Qual è il modo migliore per sincronizzare l'email su tutti i dispositivi?

Quanti dispositivi abilitati alla posta elettronica possiedi? E quanti ne usi regolarmente? Per me è un desktop in ufficio, un grosso laptop Windows potente che uso a casa e uno più portatile che porto in viaggio, un Mac, tre tablet (viaggio, comodino e tavolino da caffè) e forse quattro telefoni diversi che Sto provando in qualsiasi momento.

Ora mi rendo conto di non essere un utente tipico, soprattutto perché tre dei telefoni e uno dei tablet sono in prestito, ma non credo sia insolito che qualcuno abbia un PC da lavoro, un PC di casa, un laptop, un telefono e possibilmente un tablet, tutti che necessitano dell'accesso allo stesso account di posta elettronica. O più probabilmente, più account.

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Non credo sia insolito avere un PC da lavoro, un PC di casa, un laptop, un telefono e possibilmente un tablet

Ci sono problemi, tuttavia, e non derivano tanto dall'invio o dalla ricezione di e-mail: la maggior parte dei dispositivi in ​​questi giorni viene fornita con client brillanti per farlo. No, ciò che infastidisce le persone è mantenere la propria posta sincronizzata correttamente su più computer e palmari. Se stai ancora lavorando con POP3 (e molte persone sono costrette a farlo), una particolare email in arrivo potrebbe essere stata scaricata su un dispositivo ed eliminata dal server; quindi, se vuoi rispondere dal tuo telefono o tablet, scoprirai che non è presente. Allo stesso modo, se hai risposto a un'e-mail un paio di settimane fa e desideri farvi riferimento nella cartella Posta inviata, di nuovo con una configurazione POP3 tradizionale, dovrai essere sulla stessa macchina per farlo. È molto disordinato.

Ci sono una serie di soluzioni e ne esaminerò alcune qui: il mio elenco non sarà completo e sono sicuro che alcuni di voi avranno altre idee (probabilmente migliori), quindi sentitevi liberi di aggiungere un commento di seguito.

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Le basi

Cominciamo dalle basi. Per impostazione predefinita, la maggior parte dei client di posta eliminerà un'e-mail da un server POP3 non appena viene scaricata: di solito troverai un'opzione sepolta da qualche parte nelle impostazioni o nelle opzioni, per lasciare l'email sul server per xx giorni. Impostalo su qualcosa come 30 giorni, o qualunque cosa si adatti al tuo ambiente di lavoro, e almeno riceverai tutte le tue email su tutti i tuoi dispositivi. Dovrai regolare il periodo di tempo in modo che un singolo dispositivo possa stare sulla scrivania senza che tu lo utilizzi. Oh, e ciò che è di vitale importanza è che devi apportare questa modifica alla configurazione su tutti i tuoi client POP3: lascia solo uno sull'impostazione predefinita e interromperà completamente l'installazione.

E le e-mail inviate? Come li ottieni su tutti i tuoi dispositivi? Beh, forse è un po 'goffo, ma il modo più semplice è inviare in CC (o preferibilmente BCC) tutte le tue email a te stesso. In effetti, sarai in grado di impostare molti client di posta in modo che lo facciano automaticamente. Con altri, Outlook come esempio, puoi creare una regola per inoltrare automaticamente tutte le e-mail inviate a un altro indirizzo, e questo può essere il tuo indirizzo, ricollegando così le e-mail al tuo account.

Sfortunatamente, con Outlook 2010 puoi solo eseguire il CC, non tali email in BCC, il che non è un grosso problema, ma può sembrare strano quando gli altri vedono che stai CCing te stesso su tutte le tue email. C'è un modo per aggirare questo problema utilizzando il codice VB personalizzato, e forse è qualcosa su cui tornerò in futuro.

Molte persone semplicemente non vogliono che Google abbia accesso a tutte le loro email e indirizzarle con annunci e servizi basati sui contenuti

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Un'altra opzione, ed è quella che molte persone consigliano, è quella di configurare un account Gmail o Hotmail e utilizzarlo come archivio di posta elettronica, inoltrando lì i messaggi in entrata e in uscita. Funziona bene, ma non lo trovo particolarmente conveniente: se stai cercando un'e-mail di un anno fa, ad esempio, ma hai solo una vaga nozione del nome della persona con cui stavi comunicando, concludi facendo diverse ricerche in due posti diversi.

Potresti chiedere, perché non utilizzare Gmail come principale provider di posta elettronica? Questa è un'opzione, soprattutto se utilizzi la versione Apps che ti consente di utilizzare il tuo nome di dominio (credo che il nostro stimato editore RWC Dick Pountain lo faccia). I problemi sorgono se devi accedere e agire in base a email provenienti da più fonti: ad esempio, ho un server di posta che si occupa delle email personali e di PC Pro, quindi cst-group.com per la mia agenzia web, demographix.com per il sondaggio online compagnia con cui do una mano, più qualche altra. La maggior parte delle persone non può obbligare il proprio datore di lavoro o ISP a utilizzare Gmail!

Esiste anche un potenziale problema di ficcanaso, dal momento che molte persone semplicemente non vogliono che Google abbia accesso a tutte le loro email e li indirizzi con annunci e servizi basati sul contenuto. Certo, puoi disattivare questa opzione nelle impostazioni di Gmail, ma non ho mai visto una dichiarazione chiara da parte di Google sul fatto che questo disattivi effettivamente la scansione della posta o semplicemente non visualizzi annunci mirati. Per tutti questi motivi Gmail e Hotmail semplicemente non saranno opzioni praticabili per molte persone, né come provider principali né come archivi di posta elettronica.