Come includere automaticamente una firma nelle e-mail di Outlook

L'aggiunta di una firma al tuo messaggio di posta elettronica conferisce un tocco di professionalità. Inserire un logo e le tue informazioni di contatto fornisce una promozione del marchio a una corrispondenza altrimenti grigia. Concede a coloro che desiderano contattarti con altri mezzi la possibilità di farlo. Creare e utilizzare una firma in Microsoft Outlook è un'attività abbastanza semplice. Puoi persino creare più firme personalizzate per passare a un capriccio a seconda del tuo pubblico di destinazione.

Tuttavia, Outlook allegherà una firma solo ai messaggi di posta elettronica appena inviati o inoltrati. Le email che hai inviato prima di creare una firma saranno ancora assenti. Per aggiungere una firma ai messaggi meno recenti, dovrai accedere alle impostazioni di Outlook e modificare alcune cose.

La tua firma può includere testo, immagini, il tuo biglietto da visita elettronico, un logo o anche un'immagine della tua firma scritta a mano. È possibile configurare Outlook in modo che le firme vengano aggiunte automaticamente a tutti i messaggi in uscita oppure creare la propria firma e aggiungerla ai messaggi caso per caso.

Aggiunta di una firma alla corrispondenza di Outlook

I passaggi per perfezionare le tue e-mail con una firma dipenderanno dalla versione di Outlook che stai attualmente utilizzando. Esiste un processo per coloro che utilizzano versioni precedenti del software (2007-2010) e uno per le versioni più recenti (2010+) e per gli utenti di Microsoft Office 365.

Cominciamo con le versioni più recenti.

Versioni di Outlook 2010+, incluso Outlook per 365

Per creare una nuova firma per la posta elettronica di Outlook:

1. Fare clic per creare una nuova e-mail.
2. Clicca su Firma poi Firme dalla scheda Messaggio.
   • A seconda delle dimensioni della finestra di Outlook e se stai componendo un nuovo messaggio di posta elettronica o una risposta o un inoltro, la scheda Messaggio e il Firma il pulsante potrebbe trovarsi in due posizioni diverse. Tuttavia, il pulsante Firma è solitamente accompagnato da Allega file e Allega articolo all'interno della sezione Includi del menu Messaggio.
3. Nella scheda Firma e-mail, appena sotto la casella Seleziona firma da modificare, scegliere Nuovo e aggiungi un nome per la tua nuova firma nella finestra di dialogo Nuova firma.
4. Appena sotto Modifica firma, componi la tua firma all'interno dell'area fornita.
   • La finestra offre la possibilità di modificare i caratteri, i colori e le dimensioni dei caratteri, nonché l'allineamento del testo.
   • Per aggiungere collegamenti e immagini alla tua firma e-mail, modificare i caratteri e i colori e giustificare il testo, puoi farlo utilizzando la mini barra di formattazione sotto Modifica firma.
   • Puoi persino creare una firma più robusta con elenchi puntati, tabelle o bordi, utilizzando Microsoft Word per formattare il testo. Quindi trasferiscilo usando una semplice copia ( Ctrl + C ) e incolla ( Ctrl + V ) sulla firma nella casella Modifica firma.
   • Puoi anche aggiungere icone e link dei social media nella tua firma che toccherò in seguito.
5. Una volta che la firma è come desideri, in Scegli firma predefinita, imposta le seguenti opzioni:
   • Scegli un account di posta elettronica a cui associare la tua firma utilizzando il menu a discesa Account di posta elettronica. Puoi avere firme diverse per ogni account di posta elettronica che utilizzi per Outlook.
   • Per aggiungere automaticamente la tua firma a tutti i messaggi futuri, fai clic sul menu a discesa Nuovi messaggi e seleziona una firma. Se preferisci che non sia impostato come automatico per impostazione predefinita, scegli (nessuna) . In questo modo, ogni nuovo messaggio che invii non avrà alcuna firma, compresi quelli inoltrati e a cui è stato risposto.
   • Affinché una firma appaia nei messaggi a cui rispondi e inoltrati, fai clic sul menu a discesa Risposte / inoltri e seleziona una firma. Ciò aggiungerà automaticamente quella firma ogni volta che rispondi o inoltri un'e-mail. Per non avere questo set, scegli (nessuna) anziché.
6. Ora che è finita, fai clic su ok per tornare indietro per salvare la tua firma e tornare al tuo nuovo messaggio.
   • È importante notare che il messaggio corrente in cui hai creato la firma non avrà una firma al suo posto. Per qualche motivo, la firma apparirà solo nei messaggi che seguono. Dovrai aggiungere la firma manualmente se non vedevi l'ora di usarne una.

