Come creare promemoria e-mail in base alle date da Fogli Google

Fogli Google è un modo conveniente per organizzare riunioni, creare attività, ordinare fatture e vari altri dati. È lucido, ricco di funzionalità e condivisibile con altri utenti.

L'unico svantaggio di questo strumento è che non hai una funzione integrata per inviare promemoria via email riguardanti il ​​foglio a te stesso o ad altri utenti. Ciò renderebbe molto più semplice tenere traccia di tutte le attività e i dati.

Fortunatamente, due metodi consentono di inviare promemoria basati sulla data di posta elettronica. Leggi questo articolo per saperne di più su di loro.

Invio di promemoria di eventi - Combina fogli e calendario

Se desideri inviare promemoria via email a te stesso, il modo più semplice per farlo è combinare due diversi strumenti Google: Fogli Google e Google Calendar. Ciò non richiederà l'utilizzo di alcuno script. Invece, dovrai solo esportare i dati da un'app all'altra.

Il metodo consiste in tre passaggi: creazione ed esportazione di dati da Fogli, importazione in Calendar e attivazione di promemoria e-mail.

Passaggio 1: crea ed esporta dati da fogli

Se desideri esportare i dati da Fogli, dovrai creare un foglio di eventi e salvarlo come file CSV. Per rendere il file riconoscibile in Google Calendar, devi utilizzare un formato particolare, segui questi passaggi:

1. Apri il tuo documento in Fogli.
   
2. I valori della prima riga dovrebbero seguire questa struttura: A1: Oggetto, B1: Data di inizio, C1: Data di fine.
   
3. Sotto l'intestazione 'Oggetto', devi inserire il titolo del promemoria. La data di inizio e di fine deve essere nel formato MM / GG / AAAA.
   
4. Aggiungi tutti gli eventi che desideri, nonché le loro date di inizio e fine.
   
5. Fare clic sul menu 'File'.
   
6. Passa il mouse su 'Download'. Dovrebbe apparire un nuovo menu.
   
7. Seleziona 'Valori separati da virgola'.
   
8. La versione CSV del tuo file Fogli verrà scaricata sul tuo PC.
   

Nota: Le uniche intestazioni obbligatorie sono 'Oggetto' e 'Data di inizio' affinché l'elenco venga importato correttamente. Se vuoi aggiungere altre intestazioni, puoi vedere l'elenco delle opzioni disponibili (riconoscibili da Calendar) e il loro ordine sul sito ufficiale Supporto di Google pagina.

Passaggio 2: importa il documento nel calendario

Una volta che il foglio degli eventi CSV è pronto per essere importato, è il momento di passare a Google Calendar.

1. Apri Google Calendar.
   
2. Fai clic sul menu 'Impostazioni' (icona a forma di ingranaggio).
   
3. Seleziona 'Impostazioni'.
   
4. Seleziona 'Importa ed esporta' dal menu a sinistra.
   
5. Scegli 'Seleziona file dal tuo computer' nella sezione 'Importa'.
   
6. Passa al file CSV salvato e fai clic su 'Apri'.
   
7. Infine, premi 'Importa' per importare il file CSV.
   

Se vedi un display che dice che gli eventi sono stati aggiunti al calendario, tutto è filato liscio. Ora non resta che impostare le notifiche e-mail per gli eventi in questione.

Passaggio 3: impostazione delle notifiche e della condivisione

Dopo aver impostato le notifiche, riceverai promemoria per tutti gli eventi che hai esportato da Fogli Google direttamente nella tua email. Per assicurarti che tutto sia impostato correttamente, segui queste istruzioni:

1. Passa il mouse sul tuo nome nella sezione 'I miei calendari' a sinistra della schermata del calendario.
   
2. Premi l'icona 'altro' (tre punti verticali) che appare accanto al tuo nome.
   
3. Fai clic su 'Impostazioni e condivisione'.
   
4. Controlla se il tuo account è elencato in 'Condividi con persone specifiche'. In caso contrario, seleziona 'Aggiungi persone' e aggiungi la tua email.
   
5. Fai clic sul menu a discesa 'Notifica' nella sezione 'Notifiche eventi'.
   
6. Scegli invece 'Email'.
   
7. Imposta il periodo di data e ora tra il promemoria e l'evento.
   

Ora il tuo calendario invierà promemoria di tutti gli eventi che hai elencato su Fogli Google. Tieni presente che puoi aggiungere qualsiasi cosa nella colonna 'Oggetto'. Puoi elencare attività specifiche, compleanni o altri accordi, non solo eventi.

Inoltre, utilizza l'opzione 'Condividi con persone specifiche' sopra menzionata per includere altre email nell'elenco. Questi utenti riceveranno gli stessi promemoria via e-mail per quei particolari accordi.

Usa il componente aggiuntivo Aggiungi promemoria

L'altro modo per inviare promemoria tramite posta elettronica tramite Fogli Google è utilizzare un componente aggiuntivo specifico. Questo metodo è un po 'più semplice e richiede solo di impostare l'estensione che farà tutto il resto automaticamente.

Per configurare il componente aggiuntivo, procedi come segue:

1. Fare clic sulla scheda 'Componenti aggiuntivi' nella parte superiore dello schermo.
2. Seleziona 'Ottieni componenti aggiuntivi'.
3. Digita 'Aggiungi promemoria' nella barra di ricerca.
   
4. Fai clic sull'icona 'Aggiungi promemoria' e seleziona 'Installa'. Consenti le autorizzazioni se richiesto e attendi che l'app venga installata.
5. Vai di nuovo alla scheda 'Componenti aggiuntivi' e passa il cursore del mouse sul menu 'Aggiungi promemoria'.
6. Seleziona 'Imposta / modifica promemoria'.
   

L'estensione fornirà colonne per Attività, Assegnatario, CC (opzionale) e Scadenza. In 'Attività' puoi inserire una breve istruzione, l'email va sotto 'Assegnatario', mentre la data va sotto 'Scadenza'.

Se desideri inviare promemoria aggiuntivi per il giorno di scadenza, regolalo manualmente nel menu a destra.

Inoltre, se devi aggiungere più contenuti al tuo promemoria, puoi fare clic sull'opzione 'Personalizza le email inviate' e digitare quel po 'di informazioni in più.

L'estensione invierà automaticamente le e-mail quando sarà il momento e potrai modificare le descrizioni delle attività, i destinatari e le date in movimento.

Fai attenzione con i promemoria aggiuntivi

L'utilizzo del componente aggiuntivo 'Aggiungi promemoria' è un modo più comodo e semplice rispetto al metodo 'esportazione / importazione', ma allo stesso tempo richiede maggiore attenzione.

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Poiché i promemoria vengono inviati automaticamente, è possibile che invii l'attività sbagliata al destinatario sbagliato prima di avere la possibilità di risolverlo. Questo è evitabile e di solito innocuo, ma dovresti comunque prestare attenzione a chi riceve cosa.

Quale metodo consideri migliore? Perché? Condividi le tue opinioni nella sezione commenti qui sotto.