DocuSign è senza dubbio il principale fornitore di servizi cloud al mondo per firme e accordi elettronici. Ma mentre può semplificare i flussi di lavoro, le transazioni e gli scambi di documenti, DocuSign non è perfetto.
Uno dei problemi principali che gli utenti possono incontrare riguarda la correzione degli errori in una firma. Il processo stesso è piuttosto semplice. Tuttavia, ci sono molti casi in cui potrebbe non funzionare a causa di vari fattori.
Questo articolo esaminerà i processi di adozione e modifica della firma nelle buste, il profilo dell'account e i motivi per cui DocuSign non ti consente di modificare la tua firma.
Cambia la firma dell'account in DocuSign
Uno dei modi più veloci per modificare la firma in DocuSign è adottare un approccio a livello di account. Ecco come puoi gestire il tuo profilo per modificare, rimuovere o aggiungere firme:
- Accedi al tuo account DocuSign.
- Fare clic sull'icona dell'utente.
- Seleziona 'Gestisci profilo'.
- Fai clic su 'Firme'.
- Seleziona 'Cambia', 'Elimina' o 'Aggiungi nuovo' per modificare le firme del tuo account.
Ricorda che puoi modificare lo stile e il disegno di una firma prima di caricarla sul tuo account.
Adotta una nuova firma in DocuSign
È sempre possibile adottare una nuova firma se si desidera modificare la firma quando si firma un documento. Sebbene sia un processo lungo, è piuttosto semplice per la maggior parte degli utenti.
Ecco i passaggi che devi seguire:
- Usa DocuSign per andare al documento desiderato.
- Spuntare la casella 'Registri elettronici e divulgazione della firma'.
- Premi 'Continua' per aprire il documento.
- Premere 'Start' per passare al primo campo della firma.
- Fare clic sul campo 'Obbligatorio - Firma qui' per aprire la casella 'Adotta la tua firma'.
- Apporta le tue modifiche.
- Fare clic sul pulsante 'Adotta e firma'.
- Premi 'Fine'.
Hai quattro opzioni quando modifichi e adotti una firma.
Innanzitutto, puoi modificare lo stile per regolare l'aspetto delle iniziali e della firma nel suo insieme. In secondo luogo, puoi scegliere di disegnare una nuova firma da utilizzare nel tuo documento.
Il 'Usa Signature Pad' è un'altra opzione solida.
Puoi acquisire una firma in tempo reale da un signature pad. Ma non tutti hanno un signature pad o capacità di disegno.
Se sei tu, c'è un'alternativa. L'opzione 'Carica' consente di caricare un file immagine della firma. Ricorda solo di confermare il tuo nome completo e le iniziali nei rispettivi campi prima di adottare una nuova firma e firmare il file.
Come modificare le buste in DocuSign
La firma del documento potrebbe non essere l'unico elemento che necessita di una o due correzioni. La buona notizia è che puoi correggere le buste in DocuSign. Tuttavia, non puoi farlo se la busta è già stata completata.
Se trovi una busta con errori con stato “in attesa di altri”, ecco cosa devi fare per apportare correzioni.
- Accedi al tuo account DocuSign.
- Passare alla scheda 'Buste'.
- Fai clic su una busta contrassegnata come 'in attesa di altri' e premi 'Correggi'.
- Modifica la busta per correggere gli errori e fai clic sul pulsante 'Invia' per confermare le correzioni.
Quando modifichi una busta, puoi correggere più campi, come:
- I documenti caricati
- Le informazioni sul destinatario
- Il nome della busta
- Il messaggio di posta elettronica per i destinatari
- Il campo della firma
Puoi anche aggiungere più destinatari alla busta facendo clic sul pulsante 'Aggiungi destinatario'.
Motivi per cui non è possibile modificare la firma in DocuSign
Solo perché puoi cambiare la firma in DocuSign non significa che puoi sempre farlo. Alcuni scenari impediscono agli utenti di modificare la firma.
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Nomi dei destinatari bloccati
I mittenti hanno la possibilità di bloccare i nomi dei destinatari in DocuSign. Quando lo fanno, non puoi cambiare la firma a piacimento. È meglio verificare con l'amministratore dell'account per scoprire se questo è il problema.
A volte non è possibile superare i nomi dei destinatari bloccati per modificare la firma, soprattutto quando sono presenti più destinatari. In tal caso, è meglio annullare una busta, modificare la firma e creare una nuova busta.
Utilizzo dell'app per dispositivi mobili
Se usi DocuSign per Android e iOS, scoprirai che le app mobili hanno funzionalità limitate. Nonostante la compatibilità di DocuSign con iPad, iPhone, telefoni Android e dispositivi Windows, non è possibile modificare la firma al volo.
