Come pianificare più riunioni in Zoom

Uno dei migliori consigli per la produttività è pianificare la tua settimana, soprattutto se hai molte riunioni. La buona notizia è che puoi pianificare più riunioni Zoom in anticipo. Tuttavia, non è possibile tenere due o più riunioni contemporaneamente.

In questo articolo spiegheremo tutto ciò che devi sapere sulla pianificazione delle riunioni Zoom.

Pianificazione di più riunioni

Quando si tratta di programmare riunioni che si svolgono in orari diversi, non ci sono limiti. Come sai, ogni riunione ha il proprio ID individuale. Pertanto, devi solo assicurarti di inviare un invito agli altri partecipanti. Ecco il modo più veloce per pianificare una riunione:

1. Accedi a Zoom.
   
2. Tocca l'icona Programma.
   
3. Digita il nome o l'argomento della riunione.
   
4. Seleziona la data e l'ora.
   
5. Immettere la durata della riunione.
   
6. Seleziona il tuo fuso orario.
   
7. Seleziona il calendario che desideri utilizzare per pianificare la riunione. Puoi utilizzare Google Calendar, Outlook o qualsiasi altro calendario che utilizzi abitualmente.
   
8. Per confermare la riunione, fare clic su Salva.
   

Sfortunatamente, non esiste una scorciatoia per programmare più riunioni contemporaneamente. L'app presume che non tutte le sessioni di Zoom abbiano la stessa durata, argomento, ecc. Pertanto, dovrai ripetere questo processo per tutte le riunioni che desideri pianificare (se hanno dettagli diversi).

Tuttavia, se desideri pianificare riunioni ricorrenti, ti abbiamo coperto. Se hai una riunione del team ogni mercoledì alle 10:00, ciò non significa che dovrai affrontare questo lungo processo ogni settimana. Nella sezione successiva, ti mostreremo come programmare quel tipo di riunione fino a un anno prima.

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Come pianificare riunioni ricorrenti

Pianificare riunioni ricorrenti significa che è possibile pianificare più riunioni con lo stesso ID riunione. Significa anche che tutti i dettagli, come il tempo e la durata, saranno gli stessi.

È possibile scegliere se si desidera che la riunione si tenga giornalmente, settimanalmente o mensilmente. In questo modo, puoi creare il tuo programma trimestrale o addirittura annuale in una volta. Tieni presente che l'ID della riunione scade dopo un anno. Anche se potresti aver tenuto la riunione ogni settimana per 52 settimane, dovrai programmarla di nuovo.

Puoi utilizzare sia Google Calendar che Outlook per pianificare riunioni ricorrenti. Questo può essere fatto dal tuo telefono o laptop. Tuttavia, ti consigliamo di utilizzare un desktop poiché è più veloce.

Google Calendar

Google Calendar è lo strumento più popolare tra gli utenti di Zoom. Ecco come utilizzarlo per pianificare riunioni ricorrenti:

1. Accedi a Zoom.
   
2. Tocca l'icona Programma.
   
3. Fare clic sulle Impostazioni della riunione.
   
4. Seleziona la riunione ricorrente.
   
5. Fare clic sul pulsante Salva e quindi aprire Google Calendar.
   
6. Accedi al tuo account Google.
   
7. Consenti a Zoom di accedere al tuo account.
   
8. Google Calendar creerà quindi un evento con i dettagli della riunione Zoom.
   
9. Apri il menu a discesa sotto l'ora della riunione.
   
10. Seleziona un'opzione di ricorrenza che desideri.
    
11. Fare clic su Salva.
    

Quando apri il menu a discesa, potrai scegliere tra diverse opzioni di ricorrenza. È possibile scegliere se si desidera che la riunione si tenga giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Puoi anche programmare la riunione per ogni giorno lavorativo, ogni mercoledì o anche ogni primo giovedì del mese.

Se non riesci a trovare l'opzione desiderata, fai clic su Personalizzato e crea un'altra opzione.

prospettiva

D'altra parte, se utilizzi il calendario di Outlook, ecco cosa devi fare:

1. Accedi a Zoom.
   
2. Tocca l'icona Programma.
   
3. Fare clic sulle Impostazioni della riunione.
   
4. Seleziona la riunione ricorrente.
   
5. Fare clic sul pulsante Salva e quindi aprire il calendario di Outlook.
   
6. Seleziona la tua riunione e tocca Ricorrenza.
   
7. Seleziona un'opzione di ricorrenza che desideri.
   
8. Fare clic su Ok.
   

Gli utenti di Outlook hanno tre parametri. È possibile scegliere la frequenza delle riunioni (mensile, settimanale, ecc.), L'intervallo e i giorni specifici in cui si desidera che si tenga la riunione.

Programma, programma, programma

Ci auguriamo che questo articolo ti abbia aiutato a pianificare le riunioni Zoom in modo più semplice e veloce. Poiché la pianificazione è essenziale per organizzare il tuo tempo e le tue risorse. La cosa grandiosa di Zoom è che è compatibile con vari strumenti e calendari organizzativi.

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Come pianifichi di solito le tue riunioni? Hai mai avuto problemi a pianificare più riunioni su Zoom? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.