Microsoft Word: le 20 principali funzionalità segrete

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Quando si tratta di sfondare i documenti di tutti i giorni, raramente c'è molto bisogno di avventurarsi oltre la scheda Home di Word. Ma nascosti all'interno dell'interfaccia, c'è una vasta gamma di strumenti aggiuntivi che aspettano di essere scoperti. Queste funzionalità non sono realmente segrete, ma molti utenti non le trovano mai e potrebbero farti risparmiare tempo e fatica.

Di seguito delineiamo le nostre prime 20 funzionalità facilmente trascurate in Word. Molti di loro sono stati in Word per un decennio o più e possono essere trovati nei menu di Word XP e Word 2003, ma ci concentreremo sull'interfaccia della barra multifunzione da Word 2007 e versioni successive, che è stata, dopo tutto, inventata per aiutare gli utenti trovano le caratteristiche più esoteriche del software.

1. Selezionare Formattazione simile

In un mondo ideale, a ogni elemento del documento sarebbe assegnato uno stile. Ma se ti sei affidato alla formattazione locale, è comunque facile apportare modifiche globali. La sezione Modifica, all'estrema destra della scheda Home, include la pratica opzione Seleziona tutto il testo con formattazione simile. Ciò consente di evidenziare facilmente tutti i titoli, i sottotitoli e così via ad hoc contemporaneamente e di modificarne l'aspetto in un unico colpo o di applicare uno stile per una gestione più semplice in futuro.

2. Pannello Appunti

Il pannello degli appunti offre un modo conveniente per conservare più di un elemento negli appunti contemporaneamente. Fare clic sulla piccola icona pop-out nella sezione Appunti della scheda Home per aprirla. Vengono ricordate fino a 24 operazioni di taglio e copia recenti e puoi fare clic su una di esse per incollarla nel punto di inserimento. Il menu a discesa Opzioni in basso consente di controllare quando viene visualizzato il pannello Appunti; un'opzione è farlo apparire quando premi Ctrl + C due volte.

3. Traduci

Recensione di Word | La funzione Traduci invia il testo del documento alla pagina Web di Microsoft Translator e visualizza una traduzione in una finestra del browser. In Word 2010 e 2013 è anche possibile attivare Revisione | Traduci | Mini traduttore, che presenta un suggerimento fantasma quando si passa con il mouse su un passaggio di testo selezionato; sposta il puntatore su di esso per visualizzare una traduzione a comparsa nella lingua selezionata. Ci sono dozzine di lingue tra cui scegliere: sfogliarle selezionando Scegli lingua di traduzione dal menu a discesa Traduci.

4. Crenatura

Il software di desktop publishing professionale supporta la crenatura, ovvero la regolazione selettiva della spaziatura tra i caratteri per rendere il testo esteticamente più gradevole. Word non lo fa per impostazione predefinita, ma può essere attivato facendo clic sull'icona a comparsa nella sezione Carattere della scheda Home e selezionando la casella Crenatura per i caratteri; immettere una dimensione minima in punti nella casella a destra. Se si utilizza la crenatura su caratteri minuscoli, tuttavia, le lettere possono sembrare correre insieme, il che riduce la leggibilità.

Per un accesso più semplice, usa la scorciatoia da tastiera CTRL + D o CMD + D su un Mac. Questa scorciatoia ti porterà direttamente alla schermata Caratteri indipendentemente dalla versione che stai utilizzando. Quelli che eseguono Word 2007 o versioni precedenti dovranno controllare l'opzione Spaziatura caratteri. Se stai utilizzando una versione successiva, seleziona la scheda 'Avanzate' nella parte superiore della finestra a comparsa come mostrato sopra.

5. Inserisci grafico

Se desideri includere un grafico Excel nel tuo documento, non devi uscire da Word. Selezionando Inserisci | Grafico in Word aprirà una vista Excel in miniatura, in cui puoi modificare o importare i tuoi dati. Basta chiudere la finestra di Excel una volta che hai finito: verrà presentata sotto forma di grafico in Word. Nella parte superiore della finestra di Word, le schede Strumenti grafico ti danno il pieno controllo sul design e l'aspetto del tuo grafico, quindi non è necessario avviare Excel manualmente.