Solo la versione desktop di DocuSign consente agli utenti di aggiungere una nuova firma. Passa alla versione desktop e verifica se il problema persiste. In caso contrario, utilizzare la procedura standard per modificare o adottare una nuova firma. Le modifiche verranno sincronizzate su tutti i tuoi dispositivi e sarai in grado di utilizzare la nuova firma dalla tua app mobile DocuSign.
Sei l'unico firmatario
A volte potresti voler aggiungere una firma salvata in DocuSign. Sfortunatamente, questo non funzionerà per impostazione predefinita se sei l'unico firmatario.
Per ovviare a questo problema, devi prima inviarti una nuova busta e diventare l'unico destinatario. Questo vale per la tua firma predefinita. Tuttavia, avrai la possibilità di selezionare una firma DocuSign salvata diversa.
Conto inattivo
Gli utenti senza account DocuSign attivi non possono modificare la firma selezionata. Assicurati che il tuo account sia attivo prima di modificare la firma. Se il tuo account è attivo, potresti riscontrare un problema diverso.
Altri problemi di modifica della firma possono includere quanto segue:
- Il file contiene firme universali come quelle nei documenti Sign Part 11 Module Enabled.
- Il tuo documento era già firmato e restituito.
- Hai usato la firma di persona.
Il nome completo ha già una firma
DocuSign consente solo una firma per ogni nome completo. Per modificare la firma adottata per un nome completo con una firma preesistente, è necessario eliminare la vecchia firma e crearne una nuova da zero.
In tal caso, il processo è abbastanza semplice. Ecco i passi da seguire:
- Accedi al tuo account DocuSign.
- Fare clic sull'icona dell'utente.
- Seleziona 'Gestisci profilo'.
- Fai clic su 'Firme'.
- Vai su 'Elimina' e rimuovi una firma dal tuo account.
- Premi il pulsante 'Aggiungi nuovo' per creare una nuova firma per un determinato nome completo.
Perché gli utenti devono modificare una firma in DocuSign
Molti scenari possono richiedere una modifica della firma, sia al volo che a livello di account. Alcuni dei più comuni includono quanto segue:
- I nomi con errori di ortografia devono essere modificati.
- L'utente ha cambiato nome dall'ultima volta che ha firmato.
- La firma deve essere ridimensionata per adattarsi al documento.
- I destinatari condividono un indirizzo e-mail ma hanno firme diverse.
Naturalmente, gli utenti potrebbero anche voler modificare le proprie firme DocuSign per preferenze personali e motivi stilistici.
Domande frequenti aggiuntive
Posso modificare un documento DocuSign dopo averlo inviato?
Le buste DocuSign contrassegnate con il tag 'Completato' non sono più modificabili. L'unico modo per correggere gli errori prima che il destinatario firmi la busta è annullare la vecchia busta e crearne una nuova.
Posso ritirare una firma su DocuSign?
Dopo aver firmato un documento tramite DocuSign, la busta va al destinatario successivo nell'elenco per la firma. Pertanto, non puoi ritirare personalmente la firma.
Tuttavia, il mittente originale può aiutarti a rivedere la tua firma per modificarla o rimuoverla completamente dalla busta. Il destinatario con privilegi di modifica della busta può anche aiutarti a ritirare una firma.
Come posso cancellare un documento DocuSign completato e firmato?
Non è possibile correggere o annullare (annullare) un documento o una busta 'Completato' in DocuSign. Gli unici documenti che puoi modificare, per cambiare una firma, ad esempio, sono quelli contrassegnati come 'Creato', 'Inviato' o 'Consegnato'. Anche allora, devi avere i privilegi per farlo.
Come abilitare le modifiche del destinatario in DocuSign
Come mittente, puoi rendere un documento DocuSign o una busta modificabile dai destinatari. Prima di inviare la busta, vai al menu 'Opzioni avanzate'. Da lì, vai su 'Modifica' e seleziona la casella accanto a 'Consenti' per consentire ai destinatari di modificare la busta.
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Questo aiuta gli altri utenti a modificare le proprie firme o ad apportare correzioni a file, messaggi e-mail, informazioni di contatto, ecc.
Rendi la tua firma unica e immediatamente riconoscibile
Come puoi vedere, DocuSign offre una flessibilità sufficiente quando si tratta di firme. Puoi disegnare, catturare e cambiare gli stili praticamente a piacimento. L'app ti consente di rimuovere, modificare e aggiungere facilmente nuove firme al tuo account e modificare il campo della firma nelle buste.
L'unico problema è assicurarti di soddisfare i criteri di modifica della firma stabiliti dalle politiche di DocuSign e dagli amministratori dell'account. Finché soddisfi le condizioni, la modifica di una firma dovrebbe richiedere più di qualche minuto.
Cosa ne pensi del sistema di gestione delle firme di DocuSign? Fateci sapere nella sezione commenti qui sotto.
