Come vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google

Google Documenti è un ottimo strumento per la collaborazione in quanto consente a più persone di modificare e lavorare su un singolo documento contemporaneamente, senza perdere traccia di chi sta facendo cosa.

Se tu o la tua organizzazione utilizzate Google Documenti, sapere chi nel team ha visualizzato quale documento e quando può essere un'informazione utile. Dall'assicurarsi che tutti leggano una bozza, i termini e le condizioni, il tuo ultimo invio, le politiche e le procedure o qualche altro documento importante, essere in grado di vedere chi ha fatto cosa e quando è essenziale.

Fino a poco tempo, non potevi vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google. Potresti vedere chi l'ha modificato, ma non chi l'ha appena letto. Se non hanno salvato, modificato o lasciato un commento, non avevi idea se una persona in particolare avesse letto l'ultima versione di un documento.

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Inoltre, poiché puoi condividere Google Documenti con autorizzazioni di sola lettura, puoi condividere il documento con alcune persone con l'intento che rivedano il documento ma non apportino modifiche.

Le attuali versioni di Google Docs ti consentono di configurare le impostazioni in modo da poter vedere chi ha visualizzato il tuo Google Docs. Diamo un'occhiata a come puoi farlo da solo.

G Suite Activity Monitor

G Suite viene generalmente utilizzato da organizzazioni in cui la collaborazione è essenziale. Se utilizzi G Suite per collaborare regolarmente con altri, puoi utilizzare Activity Monitor per vedere la cronologia delle visualizzazioni di qualsiasi file di Documenti Google.

Segui questi passaggi per farlo:

1. Apri un file di Google Doc
2. Fare clic sulla tendenza al rialzo icona della freccia in alto a destra o vai al Utensili menu a discesa
3. Apri il Monitoraggio delle attività
4. Clicca sul Tutti gli spettatori per la scheda della tua organizzazione

Questo processo ti consentirà di tenere traccia delle visualizzazioni nel documento, inclusa la data e l'ora dell'ultima visualizzazione per ogni visualizzatore.

Se non vedi l'opzione Monitoraggio attività nel tuo documento Google, probabilmente significa che hai effettuato l'accesso alla versione gratuita di Google Documenti o a un account personale, anziché a una versione di G Suite.

Visualizzatori e tendenze dei commenti

Oltre a vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google, Activity Monitor ti consente anche di vedere le tendenze su quando le persone hanno visualizzato o commentato il tuo documento.

Tendenza spettatori: Mostra un grafico a barre del numero di spettatori unici nell'arco di tempo che scegli da 7 giorni a tutto il tempo.

Tendenza commenti: Mostra i grafici a barre dell'andamento dei commenti in un intervallo di tempo compreso tra 7 giorni e tutto il tempo.

Disattiva Visualizza cronologia in Documenti Google

Se per qualsiasi motivo desideri disattivare la cronologia delle visualizzazioni di un documento, puoi farlo anche seguendo questi rapidi passaggi:

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1. Apri il documento Google
2. Fare clic sulla tendenza al rialzo freccia nella parte in alto a destra del tuo documento o vai a Utensili dal menu a tendina
3. Apri il Monitoraggio delle attività
4. In Impostazioni documento, attiva / disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento a spento

Questa opzione è disponibile anche nella versione personale o gratuita di Google Docs. Se stai lavorando a un documento ma non vuoi che i tuoi collaboratori lo sappiano finché non sei pronto a condividere le tue revisioni finali, puoi disattivare la cronologia delle visualizzazioni.

Inizia aprendo Google Docs e facendo clic su impostazioni .

Il menu Impostazioni ti consente di disattivare la cronologia delle visualizzazioni con le impostazioni della Dashboard attività. Dopo averlo disattivato, fare clic su OK per salvare le modifiche.

Come vedere chi ha apportato modifiche al tuo documento Google

Il controllo della versione è molto importante, soprattutto se lavori in un settore regolamentato. Il controllo della versione è qualcosa che Google Docs ha fatto bene per un po '. Documenti mostrerà chi ha modificato un documento, salvato o condiviso. Questo in realtà funziona non solo con G Suite, ma anche con Google Documenti personali.

Se sei interessato al controllo della versione o vuoi assicurarti che nessuno abbia apportato modifiche che non dovrebbero senza bloccare il file, puoi scoprirlo seguendo questi passaggi:

1. Apri un documento Google che desideri monitorare
2. Selezionare File e Cronologia delle versioni
3. Selezionare Vedere la cronologia delle versioni

Dovrebbe apparire una finestra sulla destra dello schermo che mostra tutti i salvataggi e le modifiche per il documento in questione. A seconda di come hai configurato G Suite o Google Documenti, puoi anche visualizzare questi dati selezionando il link 'L'ultima modifica è stata ...' nella parte superiore del documento. Ti porta esattamente nello stesso posto.

All'interno di quella finestra, dovresti anche avere la possibilità di visualizzare la versione precedente del documento prima che venissero apportate le modifiche.

Ciò è essenziale per il controllo della versione in quanto si dispone di un audit trail di quali modifiche sono state apportate, quando sono state apportate e da chi. È anche utile se hai apportato alcune modifiche, dormici sopra, cambi idea e vuoi ripristinarle.

Come vedere chi ha condiviso il tuo documento Google

Puoi anche vedere chi ha condiviso il tuo documento Google e quando. Puoi anche vedere le impostazioni di condivisione in modo da poter controllare meglio l'accesso al tuo documento.

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1. Vai a drive.google.com
2. Clicca su Mio disco sulla sinistra
3. Fare clic sul piccolo io pulsante nell'angolo in alto a destra
4. Clic Attività
5. Fare clic su ogni file o cartella singolarmente o rivedere la barra di scorrimento a destra dello schermo. Questo ti mostrerà chi ha condiviso il tuo documento.
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Puoi anche controllare dall'interno del documento selezionando Condividi. I nomi delle persone appariranno nella finestra popup. Se sono presenti più persone, selezionare un nome e verrà visualizzato l'elenco di tutti i nomi.

Pensieri finali

La tua capacità di determinare chi ha visualizzato, condiviso e modificato i tuoi documenti è limitata se non hai accesso a un account G Suite; tuttavia, ci sono ancora modi per ottenere alcune informazioni di base.

Seguendo i passaggi forniti in questa guida, puoi vedere rapidamente e facilmente chi ha visualizzato, modificato, modificato in qualsiasi modo il tuo documento Google Docs.