6. SmartArt

SmartArt ti aiuta a illustrare processi e relazioni attraverso quasi 200 layout predefiniti per organizzazioni piramidali, cicli, gerarchie, matrici e altro ancora. Per usarlo in Word, fai semplicemente clic su Inserisci | SmartArt e seleziona un modello. Quindi digita le tue etichette nel pannello mobile che appare e trascina le maniglie per ridimensionare lo SmartArt. Se vuoi che fluttui sul tuo documento, puoi farlo facilmente creando una casella di testo (tramite Inserisci | Casella di testo) e inserendo la tua SmartArt al suo interno.

7. Inserisci screenshot

Se stai scrivendo un tutorial o desideri semplicemente un modo semplice per includere nel tuo documento un'immagine da un altro programma, puoi prendere un'area del desktop di Windows selezionando Inserisci | Immagine dello schermo; il menu a discesa consente di importare direttamente qualsiasi finestra aperta come immagine. In alternativa, puoi selezionare l'opzione Screen Clipping per trascinare un rettangolo con il mouse e catturare un'area personalizzata dello schermo.

8. Inserisci parti rapide

Le aziende spesso hanno bisogno di creare lettere e documenti che contengono elementi o paragrafi standard, come un indirizzo. La funzione di glossario di Word può essere d'aiuto. Seleziona un passaggio di testo, quindi seleziona Inserisci | Parti rapide | Testo automatico | Salva selezione nella galleria di glossario. È ora possibile reinserire il testo in qualsiasi documento selezionandolo da Inserisci | Parti rapide | Menu di glossario. Puoi anche impostare parti rapide per elementi come il nome della tua azienda e l'indirizzo e-mail e in Building Blocks Organizer puoi anche impostare modelli e oggetti di accesso rapido.

Tieni presente che questa opzione non è disponibile per gli utenti Mac al momento della scrittura.

9. Sillabazione

Consentire alla parola strana di scorrere su due righe può migliorare l'aspetto del documento. Può impedire che il margine destro diventi troppo irregolare o, in un testo completamente giustificato, può impedire la visualizzazione di grandi isole di spazio bianco tra ogni parola. Word può sillabare automaticamente le parole secondo necessità, ma la funzione è disattivata per impostazione predefinita: per attivarla, vai alla scheda Layout di pagina e seleziona Sillabazione | Automatico.

10. Numeri di riga

Se ti riferisci a codice, documenti legali o persino poesia, potresti voler numerare le tue righe per una facile consultazione. Lo strumento elenco numerato di Word applica le impostazioni di rientro che potrebbero non essere quelle che desideri: seleziona Layout di pagina | Numeri di riga invece e Word applicherà una numerazione ordinata al margine del documento. Per impostazione predefinita, la numerazione delle righe viene applicata all'intero documento, ma puoi fare in modo che salti il ​​testo selezionato scegliendo Numeri di riga | Sopprimi per il paragrafo corrente.

11. Firme digitali

Non è sempre ovvio se un documento digitale è un originale autentico. Per firmare un documento con una chiave di crittografia personale, vai alla scheda File (o al globo in Word 2007), seleziona Proteggi documento e scegli Aggiungi una firma digitale; ti verrà chiesto di salvare il documento prima di aggiungere la tua firma. La firma verrà automaticamente invalidata in caso di alterazione del documento, quindi la sua presenza è garanzia di autenticità. Se vuoi invitare qualcun altro a firmare un documento, vai alla scheda Inserisci e, all'interno della sezione Testo, seleziona Riga della firma.

12. Filigrana

Quando fai circolare una bozza di un documento o condividi qualcosa di privato con un collega di lavoro, è utile poter aggiungere un watermark alla pagina in modo da poter vedere a colpo d'occhio di che tipo di documento si tratta. Il menu a discesa Filigrana, nella scheda Layout di pagina, ti consente di aggiungere una grande filigrana grigia che dice BOZZA, RISERVATO o URGENTE in due clic. Seleziona Filigrana personalizzata per inserire il tuo testo o un'immagine.

Gli utenti Mac dovranno utilizzare la scheda 'Inserisci' nella parte superiore dello schermo del computer per accedere all'opzione Filigrana.

13. Citazioni

Per i lavori accademici, Word può anche aiutarti a gestire le tue citazioni. Nella scheda Riferimenti, troverai un pulsante per gestire le fonti; qui, puoi inserire i dettagli di ogni opera a cui fai riferimento, quindi inserire i riferimenti ad essa facendo clic sul menu a discesa Inserisci citazione. Puoi scegliere un formato di citazione da 14 stili riconosciuti, inclusi gli standard APA e MLA e, alla fine, puoi generare una bibliografia con un clic.

