I diversi stati colorati in Skype for Business fanno sapere ai tuoi contatti quando sei lontano dall'ufficio e il tuo livello di disponibilità. Se hai bisogno di sapere come farlo, te lo mostreremo in questo articolo.
Innanzitutto, ti guideremo attraverso l'impostazione di un fuori sede con risposte automatiche in Windows 10; quindi come includere più informazioni impostando la tua disponibilità in Skype. Inoltre, poiché la versione Mac di Skype for Business attualmente non riceve informazioni sul calendario di Outlook, ti mostreremo i passaggi per una soluzione alternativa.
Opzione 1: sincronizza MS Outlook con Skype for Business (punto viola con risposte automatiche)
Configura un Fuori sede con risposta automatica in Windows
Prima di configurare il tuo fuori sede con le risposte automatiche devi verificare quale tipo di account Outlook hai, poiché questo dipenderà dai passaggi che devi seguire:
- In Outlook fare clic su File > Impostazioni account.
- Seleziona Impostazioni account, quindi controlla la colonna Tipo:
- Se stai utilizzando un'e-mail di lavoro, il tuo account sarà Microsoft Exchange.
- Se è un'e-mail personale come Gmail, il tuo account sarà IMAP o POP3.
- Se stai utilizzando un'e-mail di lavoro, il tuo account sarà Microsoft Exchange.
Per impostare una risposta automatica fuori sede per un account Microsoft Exchange:
- Avvia Outlook, quindi seleziona File > Risposte automatiche.
- Dalla casella Risposte automatiche fare clic su Invia risposte automatiche.
- Puoi impostare un intervallo di date per le tue risposte automatiche che si interromperanno all'ora di fine; in caso contrario, dovrai spegnerlo manualmente.
- Usa l'opzione Regole e avvisi per impostare il tuo fuori sede se l'opzione Risposte automatiche non è presente.
- Puoi impostare un intervallo di date per le tue risposte automatiche che si interromperanno all'ora di fine; in caso contrario, dovrai spegnerlo manualmente.
- Inserisci la risposta che desideri inviare mentre sei via nella scheda Dentro la mia organizzazione.
- L'opzione Chiunque al di fuori della mia organizzazione invierà la tua risposta automatica a ogni email.
- L'opzione Chiunque al di fuori della mia organizzazione invierà la tua risposta automatica a ogni email.
- Fare clic su OK per salvare.
Per creare un messaggio fuori sede per il tuo account IMAP o POP3:
- Avvia Outlook, quindi seleziona File per visualizzare le opzioni delle informazioni sull'account.
- Seleziona Nuovo messaggio.
- Completa l'oggetto e la risposta per il tuo modello.
- Fare clic su File quindi Salva con nome.
- Inserisci il nome del tuo modello nel menu a tendina Salva come tipo; quindi fare clic su Modello di Outlook (*.oft).
- Scegli la posizione, quindi Salva.
Per creare la regola Fuori sede:
- Fare clic su File > Gestisci regole e avvisi.
- Nella scheda Regole e-mail nella casella Regole e avvisi selezionare Nuova regola.
- Seleziona Applica regola sul messaggio che ricevo sotto Inizia da una regola vuota e poi Avanti.
- Lascia invariate le opzioni dei passaggi 1 e 2 per rispondere a tutti i tuoi messaggi, quindi Avanti.
- Fare clic su Sì per confermare la regola per tutti i messaggi.
- Sotto il passaggio 1: seleziona le azioni; quindi fare clic su Rispondi utilizzando un modello specifico.
- Sotto il Passaggio 2: Modifica la descrizione della regola, seleziona il testo evidenziato per un modello specifico.
- Selezionare Modelli utente nel file system dall'opzione Seleziona un modello di risposta in Cerca in.
- Fare clic sul modello, quindi su Apri > Avanti.
- Aggiungi eventuali eccezioni richieste, quindi Avanti.
- Ora chiama la tua regola qualcosa, ad esempio Fuori sede.
- Se vuoi iniziare subito le tue risposte automatiche, lascia selezionata l'opzione Attiva questa regola e poi Fine, altrimenti deseleziona l'opzione finché non sei pronto.
