La maggior parte delle aziende moderne fa affidamento sulle e-mail per la comunicazione. La perdita dell'accesso alle e-mail o, peggio, a interi account di posta elettronica potrebbe essere devastante. Il backup delle e-mail di Outlook è uno dei modi migliori per stare tranquilli sapendo che le e-mail sono archiviate in più posizioni sul dispositivo e non possono perdersi facilmente.
In questo articolo, spiegheremo come eseguire il backup delle email di Outlook in diversi modi.
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Come eseguire il backup ed esportare tutte le e-mail di Outlook
Uno dei modi più rapidi per eseguire il backup di tutte le e-mail di Outlook è utilizzare il formato di file .pst integrato. Microsoft Outlook e Microsoft Exchange utilizzano esclusivamente file PST per archiviare e-mail, informazioni di contatto, indirizzi ed eventi del calendario. Un file PST statico può essere utilizzato come backup per le email e le informazioni di contatto correnti di Outlook e Outlook sarà in grado di accedervi anche offline.
Ecco come eseguire il backup delle tue email su un file .pst:
- Apri il tuo Outlook, quindi premi su File.
- Nel menu, seleziona Apri ed esporta.
- Fare clic sul pulsante Importa / Esporta.
- Il sistema tornerà alla schermata principale di Outlook e visualizzerà la procedura guidata di importazione / esportazione per guidarti attraverso il processo di esportazione.
- Nella procedura guidata, seleziona l'opzione Esporta in un file dall'elenco, quindi fai clic su Avanti.
- Scegliere File di dati di Outlook (.pst) quando viene richiesto di selezionare un tipo di file, quindi fare clic su Avanti.
- Ti verrà quindi chiesto di selezionare le cartelle da esportare. Puoi selezionare il tuo account e-mail per esportare tutte le cartelle ad esso associate, inclusi contatti e dati del calendario. Fai clic su Avanti quando sei soddisfatto della selezione.
- Selezionare il percorso dell'indirizzo in cui è salvato il file di backup. Ricordare il percorso in modo da potervi accedere in seguito.
- È una buona idea cambiare il nome del file (l'ultima parte del percorso). Per impostazione predefinita, è backup.pst.
- Se stai salvando il file di backup nel percorso predefinito, seleziona se desideri duplicare gli elementi.
- (Facoltativo) Puoi tornare a uno qualsiasi dei dialoghi precedenti, magari per cambiare la selezione della cartella, usando il pulsante Indietro.
- Premere Fine per avviare il processo di esportazione.
- Outlook ti chiederà di creare una password. Questo può essere importante per motivi di sicurezza, ma non è necessario inserire una password.
- È possibile trovare il file estratto nella posizione specificata per il percorso del file. È ora possibile spostare o copiare il file altrove.
Come accedere alle e-mail di Outlook esportate
Dopo aver esportato i file, potresti chiederti come accedervi in un secondo momento. Outlook semplifica l'apertura dei backup e il ripristino delle e-mail al punto temporale salvato. Ecco cosa devi fare:
- Trova il file di backup. Annotare la sua posizione e il percorso del file.
- Apri Outlook.
- Premere su File, quindi fare clic su Apri ed esporta.
- Nel menu a destra, seleziona Apri file di dati di Outlook.
- Questo apre il File Explorer. Vai al file di backup. Fare clic su di esso, quindi selezionare Apri.
- Il sistema ti riporterà alla schermata principale di Outlook.
- Nel menu di navigazione a sinistra, scorri verso il basso fino a visualizzare i dati di Outlook. Questa categoria contiene gli elementi recuperati dal file di backup.
- La categoria conserva la formattazione originale e i sistemi di cartelle.
- Puoi trascinare le email per spostarle in altri file.
Ora hai accesso alle tue email di backup.
Come salvare rapidamente una singola email di Outlook
A volte, non vuoi il fastidio di salvare tutte le e-mail e aprire di nuovo Outlook quando hai bisogno solo di una o poche e-mail specifiche. Fortunatamente, ci sono alcune soluzioni rapide per salvare una singola email da Outlook.
Metodo 1: salvataggio diretto in una cartella
- Apri Outlook.
- Apri Esplora file e vai alla posizione in cui desideri salvare l'email. Potrebbe essere necessario mettere sia Outlook che Esplora file in modalità finestra e spostarli per un accesso più semplice.
- Trascina l'email che desideri salvare da Outlook nella cartella.
- Outlook memorizzerà automaticamente l'e-mail in un formato di elemento di Outlook.
- Fare doppio clic sull'e-mail salvata per aprirla in Outlook.
Metodo 2 - Salva come TXT o HTML
- Apri l'email che desideri salvare in Outlook.
- Seleziona File, quindi Salva con nome.
- Viene visualizzato Esplora file. Seleziona il percorso in cui desideri archiviare l'email. Nella parte inferiore di Esplora file, fai clic sulla freccia accanto a Salva come tipo. Seleziona Solo testo per salvare in formato .txt o HTML per salvare l'e-mail come file .html.
