Come etichettare automaticamente le e-mail in Gmail

Nonostante esistano da oltre trent'anni, le e-mail occupano ancora tempo libero, infastidiscono, frustrano ed esasperano. Anche le strane e-mail ci rendono felici, ma per la maggior parte sono un lavoro di routine piuttosto che un piacere. E se potessi etichettare automaticamente le email in Gmail, ordinarle tutte, applicare un'etichetta ed eliminare lo spam? Non renderebbe la vita un po 'più facile?

Una casella di posta auto-monitorata è il Santo Graal per quanto mi riguarda. Lo spam può essere rimosso, le email di marketing e promozionali possono essere etichettate e messe da parte e le email importanti possono essere etichettate come tali e collocate in una cartella dove le vedrai. Tutte le piattaforme di posta elettronica affermano di offrire questo tipo di organizzazione, ma secondo la mia esperienza, solo una consegna. Gmail.

La funzione delle etichette ha letteralmente cambiato il modo in cui utilizzo Gmail. Ora posso utilizzare con sicurezza questo indirizzo email per preventivi assicurativi, iscrivendomi a nuovi siti web e tutte quelle attività che normalmente finirebbero con una valanga di spam. Mandano ancora quella valanga, ma ora non travolge la mia casella di posta.

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Assegna automaticamente un'etichetta alle email in Gmail

Le etichette ti aiutano a ordinare tutte le tue email e a ordinarle in modo gestibile. Le etichette parlano di cartelle di Gmail e possono identificare, classificare e quindi organizzare automaticamente tutta la posta in arrivo utilizzando queste etichette.

Impostando un'etichetta di assicurazione, ad esempio, posso far etichettare e inviare a quella cartella tutti i soliti spam e marketing di preventivi assicurativi dal mio assicuratore. Posso quindi leggerli o eliminarli in blocco come ritengo opportuno. Posso sciacquare e ripetere tutte le volte che voglio per qualsiasi oggetto o mittente che inonda la mia casella di posta.

Creiamo un'etichetta di posta indesiderata che elimini tutti i messaggi di spam che il filtro di Gmail non rileva.

1. Seleziona Crea etichetta dal menu a sinistra. Seleziona Altro se non è visibile.
   
2. Assegna alla nuova etichetta un nome significativo e seleziona Crea.
   
3. Seleziona la nuova etichetta e seleziona la freccia verso il basso nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
   
4. Aggiungi 'annulla iscrizione' alla riga Include The Words.
   
5. Seleziona Crea filtro.
6. Seleziona Applica l'etichetta e seleziona l'etichetta che hai creato.
   
7. Seleziona la casella accanto a tutti gli altri operatori che desideri. Segna come letto è utile.
8. Seleziona Crea filtro.
   

Ora ogni volta che arriva un'email di spam o di marketing, Gmail la scansionerà alla ricerca della parola 'annulla iscrizione' e la etichetterà e la sposterà. Poiché la maggior parte dello spam legittimo contiene questa parola da qualche parte, è l'operatore più utile da utilizzare quando si ha a che fare con lo spam.

Assegna un'etichetta alle email di lavoro in Gmail

Per altri filtri e-mail, ad esempio da amici o dal lavoro, puoi aggiungere un'etichetta con il loro nome, l'indirizzo e-mail @ worplace.com o qualcos'altro univoco per il mittente o il tipo di e-mail. Il potenziale di queste etichette è enorme.

Ad esempio, se lavori fuori ufficio, può essere utile avere tutti i messaggi di posta elettronica di lavoro inviati a una cartella di lavoro in modo da poterli visualizzare rapidamente.

1. Seleziona Crea etichetta dal menu a sinistra.
   
2. Assegna un nome alla nuova etichetta Lavoro e seleziona Crea.
   
3. Seleziona la tua etichetta Lavoro e seleziona la freccia giù nella barra di ricerca nella parte superiore della pagina.
   
4. Aggiungi l'ultima parte dell'indirizzo e-mail alla riga Da. Ad esempio '@ posto di lavoro.com'.
   
5. Seleziona Crea filtro.
6. Seleziona Applica l'etichetta e seleziona l'etichetta Lavoro.
   
7. Seleziona Crea filtro.

D'ora in poi, tutte le email di lavoro da un determinato dominio '@ posto di lavoro.com' verranno inviate alla cartella Lavoro che è stata creata nel riquadro di sinistra. Poiché non abbiamo aggiunto alcun operatore, non verrà contrassegnato come letto e vedrai il numero di email accanto alla cartella.

Esclusione di email dalle etichette

Se ritieni che alcune email siano intrappolate in queste etichette che non dovrebbero esserlo, puoi utilizzare le esclusioni per rimuoverle. Ad esempio, se desideri mantenere alcune newsletter che utilizzano anche 'annulla iscrizione' e vengono catturate nel filtro precedente, puoi utilizzare l'operatore '-' per escluderle.

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Basta aggiungere - (* @ emailaddress.com) nella sezione Da del filtro e non verranno inclusi. * È un carattere jolly che acquisirà qualsiasi indirizzo da quel dominio e il '-' indica a Gmail di non includere l'indirizzo nell'etichetta.

Puoi creare tutte le etichette che desideri in Gmail e fare in modo che facciano ogni sorta di cose, dall'ordinamento dello spam al filtraggio del lavoro, dei gruppi, degli hobby o altro. Se la tua casella di posta stava esplodendo a causa di troppa spazzatura e di conseguenza stavi perdendo email utili, questo è un modo molto semplice per riprendere il controllo.

Se Gmail potesse in qualche modo inventare un addon che potesse cancellarmi automaticamente dalle centinaia di email spazzatura che ricevo settimanalmente, sarebbe davvero l'ultima email!