Come eseguire una nota spese in QuickBooks

L'esecuzione delle note spese è una delle componenti vitali della gestione della tua attività utilizzando QuickBooks. Ti offre una panoramica di ciò per cui stai spendendo i tuoi soldi e se stai gestendo correttamente le tue finanze. Ma come si eseguono esattamente le note spese in QuickBooks?

In questo articolo, ti mostreremo diversi modi per eseguire una nota spese in QuickBooks. Discuteremo anche molte altre funzionalità relative alle spese che ti aiuteranno a tenere sotto controllo le tue spese.

Come si esegue una nota spese in QuickBooks?

In QuickBooks, non è necessario eseguire manualmente le note spese. Il programma lo fa automaticamente nella sezione Reporting. Questo processo viene eseguito ottenendo informazioni dalle spese che hai inserito utilizzando QuickBooks. Per garantire note spese accurate che ti diano un quadro chiaro delle spese della tua azienda, devi inserire le tue spese direttamente nel programma.

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Ci sono molti tipi di rapporti in QuickBooks. Il più generale è il rapporto Profitti e Perdite che mostra tutte le tue entrate e uscite. Se stai cercando di eseguire una nota spese concreta, puoi farlo eseguendo la 'Resoconto spese del fornitore'. Ecco come farlo:

1. Vai alla scheda Rapporti.
   
2. Nella sezione Società e Finanziaria, scegli il report desiderato.
3. Scegli Spese per dettaglio fornitore.
4. Fare clic con il tasto destro del mouse sul rapporto per accedervi.

Ora hai una panoramica di alcune spese della tua azienda. Se desideri stampare il rapporto, fai clic sull'opzione Stampa e personalizza le proprietà di stampa. Al termine, premere di nuovo Stampa.

Puoi anche salvare il tuo rapporto come file PDF. Basta entrare nella sezione File e fare clic su Salva come PDF.

Come si eseguono i rapporti sulle spese del fornitore su QuickBooks Desktop?

Se stai utilizzando QuickBooks sul tuo PC, l'esecuzione delle note spese in base ai fornitori è leggermente diversa. Il processo è il seguente:

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1. Accedi al tuo desktop QuickBooks.
2. Premi la scheda Rapporti nella parte superiore dello schermo.
   
3. Seleziona Fornitori e debiti, quindi seleziona Dettagli fatture non pagate.

Questo ti darà accesso a tutte le bollette non pagate appartenenti alla tua attività. Tuttavia, questo non ti consentirà di visualizzare molte informazioni approfondite su ciascun fornitore con cui collabora la tua azienda. Per dare un'occhiata più da vicino alle singole spese dei fornitori, procedi nel seguente modo:

1. Scegli la scheda Personalizza rapporto sul display delle fatture non pagate.
2. Seleziona l'opzione Filtri.
3. Impostare i parametri per indicare le fatture di stato pagato.

Questo classificherà le tue spese e ti darà una panoramica di ogni fattura che la tua azienda ha pagato. Se sullo schermo sono presenti troppe fatture, puoi classificare ulteriormente le spese selezionando un intervallo di date.

Come visualizzare le spese su base annuale

La revisione delle operazioni aziendali su base annuale aiuta a garantire che la tua attività rimanga solvibile. Di conseguenza, esaminare le spese sostenute dalla tua azienda ogni anno è parte integrante della gestione delle tue finanze con QuickBooks. Ecco come puoi monitorare le tue spese su base annuale:

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1. Fare clic sul menu Rapporti.
2. Vai a Trova rapporto per nome e seleziona Dettagli transazione per conto.
3. Mentre guardi il tuo rapporto, premi la scheda Personalizza.
4. Premi il pulsante Filtro per accedere a più opzioni.
5. Nel menu Tipo di transazione, premere Spese.
6. Mentre scorri il menu Account, seleziona gli account che desideri visualizzare nel rapporto.
7. Seleziona l'opzione Esegui rapporto.
8. Seleziona Report Period e scegli Questo anno fiscale o Questo anno di calendario.
9. Premi l'opzione Esegui rapporto.

Una volta terminato, puoi premere Salva personalizzazione per salvare le preferenze per il tuo rapporto. Di conseguenza, non dovrai apportare le stesse modifiche ogni volta che ricevi il tuo rapporto.

Per tornare al tuo rapporto personalizzato, procedi come segue:

1. Accedi alla sezione Rapporti.
2. Premi Rapporti personalizzati.
3. Scegli il report personalizzato.

Come visualizzare le spese

Se vuoi che le tue note spese mostrino la quantità di denaro che paghi ai fornitori ogni mese, puoi farlo in questo modo:

1. Accedi al menu Rapporti.
2. Trova e seleziona Riepilogo spese per fornitore.
3. Premi l'opzione Personalizza.
4. Indica l'intervallo di date per il periodo del rapporto, a seconda delle date delle fatture.
5. Premi il menu Colonne nella scheda Colonne/Righe.
6. Seleziona Mesi.
7. Premi l'opzione Esegui rapporto.

Ecco cosa dovresti fare per salvare i rapporti mensili:

1. Mentre il rapporto è in esecuzione, premi la scheda Salva personalizzazione.
2. Digita il nome della tua segnalazione.
3. Scegli se desideri condividere il rapporto con utenti selezionati o con tutti gli utenti. Se non selezioni nessuna delle opzioni, solo l'autore del rapporto avrà accesso ad essa.
4. Premere il pulsante OK.

Dopo aver salvato il rapporto, trovarlo è abbastanza semplice. Basta seguire queste azioni:

1. Accedi al menu Rapporti.
2. Scegli Rapporti personalizzati.
3. Cerca il tuo rapporto in base al nome salvato in precedenza.

Tieni a bada le tue spese

Ora che sai come eseguire le note spese in QuickBooks, sia su base annuale che mensile, tenere traccia delle tue finanze sarà molto più semplice. Puoi accedere ai tuoi rapporti in qualsiasi momento per vedere se ci sono state spese non necessarie che hanno danneggiato la tua attività. In tal caso, utilizza QuickBooks per determinare quali spese non hanno posto nella tua attività.