- Una volta salvata, è possibile accedere all'email con il tuo editor di testo (come Blocco note) se è in .txt o con il browser se è salvata come .html.
Il salvataggio dell'email in questo modo non conserva alcun allegato, quindi assicurati di scaricarli, rinominarli se necessario e salvarli insieme all'email per un accesso successivo.
Metodo 3: utilizzare Screen Capture per salvare un'immagine
È inoltre possibile utilizzare un software di cattura dello schermo per salvare il contenuto dell'e-mail come immagine. Questo metodo può essere utile per fare riferimento al contenuto dell'email in altri moduli di comunicazione, poiché le immagini possono essere facilmente appuntate su email e altri messaggi.
Se utilizzi Windows, le versioni più recenti vengono fornite con un software di cattura dello schermo preinstallato, denominato Snipping Tool (su dispositivi meno recenti) e Snip & Sketch. In alternativa, puoi utilizzare il pulsante Print Screen sulla tastiera, quindi incollare l'immagine in Paint.
Per i dispositivi Mac, il processo è simile. Usa la scorciatoia Ctrl + Comando + 4 per aprire la funzione di cattura dello schermo integrata, quindi trascina il mirino di selezione per coprire un'area sopra l'email per salvarla.
Per Linux, puoi trovare un file assortimento di software di cattura dello schermo disponibile per il download, che può essere utilizzato per salvare l'e-mail come immagine. In alternativa, i modelli basati su GNOME hanno un'utilità Screenshot integrata nel menu Applicazioni> Accessori. Alcune versioni del sistema operativo Linux rispondono al pulsante Print Screen sulla tastiera, proprio come nei sistemi Windows.
Come faccio a esportare tutti gli indirizzi e-mail in Outlook?
Se desideri esportare il tuo elenco di contatti (che contiene gli indirizzi email dei tuoi contatti e altre informazioni), puoi utilizzare passaggi simili a come esporteresti le email. Tuttavia, le informazioni di contatto possono essere archiviate in un formato di file diverso che è più intuitivo e può essere aperto in Excel per manipolazioni e modifiche rapide. Ecco cosa devi fare:
- Apri Outlook.
- Scegli File> Apri ed esporta> Importa / Esporta.
- Nell'Importazione / Esportazione guidata, scegli Salva come file.
- Scegli Valori separati da virgola (.csv) quando ti viene chiesto di selezionare un tipo di file.
- Nel menu di selezione della cartella, seleziona la cartella Contatti sotto il tuo account.
- Conferma il percorso del file o modificalo secondo necessità. Assegnare un nome al file come desiderato.
- Premere Fine per avviare il processo di esportazione.
- La finestra di dialogo Importa / Esporta si chiuderà al termine del processo.
Il file .csv esportato può essere aperto in Excel. Verrà visualizzata una grande tabella con le informazioni di contatto. Probabilmente avrai molte celle vuote e questo è del tutto normale. È possibile utilizzare Excel per modificare i dati, sebbene l'inserimento di contenuto aggiuntivo potrebbe renderlo illeggibile per Outlook nel caso in cui sia necessario importare il file in un secondo momento.
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È possibile utilizzare questo file su un altro dispositivo o servizio di posta elettronica per importare le informazioni di contatto.
Come faccio a salvare più email di Outlook sul mio computer?
Se desideri salvare più di un'e-mail alla volta, ma non hai bisogno dell'intera libreria di e-mail, esiste un modo per selezionare alcune e-mail da salvare contemporaneamente. Ecco cosa devi fare:
- Apri Outlook.
- Seleziona le email che desideri salvare. Tieni premuto Ctrl e fai clic sulle e-mail per selezionarle una alla volta, oppure tieni premuto Maiusc per selezionare una serie di e-mail tra il primo e il secondo clic.
- Vai a File> Salva con nome.
- Nella finestra di dialogo, vai alla cartella in cui desideri salvare le e-mail, assegna un nome al file come desideri e scegli Solo testo come formato in cui salvare.
- Outlook salverà tutte le email selezionate in un unico file .txt. Puoi utilizzare il tuo editor di testo per accedervi.
Se desideri salvarli in file .txt separati, dovrai salvare ogni email separatamente. Plugin aggiuntivi di Outlook disponibile online può estendere questa funzione per salvare le e-mail in formati di file separati .txt o alternativi.
Un nuovo look su Outlook
Con la funzionalità di esportazione integrata di Outlook, puoi eseguire il backup e il ripristino delle e-mail nel caso in cui perdi l'accesso al tuo account e-mail, a causa di una password persa o di un attacco di hacker. Con la comunicazione online così prevalente, dedicare qualche minuto del tuo tempo a eseguire regolarmente il backup delle e-mail può farti risparmiare il mal di testa di dover rimescolare i file persi.
Con che frequenza esporti le email di Outlook? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.
