Sei app killer per le aziende: da Sunrise a Slack, tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per funzionare senza intoppi

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Entra in qualsiasi ufficio, fabbrica o sala riunioni e probabilmente troverai più tablet e smartphone in uso rispetto ai PC. Ora le attività vengono spesso svolte su qualsiasi dispositivo a portata di mano, il che significa che sono necessarie app di livello aziendale.

Tali strumenti possono aiutare con tutti i tipi di attività, dalla comunicazione del team e prendere appunti alla gestione del progetto. Molti strumenti potenti sono multipiattaforma e quelli che esaminiamo qui sono stati tutti testati in ambienti aziendali dal vivo. Ecco una selezione di sei fantastiche app per il business, insieme ai consigli chiave di cui hai bisogno per sfruttarle al meglio.

1. Slack

Disponibile su: Android , Chrome OS Chrome , ios , OS X , finestre , Applicazione web

Quando si tratta di lavorare in team, l'e-mail è un modo scadente per comunicare. Richiede molto tempo, ma è facile da trascurare; le informazioni importanti sono suddivise in thread disparati; e quando più revisioni di documenti vengono inviate come allegati, la possibilità di confusione è orribile.

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Slack ha un approccio diverso: è un'app di messaggistica istantanea progettata in modo intelligente per gli adulti. I singoli progetti o gruppi possono essere divisi in canali separati (ognuno indicato con un hashtag simile a Twitter), quindi potresti avere un canale per il team di #Marketing, ad esempio, e un altro per la #WinterMarketingCampaign. Puoi dividere e suddividere i membri del team, se necessario, in modo che tutti quelli rilevanti siano tenuti al corrente, mentre coloro che non hanno bisogno di essere coinvolti in una conversazione non vengono disturbati.

Tutte le conversazioni in ogni canale fluiscono come un unico thread; non ci sono thread separati per argomenti diversi. Per le persone abituate a creare conversazioni diverse con un oggetto univoco in un'e-mail, all'inizio questo può essere sconcertante, ma presto ti abituerai ad avere tutto in un unico posto. C'è una funzione di ricerca intelligente, che è molto veloce, mette in evidenza i termini di ricerca nei risultati e generalmente rende un gioco da ragazzi tornare indietro e riprendere un thread di conversazione precedente ogni volta che lo desideri.

Puoi anche condividere documenti con altri membri del canale e i commenti fatti su tali documenti vengono conservati insieme ai documenti stessi, quindi non è necessario dragare la tua casella di posta per raccogliere tutte le risposte a una particolare bozza.

Slack funziona su tutte le principali piattaforme e puoi prendere e partecipare alle conversazioni su qualsiasi dispositivo tu abbia a portata di mano. È gratuito, ma se desideri un archivio ricercabile oltre i 10.000 messaggi, dovrai eseguire l'aggiornamento a uno dei piani a pagamento, che partono da $ 7 al mese per le piccole e medie imprese al mese. È un modello di business intelligente perché, dopo alcune settimane di utilizzo di Slack, non pensiamo che molte persone vorranno tornare ai 562 messaggi non letti nella loro casella di posta.

2. Evernote

Disponibile su : Android , ios , OS X , finestre , Windows Phone , Applicazione web

Evernote era l'app per prendere appunti preferita dai professionisti prima che l'iPad diventasse un luccichio negli occhi di Steve Jobs. Oggi è diventata una famiglia di strumenti che si integrano perfettamente nell'app principale di Evernote.

Iniziamo con Penultimate, un'app per la scrittura a mano digitale per iPad. In collaborazione con uno stilo Jot Script Evernote Edition, è la prima app a convincerci che scrivere in corsivo sullo schermo di un tablet potrebbe funzionare. Ciò è in gran parte dovuto alla casella Zoom, che si concentra su una piccola parte dello schermo e sposta la pagina sotto di te mentre scrivi, permettendoti di scrivere come faresti con una vera penna e carta. Anche con la calligrafia sciatta dei nostri giornalisti, la funzione di ricerca fa un ottimo lavoro di trascrizione e i tuoi scarabocchi di Penultimate vengono salvati su Evernote senza problemi.