Inserimento manuale di una firma

Per il nuovo messaggio che hai iniziato allo scopo di creare una firma o quelli di voi che non vogliono che una firma venga impostata automaticamente, potete comunque inserire una firma manualmente.

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Fare così:

1. Con il messaggio di posta elettronica aperto, fare clic sulla scheda Messaggio e selezionare Firma .
2. Si aprirà un menu a comparsa che mostra tutte le firme salvate che hai creato. Scegli la firma che desideri utilizzare dalle opzioni facendo clic su di essa. Ora apparirà nel tuo messaggio attuale.

Aggiungere un logo o un'immagine alla tua firma

I marchi generalmente richiedono loghi. Per aggiungere un'immagine come un logo o un'icona di social media alla tua firma:

1. Apri un nuovo messaggio di posta elettronica e fai clic sulla scheda Messaggio.
2. Clicca su Firma poi Firme .
3. Scegli la firma a cui desideri aggiungere il logo o l'immagine selezionandola nella casella Seleziona firma da modificare.
4. Clicca sul Aggiungi immagine , individuare l'immagine che si desidera aggiungere dai file del PC, quindi selezionare Inserire .
   • Puoi ridimensionare l'immagine o il logo facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e scegliendo Immagine dalle opzioni di menu. Fare clic sulla scheda Dimensioni e utilizzare le opzioni fornite per ridimensionare l'immagine in base alle proprie specifiche.
   • Mantieni selezionata la casella Blocca proporzioni per mantenere le proporzioni dell'immagine.
5. Una volta che l'immagine è stata ridimensionata e pronta per essere utilizzata, fare clic su ok .
6. Segui questo facendo clic su ok di nuovo per salvare tutte le modifiche che hai appena apportato alla tua firma.

Microsoft Outlook versioni 2007-2010

Per creare una nuova firma utilizzando una versione precedente di Microsoft Outlook:

1. Scegli di creare un nuovo messaggio.
2. Fare clic sulla scheda Messaggio e selezionare Firma dalla sezione Includi.
3. Fare clic su Firme quando viene visualizzato.
4. Nella scheda Firma e-mail, fare clic su Nuovo .
5. Digita un nome per la tua firma, quindi fai clic su ok pulsante.
6. Digita il testo che desideri includere nella tua firma, nella casella Modifica firma.
   • È possibile formattare il testo evidenziando il testo che si desidera modificare e quindi utilizzando i pulsanti di stile e formattazione per le opzioni desiderate.
   • Aggiungendo elementi aggiuntivi come immagini, collegamenti ipertestuali e biglietti da visita elettronici, fare clic sul punto in cui si desidera visualizzare l'elemento e:
     • e-Business Card - Clicca il Biglietto da visita e quindi fare clic su uno dei contatti nell'elenco Archiviato come. Clicca il ok pulsante.
     • Collegamento ipertestuale - Clicca il Collegamento ipertestuale e digita (o incolla) l'URL a cui il tuo link collegherà il testo. Clicca il ok pulsante.
     • Immagine / immagine - Fare clic sull'icona Immagine, individuare l'immagine che si desidera caricare nella firma, selezionarla e quindi fare clic su ok pulsante.
7. Una volta terminate le modifiche, fai clic su OK per finalizzare la creazione della tua firma.
   • L'e-mail che hai attualmente aperto per creare la firma non avrà la firma automaticamente aggiunta al suo interno. Dovrai farlo manualmente.

