Come controllare il calendario Google di qualcun altro

Devi organizzare un incontro? Hai una situazione di emergenza e hai bisogno di aiuto? Scadenza improvvisamente dimezzata? Hai bisogno di verificare rapidamente la disponibilità dei colleghi? Vuoi verificare la disponibilità di qualcuno su Google Calendar? Puoi fare tutte queste cose se hai condiviso tutti i tuoi calendari. Questo tutorial ti mostrerà come.

Google Calendar ti consente di condividere una copia del tuo calendario affinché i tuoi colleghi e amici possano vederla. Consente loro di verificare la disponibilità, impostare promemoria e invitarti a un evento. È una bella funzionalità dell'app che rende il lavoro collaborativo un gioco da ragazzi.

Va bene però. Devi concedere attivamente l'autorizzazione agli altri per visualizzare il calendario e impostare autorizzazioni separate per poterlo modificare. Se preferisci, puoi persino creare un calendario condiviso separato dal tuo.

Condivisione di Google Calendar

La condivisione del calendario è un po' come il calendario di Exchange di Outlook. Può essere visualizzato da persone all'interno di un gruppo o da individui a cui concedi le autorizzazioni. Puoi impostare o meno autorizzazioni di modifica specifiche e puoi utilizzarle per verificare disponibilità, riunioni e così via. Tutti coloro con cui condividi dovranno utilizzare anche Google Calendar, altrimenti dovrai rendere pubblico l'intero calendario, il che non è l'ideale.

Per condividere un calendario esistente, procedi come segue:

1. Apri il tuo Google Calendar .
2. Seleziona il calendario che desideri condividere da sinistra.
3. Seleziona i tre punti accanto ad esso, quindi seleziona Impostazioni e condivisione.
4. Seleziona Aggiungi persone in Condividi con persone specifiche per condividere con le persone.
5. Seleziona la casella accanto a Rendi disponibile al pubblico in Autorizzazioni di accesso per la condivisione con un gruppo. Seleziona il gruppo nella casella a discesa.
6. Seleziona Invia una volta terminato.

La condivisione con un gruppo funzionerà solo se utilizzi Google Gruppi. Altrimenti dovrai aggiungere i membri del gruppo individualmente.

Se preferisci, puoi creare un nuovo calendario condiviso.

1. Apri il tuo Google Calendar .
2. Seleziona Crea nel menu a sinistra per creare un nuovo calendario.
3. Assegnagli un nome e seleziona Crea calendario.
4. Segui i passaggi precedenti per consentire l'accesso a singoli o gruppi.

Guarda il Google Calendar di qualcun altro

Se stai già utilizzando la condivisione del calendario e desideri visualizzare il Google Calendar di qualcun altro, anche questo è molto semplice.

1. Apri Google Calendar.
2. Seleziona la casella vuota dove dice Aggiungi calendario.
3. Digita il nome o l'indirizzo Gmail della persona che vuoi vedere.
4. Selezionali dall'elenco man mano che vengono visualizzati.

Il nome apparirà solo se hanno già condiviso un calendario con un gruppo o individui. Vedrai quindi il loro calendario nell'elenco a sinistra sotto I miei calendari.

Verifica se qualcuno è libero con Google Calendar

Se stai cercando di organizzare una riunione o un evento, puoi verificare che le persone siano libere utilizzando il tuo calendario dopo aver collegato il loro o aver accesso ai calendari condivisi.

1. Apri il tuo Google Calendar.
2. Seleziona Crea a sinistra per creare un evento.
3. Dagli un titolo, decidi se è un evento o un promemoria.
4. Imposta una data e un'ora.
5. Seleziona Altre opzioni nella parte inferiore della finestra.
6. Seleziona Aggiungi ospiti sotto Ospiti a destra.
7. Seleziona la scheda Trova un orario a sinistra.
8. Assicurati che tutti gli ospiti siano selezionati nella casella e cerca gli orari nel giorno selezionato.
9. Crea l'evento, assegnagli un titolo e premi Salva in alto.

Se qualcuno è occupato, la fascia oraria sarà colorata o apparirà la parola Occupato. Non potrai invitarli se sono contrassegnati come occupati sul loro calendario. Dopo aver premuto Salva, a ogni invitato verrà inviato un invito via email e l'evento verrà aggiunto ai rispettivi calendari.

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Crea un calendario Google pubblico

Per alcuni, rendere accessibile il proprio calendario ad altri non va bene e in alcuni settori non è possibile. In queste situazioni è meglio creare un calendario di gruppo separato per il dipartimento o il team.

1. Apri Google Calendar .
2. Seleziona Crea nel menu a sinistra per creare un nuovo calendario.
3. Assegnagli un nome e seleziona Crea calendario.
4. Seleziona l'icona a forma di ingranaggio nella finestra del calendario per selezionare Impostazioni.
5. Seleziona il calendario appena creato e seleziona Autorizzazioni di accesso.
6. Seleziona la casella accanto a Rendi disponibile al pubblico.

Quando dice 'pubblico', non significa necessariamente il mondo intero, ma quelli all'interno del tuo dominio G Suite. Se non utilizzi G Suite, chiunque entri in possesso dell'URL del calendario sarà in grado di vedere cosa sta succedendo, quindi tienilo tra di voi.