Nota : Mentre sei via, dovrai lasciare Outlook in esecuzione per inviare le risposte automatiche.
Per attivare la regola:
- Fare clic su File > Gestisci regole e avvisi.
- Da Regole e-mail in Regole e avvisi individua la tua regola, quindi a sinistra di essa seleziona la casella e OK.
Infine, imposta la tua presenza su Attiva in Skype:
perché ho solo 2 filtri snapchat?
Ogni volta che uno dei tuoi contatti Skype ti cerca, vedrà un piccolo punto viola accanto al tuo nome. Questo conferma che sei fuori sede ma ancora disponibile e pronto a parlare.
- Accedi a Skype e seleziona la tua immagine del profilo da Chat.
- Fai clic sul tuo stato attuale, quindi seleziona Attivo.
Configura uno stato Skype fuori sede e attivo nel Mac
Nota : Skype for Business in Mac attualmente non offre dettagli sulla presenza basati su un calendario di Outlook. Come soluzione alternativa, puoi impostare il tuo stato su Attivo con un messaggio di stato fuori sede:
- Accedi a Skype e clicca sulla tua foto.
- Seleziona Disponibile dalla freccia a discesa sotto il tuo nome.
Quindi per aggiungere il tuo messaggio di stato:
- Fai clic sulla tua foto, quindi seleziona Fai clic per aggiungere un messaggio di stato.
- Digita un messaggio, ad esempio, sono attualmente offline... – ….. Per favore, inviami un messaggio di posta elettronica.
- Per rimuovere il messaggio, fai clic su di esso, quindi premi Elimina.
Quando i tuoi colleghi ti cercano nei loro contatti Skype, vedranno che sei fuori sede e disponibile.
Opzione 2: sincronizza il calendario di MS Outlook con Skype (freccia cerchiata viola)
Imposta una risposta fuori sede con/senza risposta automatica in Windows
Prima di configurare il tuo fuori sede devi controllare quale tipo di account Outlook hai poiché ciò dipenderà dai passaggi che devi seguire:
- In Outlook fare clic su File > Impostazioni account.
- Seleziona Impostazioni account, quindi controlla la colonna Tipo:
- Se stai utilizzando un'e-mail di lavoro, il tuo account sarà Microsoft Exchange.
- Se è un'e-mail personale come Gmail, il tuo account sarà IMAP o POP3.
- Se stai utilizzando un'e-mail di lavoro, il tuo account sarà Microsoft Exchange.
Per impostare una risposta automatica fuori sede per un account Microsoft Exchange:
- Avvia Outlook, quindi seleziona File > Risposte automatiche.
- Dalla casella Risposte automatiche fare clic su Invia risposte automatiche.
- Puoi impostare un intervallo di date per le tue risposte automatiche che si interromperanno all'ora di fine; in caso contrario, dovrai spegnerlo manualmente.
- Usa l'opzione Regole e avvisi per impostare il tuo fuori sede se l'opzione Risposte automatiche non è presente.
- Puoi impostare un intervallo di date per le tue risposte automatiche che si interromperanno all'ora di fine; in caso contrario, dovrai spegnerlo manualmente.
- Inserisci la risposta che desideri ricevere mentre sei via nella scheda Dentro la mia organizzazione. Puoi anche lasciare la risposta vuota.
- L'opzione Chiunque al di fuori della mia organizzazione invierà la tua risposta automatica a ogni email. Se desideri lasciare vuota la risposta, Outlook consiglia di selezionare Solo i miei contatti.
- Fare clic su OK per salvare.
Per creare un messaggio fuori sede per il tuo account IMAP o POP3:
- Avvia Outlook, quindi seleziona File per visualizzare le opzioni delle informazioni sull'account.
- Seleziona Nuovo messaggio.
- Completa l'oggetto e la risposta per il tuo modello.
- Fare clic su File quindi Salva con nome.
- Inserisci il nome del tuo modello nel menu a tendina Salva come tipo; quindi fare clic su Modello di Outlook (*.oft).
- Scegli la posizione, quindi Salva.