Aggiunta della firma ai messaggi di posta elettronica

Le firme possono essere aggiunte automaticamente o manualmente a tutti i messaggi in uscita, le risposte e gli inoltri. È possibile utilizzare una sola firma per e-mail inviata, quindi se scegli di averne una impostata automaticamente, sarebbe meglio se la firma fosse orientata a una gamma più ampia di pubblico.

Per inserire automaticamente una firma nel tuo messaggio di posta elettronica:

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1. Crea una nuova email.
2. Vai alla scheda Messaggio e fai clic su Firma situata nella sezione Includi.
3. Fare clic su Firme quando viene visualizzato.
4. Individua Scegli firma predefinita, fai clic sul menu a discesa dell'elenco degli account di posta elettronica, scegli un account di posta elettronica a cui desideri associare una firma.
5. Seleziona la firma che desideri includere scegliendone una dall'elenco Nuovi messaggi.
   • Per gli inoltri e le risposte, per aggiungere una firma, scegliere una firma dall'elenco a discesa Risposte / inoltri. Clic (nessuna) se preferisci non avere una firma, esci con la risposta e inoltra i messaggi di posta elettronica.
6. Clic ok per salvare le impostazioni della firma.

Per aggiungere manualmente una firma al tuo messaggio di posta elettronica:

1. Crea un nuovo messaggio di posta elettronica.
2. Fare clic sulla scheda Messaggio.
3. Clicca su Firma , che si trova nella sezione Includi.
4. Scegli la firma che vuoi inserire facendo clic direttamente su di essa.

La firma apparirà ora nel tuo messaggio in uscita. Se hai scelto in modo errato o desideri semplicemente eliminare la firma che hai aggiunto, evidenzia la firma nel messaggio e fai clic su Elimina (o Backspace ) sulla tastiera.

Utilizzo di un account Microsoft Office 365 con Outlook.com

Per coloro che utilizzano Outlook sul Web con un account Microsoft Office 365, sarà necessario creare una firma in entrambi i prodotti.

Per creare e utilizzare firme di posta elettronica in Outlook sul Web:

1. Accedi al tuo account Outlook.com e apri il tuo impostazioni facendo clic su Ruota dentata nella parte superiore della pagina.
2. Clicca su Mail , poi Componi e rispondi .
3. Digita la tua firma nell'area Firma e-mail.
   • È possibile utilizzare le opzioni di formattazione fornite per modificare l'aspetto della firma a proprio piacimento.
   • Puoi avere una sola firma per account.
   • Per fare in modo che la firma appaia automaticamente per impostazione predefinita per tutti i messaggi futuri, metti un segno di spunta nella casella Includi automaticamente la mia firma nei nuovi messaggi che compongo. Questo fa sì che tutte le e-mail composte future abbiano la tua firma in basso.
   • Inoltri e risposte necessitano di un segno di spunta nella casella Includi automaticamente la mia firma nei messaggi che inoltro o rispondo a.
   • Se non selezioni nessuna di queste opzioni, dovrai aggiungere manualmente la tua firma a ogni messaggio di posta elettronica che componi in futuro.
4. Al termine delle modifiche, fare clic su Salva .

Per aggiungere la tua firma manualmente:

1. Nella tua casella di posta, scegli Nuovo messaggio.
2. Componi il tuo messaggio per intero e fai clic sull'icona con il triplo punto.
3. Da qui, scegli Inserisci la firma .
4. Una volta che il tuo messaggio è pronto per essere inviato, fai clic su Spedire pulsante.