Poi c'è l'app Scannable per iOS , che ti consente di acquisire documenti stampati o scritti a mano, come ricevute di spese o post-it, e salvarli nelle tue cartelle Evernote (o come appuntamenti del calendario se il documento riporta una data). Scansiona un biglietto da visita, utilizzando Scannable o le app mobili di Evernote, e non solo le informazioni vengono istantaneamente digitalizzate per l'archiviazione nei tuoi contatti, ma ti viene anche chiesto di stabilire una connessione istantanea su LinkedIn, che è un modo semplice per costruire affari relazioni.

Infine, l'app Skitch multipiattaforma ha una caratteristica killer: ti consente di annotare rapidamente Google Maps. Quindi, se hai bisogno di dare a un cliente o a un collega istruzioni chiare su come raggiungere una sede di riunione, o vuoi contrassegnare una mappa Trovaci qui da incorporare nel sito Web dell'azienda, è perfetto per il lavoro.

3. Alba

Disponibile su: Chrome OS Chrome , ios , OS X , Applicazione web

Sunrise è un potente gestore di calendari che funziona su tutte le principali piattaforme diverse da Windows Phone, motivo per cui Microsoft ha recentemente pagato $ 100 milioni per acquisire il suo editore. Si spera che ciò non significhi che lo sviluppo su altre piattaforme verrà ridimensionato, perché, nel campo sovraffollato delle app di calendario, Sunrise è il migliore.

Ciò è in parte dovuto al fatto che riunisce una vasta gamma di sistemi di calendario professionali e personali: sono coperti gli eventi di Exchange, Google e iCloud, così come i promemoria di altre app tra cui Evernote, GitHub e LinkedIn. Sunrise riunisce tutto in un'unica visualizzazione del programma che ti mostra cosa c'è in agenda per i prossimi giorni, insieme alle previsioni del tempo.

L'esecuzione è piena di tocchi deliziosi, come il modo in cui agli eventi del calendario vengono assegnate automaticamente le icone in base alle loro descrizioni. Gli appuntamenti che contengono la parola intervista, ad esempio, ricevono dei fumetti, mentre il compleanno riceve un fumetto. Crea un nuovo appuntamento e (su Android e iOS) puoi comporre l'ora su un quadrante dell'orologio virtuale: un'interfaccia più veloce e intuitiva rispetto ai menu a discesa convenzionali.

Gli utenti Android possono anche installare un widget Sunrise sulla loro schermata iniziale, per una panoramica immediata degli appuntamenti imminenti e la possibilità di aggiungerli rapidamente senza dover prima aprire l'app. Gli utenti desktop, nel frattempo, possono utilizzare Sunrise tramite un'app Google Chrome, che consente di eseguire il calendario in una finestra autonoma. Qui, devi fare doppio clic su uno spazio vuoto nel giorno pertinente per creare un nuovo appuntamento, il che non è immediatamente ovvio, ma questo è forse l'unico passo falso sull'usabilità che Sunrise fa su qualsiasi piattaforma.

Quattro. ho preso

Disponibile su: Android , ios

Anche gli esperti di stenografia ammetteranno che gli appunti presi durante le riunioni non sono mai una rappresentazione fedele di ciò che è stato detto. Cogi ti consente di catturare quei momenti chiave di riunioni, discorsi o presentazioni senza dover guadare una registrazione dell'intera sessione.

Usare Cogi è semplice come attivarlo all'inizio del meeting; questo fa sì che Cogi ascolti ciò che viene detto, ma la registrazione inizia solo quando premi il pulsante Evidenzia. La parte intelligente è che, poiché spesso non si sa in anticipo quando qualcuno sta per dire qualcosa di degno di nota, Cogi mantiene un buffer audio. Quindi, quando tocchi Evidenzia, l'acquisizione dell'audio inizia con i precedenti 15 secondi di audio. (Se preferisci, puoi impostare il buffer di pre-acquisizione su 5, 15, 30 o 45 secondi.)

Quando il pezzo interessante è finito, tocca semplicemente di nuovo per interrompere la registrazione. Non c'è limite alla durata dei momenti salienti: può essere un morso sonoro di cinque secondi o un monologo di 30 minuti. L'idea è di registrare solo i bit cruciali in modo da poter rivedere rapidamente i momenti salienti in un secondo momento.

Tutti i momenti salienti di una riunione sono raggruppati in un'unica sessione e ogni clip può essere nominata per riferimento futuro. È anche possibile aggiungere note di testo e foto a una sessione. Le sessioni possono anche essere taggate: l'app ti consente di cercare nei tuoi contatti i nomi degli oratori da taggare, oltre a fornire tag predefiniti come #FollowUp, #Importante o #Promemoria. È possibile cercare tag e note per facilitare l'individuazione di vecchie registrazioni in un secondo momento.

