ed efficace per consentire a più persone di accedere a contenuti e siti. I membri del gruppo possono essere interni o esterni a un'organizzazione. SharePoint Online è integrato con la suite Microsoft Office ed è una delle piattaforme collaborative preferite dal 2001.

Ora che ti abbiamo mostrato come aggiungere membri ai gruppi di SharePoint e alcuni suggerimenti di base per la gestione dei gruppi, vorremmo sapere se i membri del gruppo sono stati in grado di utilizzare le loro autorizzazioni come previsto. Hai riscontrato problemi, se sì, come li hai risolti? Dicci cosa pensi di SharePoint Online in generale nella sezione commenti qui sotto.