Per creare l'istruzione fuori sede:
- Fare clic su File > Gestisci regole e avvisi.
- Nell'opzione Regole e-mail nella casella Regole e avvisi selezionare Nuova regola.
- Seleziona Applica regola sul messaggio che ricevo sotto Inizia da una regola vuota e poi Avanti.
- Lascia invariate le opzioni dei passaggi 1 e 2 per rispondere a tutti i tuoi messaggi, quindi Avanti.
- Fare clic su Sì per confermare la regola per tutti i messaggi.
- Sotto il passaggio 1: seleziona le azioni; quindi fare clic su Rispondi utilizzando un modello specifico.
- Sotto il Passaggio 2: Modifica la descrizione della regola, seleziona il testo evidenziato per un modello specifico.
- Selezionare Modelli utente nel file system dall'opzione Seleziona un modello di risposta in Cerca in.
- Fare clic sul modello, quindi su Apri > Avanti.
- Aggiungi eventuali eccezioni richieste, quindi Avanti.
- Ora chiama la tua regola qualcosa, ad esempio Fuori sede.
- Se vuoi che le tue risposte automatiche inizino ora, lascia selezionata l'opzione Attiva questa regola, quindi Termina o deseleziona l'opzione quando sei pronto.
Nota : Mentre sei via dovrai lasciare Outlook attivo per inviare le risposte automatiche.
Per attivare la regola:
- Fare clic su File > Gestisci regole e avvisi.
- Da Regole e-mail in Regole e avvisi, individua la tua regola, quindi seleziona la casella a sinistra di essa, quindi OK.
Infine, imposta la tua presenza su Off Work in Skype:
Ogni volta che uno dei tuoi contatti Skype ti cerca, vedrà una piccola freccia viola rivolta a sinistra e un punto accanto al tuo nome. Ciò conferma che sei fuori sede e fuori dal lavoro; quindi, inattivo.
- Accedi a Skype e seleziona la tua immagine del profilo da Chat.
- Fai clic sul tuo stato attuale, quindi seleziona Fuori dal lavoro.
Imposta uno stato Skype Fuori sede e Fuori dal lavoro in Mac
Nota : Skype for Business in Mac attualmente non offre dettagli sulla presenza basati su un calendario di Outlook. Come soluzione alternativa, puoi impostare il tuo stato su Fuori dal lavoro con un messaggio di stato Fuori sede:
- Accedi a Skype e clicca sulla tua foto.
- Seleziona Fuori dal lavoro dalla freccia a discesa sotto il tuo nome.
Quindi per aggiungere il tuo messaggio di stato:
- Fai clic sulla tua foto, quindi seleziona Fai clic per aggiungere un messaggio di stato.
- Digita un messaggio, ad esempio, sono attualmente offline... e tornerà….
- Per rimuovere il messaggio, fai clic su di esso, quindi premi Elimina.
Quando i tuoi colleghi ti cercano nei loro contatti Skype, vedranno che sei fuori sede e non disponibile.
Domande frequenti su Skype fuori sede
Perché il mio stato Skype fuori sede viene ancora visualizzato?
Quando l'opzione Mostra le mie informazioni fuori sede ai contatti è selezionata in Strumenti, > Opzioni, > Personale, lo stato fuori sede verrà comunque visualizzato anche quando è disattivato in Outlook.
In caso contrario, prova a contattare Microsoft squadra di supporto tecnico per assistenza.
Posso disattivare lo stato Fuori sede utilizzando Skype anziché Outlook?
Skype usa le informazioni del tuo calendario di Outlook per aggiornare il tuo stato; pertanto, dovrai disattivare il tuo fuori sede tramite Outlook.
Mostrare il tuo stato fuori sede in Skype
Lo strumento di messaggistica istantanea di Skype for Business usa le informazioni del calendario di Outlook per informare i contatti Skype sul tuo stato. Questo è utile per i tuoi contatti per vedere a colpo d'occhio se sei fuori sede e disponibile o fuori sede e non disponibile.
Ora che ti abbiamo mostrato i passaggi per questo, sei riuscito a configurarlo: ha funzionato come previsto? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