L'app è gratuita, sebbene sia disponibile un servizio di abbonamento che ti consente di pagare per una trascrizione delle tue note. Poiché l'intero scopo dell'app è registrare solo i momenti salienti di una riunione o di una presentazione, tuttavia, non dovrebbe essere troppo doloroso trascrivere il tuo

Cinque minuti

Disponibile su: iPad

Simile a Cogi, Minutes è progettato per garantire che quei momenti chiave della riunione non vengano dimenticati una volta usciti dalla sala del consiglio. Rende il processo di prendere i minuti il ​​più indolore possibile, a patto che tu possa sopportare di collegarli a un iPad, gestendo tutto, dalla registrazione dei punti di azione all'invio dei minuti finiti ai partecipanti.

Inizi inserendo la descrizione della tua riunione o, se la riunione è già memorizzata nel tuo calendario, Minutes può estrarre il titolo da lì. Quindi aggiungi i partecipanti dai contatti del tuo iPad. Se non disponi di dettagli e-mail memorizzati per un particolare partecipante, il suo nome verrà evidenziato in arancione e potrai toccarlo per aggiungere un indirizzo.

Il modulo Verbale include anche uno spazio di preparazione, dove è possibile digitare eventuali note che rimarranno private (magari accordi per i prossimi incontri). Poi c'è un modulo in cui annoti i minuti come faresti normalmente. Il layout è chiaro, anche se vorremmo vedere più opzioni di formattazione, come la possibilità di sottolineare o rafforzare le intestazioni o di utilizzare elenchi puntati ed elenchi numerati.

Più utilmente, oltre alle note generali, è anche possibile creare punti azione. Il modulo consente di inserire un punto di azione, assegnare un responsabile dall'elenco dei partecipanti e impostare una scadenza.

Quando la riunione è completa e tutte le note e le azioni sono state prese, puoi premere un solo pulsante per inviare i verbali a tutti i partecipanti, con le azioni e le scadenze incluse. Quindi, alla riunione successiva, puoi richiamare i verbali della riunione precedente (ruota l'iPad in modalità orizzontale per accedere alle note delle riunioni precedenti) e spuntare ogni punto di azione, per assicurarti che tutto sia stato fatto. Minutes mantiene le cose chiare, concise e responsabili.

6. Eclipse Manager

Disponibile su: finestre , Windows Phone

Se lavori su più progetti contemporaneamente e utilizzi Windows, dai un'occhiata a Eclipse Manager. Ti aiuta a tenere traccia di tutte le singole attività che devono essere completate per ogni progetto, identificando quali richiedono la tua attenzione immediata e quali possono essere calciate nell'erba alta.

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L'interfaccia utente di Eclipse Manager è suddivisa in cartelle, progetti e attività. Le cartelle organizzano progetti di tipo simile (ad esempio lo sviluppo di app), mentre i progetti (come l'app di gestione dei contatti) comprendono un elenco di attività (wireframe la home page) che devono essere completate. Ogni progetto può essere monitorato, con tre opzioni di addebito: incrementale (con somme assegnate a ciascuna attività), a completamento o oraria. Se stai addebitando l'ora, puoi utilizzare l'app per tenere traccia di quando inizi e interrompi il lavoro su una determinata attività, aiutandoti a tenere sotto controllo la fatturazione.

Le singole attività, nel frattempo, possono essere assegnate a una priorità e scadenze specifiche e ordinate in diverse colonne all'interno dei progetti. Puoi creare colonne per eseguire e completare le attività o creare sottocategorie di attività all'interno di un progetto. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse in uno spazio vuoto in un progetto per visualizzare l'opzione per creare colonne.

Eclipse non è il task manager più sofisticato in circolazione. Non è possibile creare grafici o dipendenze: non è possibile specificare che le attività A e B devono essere eseguite prima che l'attività C possa essere avviata e non è possibile impostare una scadenza complessiva per il progetto.

Eppure proprio questa semplicità è ciò che rende Eclipse così attraente: puoi prendere il software e iniziare in pochi secondi. Basta registrare i tuoi progetti e le tue attività, rivedere ciò che è necessario fare prima nella visualizzazione TimeLine e andare avanti con le cose che fanno guadagnare loro denaro. Il Live Tile ti ricorderà la tua lista di cose da fare se ti distrai.