14. Macro

L'interfaccia di scripting di Office è sofisticata, per non dire altro, ma se desideri automatizzare un'attività semplice e ripetitiva, non è necessario digitare una riga di codice. Nella scheda Visualizza, fai clic sul menu a discesa Macro e seleziona Registra macro. Nella finestra di dialogo che si apre, scegli un pulsante o una scorciatoia da tastiera (ricordati di fare clic su Assegna per confermare la tua scelta); quindi eseguire l'attività che si desidera automatizzare. Quando hai finito, torna al menu a discesa e seleziona Interrompi registrazione. Ora premendo il pulsante o la combinazione di tasti scelti in qualsiasi momento, verranno ripetute le operazioni registrate.

15. Vista struttura

Se utilizzi Word per un progetto di grandi dimensioni, come una dissertazione universitaria o un romanzo, può essere utile dividere il documento in sezioni e sottosezioni. Vai a Visualizza | Struttura per accedere a una visualizzazione gerarchica che consente di contrassegnare le intestazioni e comprimere il corpo del testo sotto di esse; questo ti dà una chiara panoramica del tuo documento, che può essere facilmente riorganizzato spostando le sezioni. È inoltre possibile raccogliere più documenti in un progetto principale: fare clic su Mostra documento nella sezione Documento master della scheda Struttura per importare o creare documenti secondari.

16. Colore della pagina

Se vuoi che il tuo documento si distingua, puoi usare il layout di pagina | Menu a discesa Colore pagina per applicare una sfumatura di sfondo; seleziona Effetti di riempimento e puoi aggiungere motivi e trame. Riempimenti e motivi vengono applicati automaticamente a tutte le pagine del documento. Inoltre, sebbene tu possa vederli sullo schermo, non vengono stampati, quindi non interferiranno con la leggibilità delle tue copie cartacee.

menu di avvio di Windows 10 non cliccabile

Alcuni utenti potrebbero trovare la selezione dei colori della pagina nella scheda 'Design' a seconda della versione di Microsoft Word e del sistema che stai utilizzando.

17. Inserisci indice

Una terza caratteristica utile per lavori più lunghi è la possibilità di generare automaticamente un indice. Per utilizzare questa funzione, è necessario prima contrassegnare i riferimenti nel testo selezionando la parola o la frase pertinente, quindi fare clic su Riferimenti | Inserisci indice. Dopo aver contrassegnato tutti i tuoi lemmi, fai clic su Inserisci indice per creare un indice. Questo conterrà riferimenti alle istanze che hai contrassegnato e link che si aggiornano automaticamente ai numeri di pagina in cui compaiono.

18. Combina e confronta documenti

Word può confrontare o combinare automaticamente due documenti: troverai lo strumento in Revisione | Confrontare. Se preferisci fare il lavoro da solo, fai clic su Visualizza | Visualizza fianco a fianco; questo posizionerà automaticamente i tuoi documenti uno accanto all'altro con fattori di zoom identici, in modo che tu possa facilmente guardare avanti e indietro tra di loro. Se fai clic sul pulsante Scorrimento sincrono, scorreranno anche su e giù durante il blocco quando sposti il ​​cursore o trascini la barra di scorrimento.

19. Document Inspector

In passato, addetti stampa e funzionari pubblici sono finiti in acque bollenti per aver distribuito documenti con informazioni sensibili incorporate nei loro metadati o recuperabili tramite l'opzione Rileva modifiche di Word. Non commettere lo stesso errore: nella sezione Informazioni nella scheda File (o nell'Orb in Office 2007), troverai una selezione di opzioni sotto il menu a discesa Prepara per la condivisione che ti consentono di controllare le informazioni nascoste (e confermare la compatibilità con altre edizioni di Word).

20. Personalizza il nastro

L'interfaccia della barra multifunzione è stata progettata per essere più stabile rispetto all'interfaccia altamente personalizzabile di Office 2003. Tuttavia, se selezioni File | Opzioni | Personalizza la barra multifunzione, puoi aggiungere nuove funzioni e rimuovere quelle che non vuoi vedere. Puoi aggiungere funzionalità che normalmente non sono affatto esposte - c'è un'utile selezione di comandi non nella barra multifunzione - e persino creare le tue schede. Se è troppo complicato, puoi personalizzare la barra degli strumenti Accesso rapido che appare nella parte superiore dello schermo utilizzando la piccola freccia a discesa all'estremità destra.