Webex è una delle app più popolari per aumentare la produttività dei team. Consente un processo decisionale più rapido, migliora la collaborazione in team e semplifica la gestione di progetti di tutte le dimensioni. Potresti aver studiato questa opzione per un po' fino a quando non hai finalmente deciso di provarla.
Ma come si pianifica la prima riunione in Webex? Questo articolo spiega proprio questo. Forniamo istruzioni dettagliate sulla pianificazione di riunioni Webex su un PC, un'app desktop, un'app mobile e altro ancora.
Come pianificare una riunione in Webex su un PC
Con l'app desktop Webex, puoi pianificare riunioni con tutti nel tuo spazio. Ma prima devi scegliere lo scheduler. Questa è un'app che usi per far sapere a Webex dove desideri pianificare le riunioni. Gli scheduler più comunemente usati includono Microsoft Outlook, Webex App Scheduler e Google Calendar.
Per pianificare una riunione con Google Calendar, procedi nel seguente modo:
- Apri uno spazio nell'app Webex e premi Pianifica.
- Fare clic su Pianifica una riunione. Vedrai l'invito con il nome dello spazio che funge da oggetto della riunione nel campo Posizione.
- Aggiungi la data, l'ora e altri dettagli della riunione.
- Premi Assistente pianificazione, quindi Aggiungi stanze per Windows o Trova stanze, quindi Aggiungi stanza su Mac.
- Aggiungi la stanza che desideri includere.
- Invia l'invito.
Per pianificare una riunione con Outlook, attenersi alla seguente procedura:
- Fare clic su Programma nello spazio.
- Premi Pianifica una riunione.
- Regola l'ora e la data della riunione.
- Seleziona Assistente pianificazione, quindi vai su Aggiungi stanze per Windows. Per Mac, seleziona Room Finder, quindi Aggiungi stanza.
- Aggiungi la stanza di cui hai bisogno.
- Invia l'invito.
Se utilizzi altri calendari, procedi nel seguente modo:
- Clicca su Programma nello spazio.
- Seleziona Informazioni sulla riunione Space, quindi premi Copia.
- Passa al tuo calendario e incolla le informazioni in una riunione.
- Tornare all'app Webex e aprire le informazioni sulla riunione Space.
- Copia gli indirizzi email accanto a Persone. Incollali nella sezione A della riunione sul tuo calendario.
- Modifica l'ora, la data e altri dettagli della riunione di cui hai bisogno.
- Invia l'invito.
Come pianificare una riunione in Webex con Outlook
Microsoft Outlook semplifica la pianificazione o l'annullamento delle riunioni. Ma prima di farlo, dovresti installare il Strumenti di produttività Cisco Webex .
Dopo aver configurato l'integrazione, puoi pianificare il tuo primo incontro con Outlook. Ecco come:
- Apri Microsoft Outlook sul desktop.
- Dalla barra multifunzione Home, selezionare Pianifica riunione, quindi Pianifica riunione Webex.
- Verificare se le impostazioni Webex sono corrette.
- Fare clic su SALVA.
- Premere A e selezionare i partecipanti alla riunione.
- Immettere l'oggetto e il luogo della riunione.
- (Facoltativo) Modifica le funzionalità avanzate della riunione facendo clic su Modifica impostazioni.
- Premi Invia.
Come pianificare una riunione in Webex nell'app mobile
L'app mobile Webex semplifica la pianificazione di riunioni con tutti dal tuo spazio in qualsiasi momento, indipendentemente dal tipo di spazio. Tutti i partecipanti riceveranno inviti dal calendario per informarli sulla riunione e su come possono partecipare.
Ecco come pianificare una riunione su un'app mobile:
- Apri l'app Webex sul tuo dispositivo mobile ( Androide o iOS ).
- Passa allo spazio per il quale desideri avviare una riunione.
- Premi il pulsante del menu (tre punti verticali) e premi Programma.
- Tocca l'opzione Copia indirizzi e-mail.
- Passa al tuo calendario e incolla gli indirizzi nella sezione A della riunione.
- Torna all'app Webex.
- Tocca Copia informazioni riunione e incollalo nella riunione sul calendario. Queste informazioni possono contenere un collegamento per partecipare, l'opzione Partecipa tramite telefono e altro.
