Come clonare o creare copie di bozze in Gmail

Mi è stata posta una domanda l'altro giorno quando mostravo a qualcuno come usare Gmail e non era la prima volta che l'avevo sentito. La domanda era 'Come faccio a creare copie di bozze in Gmail in modo che non ci voglia molto tempo per rispondere ai clienti?' Mentre cerco di rispondere regolarmente alle domande qui su TechJunkie, ho pensato che fosse un candidato ideale.

Ciò che la domanda in realtà si pone è più sui modelli di posta elettronica che sul salvataggio di copie di una bozza. Stavo mostrando a qualcuno come impostare autorisponditori ed etichette per la loro nuova email aziendale. Volevano alcune e-mail standard da inviare ai clienti per tenerli aggiornati senza essere impantanati dall'amministratore tutto il giorno. La risposta è creare modelli di email.

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Puoi creare copie di questi e conservarli come bozze se preferisci, ma puoi fare molto di più con i modelli.

Modelli di posta elettronica

I modelli di email sono una grazia salvifica per tutti i proprietari di piccole imprese o per coloro che si trovano a dire le stesse cose negli stessi tipi di email. Li ho usati da quando ho iniziato la mia attività e mi hanno risparmiato molte centinaia di ore nel corso degli anni.

I modelli di email possono anche farti sembrare più professionale. Puoi rispondere più velocemente e un semplice 'Grazie per la tua email, uno dei nostri team ti contatterà direttamente entro 24 ore' può far sentire apprezzato un cliente. Considerando quanto sia facile da fare, consiglio vivamente di usarli.

Come faccio a creare modelli di email in Gmail?

Gmail chiama i modelli Risposte predefinite e devi abilitare la funzione prima di poterli utilizzare. Una volta fatto, puoi creare tutti i modelli di email che desideri.

1. Apri Gmail e accedi.
2. Seleziona l'icona del menu a cremagliera in alto a sinistra e seleziona Impostazioni.
3. Seleziona la scheda Laboratori.
4. Attiva/disattiva Risposte predefinite (modelli) su Abilita.
5. Seleziona Salva modifiche nella parte inferiore della pagina.

Ora che la funzione è abilitata, possiamo iniziare a creare modelli. Lo fai dalla Posta in arrivo in Gmail, quindi è lì che ci dirigiamo dopo.

1. Seleziona Componi email dalla Posta in arrivo.
2. Crea l'email che desideri creare come faresti normalmente.
3. Seleziona la freccia grigia in basso in basso a destra nella finestra dell'e-mail.
4. Seleziona Risposte predefinite e Nuova risposta predefinita.
5. Dagli un nome significativo e seleziona OK per salvare.

Una volta salvata la risposta predefinita, puoi eliminare in sicurezza la bozza.

Quando elabori la tua risposta predefinita, devi bilanciare il tocco personale con l'essere abbastanza generico da non offendere nessuno. Ciò significa lasciare cose come nomi e date fuori dall'e-mail e sostituirle con tempistiche. Oppure potresti aggiungere quei tocchi personali a mano prima dell'invio. Quest'ultimo è preferibile in quanto il tocco personale crea una relazione su cui puoi costruire. Non è sempre possibile, quindi devi usare il tuo giudizio.

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Usando il tuo modello di email

Ora che hai creato il tuo modello di email, o risposta predefinita, è ora di usarlo. Quando ricevi la tua prima opportunità di utilizzare il modello, procedi come segue:

1. Seleziona Rispondi dall'e-mail a cui vuoi rispondere.
2. Seleziona la freccia grigia in basso in basso a destra dello schermo.
3. Seleziona Risposte predefinite e seleziona la risposta che hai creato.
4. Aggiungi dati personalizzati per rendere l'email pertinente.
5. Spedire.

Puoi fare la stessa cosa usando Compose e creando una nuova email, ma trovo il metodo di risposta molto più veloce.

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Utilizzo della tua risposta predefinita come risposta automatica via email

Facendo un ulteriore passo avanti con il modello di email, che ne dici di impostare una risposta predefinita come risposta automatica a un'email in arrivo. Dovrai mantenere la tua risposta predefinita generica, ma è un ottimo modo per riconoscere ordini o domande e costruire un buon rapporto con il tuo cliente.

1. Apri Impostazioni in Gmail e seleziona la scheda Filtri.
2. Seleziona il collegamento di testo Crea un nuovo filtro.
3. Crea un criterio per attivare il filtro. Questo sarà probabilmente unico per te, quindi seleziona qualcosa che funzioni.
4. Seleziona Crea filtro con questa ricerca in basso a destra nella finestra.
5. Seleziona Invia risposta predefinita e la risposta che desideri utilizzare.
6. Seleziona Crea filtro.

Ora ogni volta che i criteri di filtro vengono soddisfatti, Gmail invierà automaticamente la tua risposta predefinita. Questo è l'ideale per i riconoscimenti o gli aggiornamenti e può essere impostato per l'attivazione in più modi. È impossibile per me elencarli tutti qui, ma riconoscerai uno schema nelle tue e-mail che puoi utilizzare. Ad esempio, tutte le e-mail vengono inviate al tuo indirizzo e-mail '[email protected]' o a qualsiasi e-mail contenente la parola 'Ordine'. Hai l'idea.