- Regola l'ora, la data e altre informazioni sulla riunione.
- Invia l'invito.
Ora è stata pianificata una riunione nell'app mobile Webex. Tutti gli inviti riceveranno una notifica nei loro calendari.
Come pianificare una riunione in Webex Teams
Cisco Webex Teams è l'app di collaborazione definitiva per aiutare i team a rimanere organizzati. Se stai utilizzando questa app, pianificare le riunioni è un gioco da ragazzi. Esistono diversi modi per pianificare le riunioni su Webex Teams.
Le riunioni ricorrenti si tengono spesso in uno spazio virtuale. Qui è dove vengono archiviati tutti i tuoi documenti condivisi e dove puoi avere una rapida discussione con il tuo team. Per pianificare una riunione in uno spazio, attenersi alla seguente procedura:
- Passa allo spazio e seleziona il menu Attività o i tre punti orizzontali.
- Premere Programma.
- Seleziona Pianifica una riunione.
- Vedrai l'app del calendario e i dettagli della riunione. Digita il titolo, l'ora e la data e premi Invia.
I partecipanti possono partecipare al video tramite l'app Webex Teams o il promemoria pop-up.
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Se desideri pianificare riunioni che non richiedono uno spazio, come riunioni con clienti e clienti, puoi utilizzare la tua sala riunioni personale.
Come pianificare una riunione in una sala riunioni personale Webex
Le sale riunioni personali Webex fungono da spazio per conferenze virtuale personale che puoi utilizzare in qualsiasi momento. Non è necessario prenotare queste camere, in quanto sono sempre disponibili. I partecipanti alla riunione possono accedere facilmente alla sala riunioni personale tramite il relativo collegamento, e-mail o numero di telefono.
Nella maggior parte dei casi, le sale riunioni personali vengono utilizzate per riunioni improvvisate. Tuttavia, puoi anche programmare un incontro in anticipo. Per fare ciò, è necessario preinstallare il Strumenti di produttività WebEx prima sul tuo computer.
Quindi, puoi pianificare riunioni nella sala riunioni personale tramite l'app desktop Outlook o il portale WebEx.
Pianifica una riunione nella sala riunioni personale tramite l'app desktop Outlook
- Apri Microsoft Outlook sul tuo computer.
- Passa al calendario per creare una nuova riunione.
- Immettere la data, il luogo e l'ora dell'oggetto e invitare i partecipanti.
- Premi il pulsante di programmazione per confermare che le sale e i partecipanti sono disponibili.
- Selezionare il menu a discesa Aggiungi WebEx e selezionare Aggiungi sala riunioni personale. Dopo averlo fatto, la riunione del calendario si aggiornerà con i dettagli della riunione nella sala riunioni personale.
- Invia l'invito.
Il calendario di Outlook si sincronizzerà con il tuo account WebEx nel cloud per recuperare i dettagli della riunione e aggiungerli all'invito.
Pianifica una riunione nella sala riunioni personale tramite l'app per computer Microsoft Outlook
- Apri Microsoft Outlook sul tuo computer.
- Dalla barra multifunzione Home, vai a Pianifica riunione, quindi Pianifica riunione nella sala riunioni personale.
- Premi A e seleziona i partecipanti alla riunione.
- Immettere la data, la posizione e l'ora dell'oggetto.
- Seleziona Invia.
Pianificare una riunione nella sala riunioni personale tramite il portale WebEx
- Accedi al Portale WebEx .
- Premi il pulsante Programma.
- Immettere il titolo dell'argomento della riunione, la data, l'ora e gli indirizzi e-mail del partecipante.
- Fare clic su Programma.
È stata ora pianificata una riunione nella stanza privata utilizzando il portale WebEx.
Pronto per la tua prima riunione Webex?
Webex è un luogo eccellente per la pianificazione di riunioni online. La sua interfaccia intuitiva rende facile partecipare e condividere idee con il tuo team. L'integrazione con Outlook, Google Calendar e altre app di calendario assicura che i partecipanti siano sempre al passo con i nuovi aggiornamenti delle riunioni.
Quale dispositivo ritieni più comodo per pianificare le riunioni? Preferisci Outlook o Google Calendar? Condividi i tuoi pensieri nei commenti qui sotto.
