Noi abbiamo guardato alle insidie dell'utilizzo di un'applicazione per fogli di calcolo come Excel per memorizzare elenchi di dati. All'inizio questo approccio può sembrare la soluzione migliore, ma è possibile incontrare problemi nella condivisione di tali dati con più utenti, nella convalida del contenuto o persino nella navigazione dei dati. Perché? Perché stai utilizzando uno strumento che non è stato progettato per svolgere il lavoro.
Ora considereremo un caso immaginario (ma tipico) di un'azienda che utilizza un elenco basato su un foglio di calcolo e vedremo come questo potrebbe essere convertito in un'applicazione di database per superare tali problemi.
Come le cartelle di lavoro sfuggono di mano
Il nostro elenco è iniziato come una semplice registrazione dei progetti intrapresi per i clienti. Man mano che l'azienda cresceva, cresceva anche il numero di clienti, con nomi e dettagli di contatto aggiunti alla cartella di lavoro. Inoltre, era necessario un modo per registrare ciò che i vari membri del personale stavano facendo su questi progetti, quindi sono stati aggiunti ancora più dati in questo libro di lavoro.
A questo punto l'approccio del foglio di calcolo è diventato impraticabile: c'erano troppe persone che cercavano di mantenerlo aggiornato, spesso contemporaneamente. L'azienda ha provato a istituire una rotazione, in modo che le persone si alternassero per aggiornare la cartella di lavoro, ma questo significava che alcune attività venivano dimenticate prima di essere registrate.
Alla fine, le persone impostano le proprie cartelle di lavoro per tenere traccia delle proprie attività, a volte ricordandosi di copiare i dati nella cartella di lavoro principale alla fine della settimana. I dipendenti hanno sviluppato una propria scorciatoia per questi libri e alcuni hanno modificato la formattazione e l'ordine delle colonne per adattarli al proprio modo di lavorare. La copia di questi dati nella cartella di lavoro principale ha provocato un orribile pasticcio.
Questo potrebbe essere un esempio inventato, ma in realtà ho visto tutte queste pratiche nella vita reale. Diamo uno sguardo più da vicino ad alcuni dei problemi sollevati da questo metodo di lavoro.
Molti problemi
Puoi vedere il primo foglio del nostro foglio di calcolo immaginario. La prima colonna riporta il nome del progetto a cui si riferisce ciascuna voce. Alcuni di questi nomi, tuttavia, sono lunghi, quindi il personale potrebbe essere stato tentato di usare abbreviazioni; di conseguenza, si sono introdotti errori di battitura. Ciò rende difficile stabilire quali attività appartengono a quale progetto. La soluzione non deve essere difficile: puoi scegliere un nome breve per ogni progetto su cui tutti sono d'accordo o dare a ogni progetto un numero ID e tradurlo automaticamente nel nome del progetto.
C'è un problema simile con la colonna Iniziato. Alcune celle contengono una data, ma altre registrano solo un mese e uno o due record dicono semplicemente Sì. Excel supporta la convalida dei dati, quindi è possibile garantire che determinate celle contengano sempre dati di un tipo particolare, ma quando un foglio di calcolo viene sviluppato in modo ad hoc, viene utilizzato raramente.
A questo punto l'approccio del foglio di calcolo diventa impraticabile: c'erano troppe persone che cercavano di mantenerlo aggiornato
Non avrai questo problema in un'applicazione di database, poiché il tipo di dati del campo verrà corretto dall'inizio. Se non conosci la data esatta di inizio dei lavori, puoi utilizzare il primo del mese o il 1 ° gennaio se conosci solo l'anno. Se il progetto non è ancora stato avviato, potresti lasciare il campo vuoto: un NULL in termini di database. Se sapevi che il progetto era stato avviato ma non sapevi quando, puoi utilizzare una data che normalmente sarebbe impossibile per i tuoi dati, come 1/1/1900. Immediatamente diventa facile ordinare i progetti e ottenere una panoramica cronologica dell'attività.
Una sfida più sottile è presentata dalla colonna denominata Cliente. Le voci in questa colonna non sono collegate a nient'altro nella cartella di lavoro, ma c'è un elenco di clienti nel foglio 1, che è probabilmente ciò a cui si riferisce. La memorizzazione di più elenchi degli stessi elementi, indicati con nomi diversi, crea confusione. È necessario chiarire la denominazione e stabilire un nome univoco per questa entità: sono clienti o clienti?
La colonna Stato è un'altra in cui non è stata eseguita alcuna convalida, quindi le persone hanno nuovamente scelto di scrivere quello che vogliono. Sarebbe meglio stabilire un breve elenco di tutti i valori consentiti.
Il secondo foglio, il foglio 1, è altrettanto problematico. Per cominciare, il nome del foglio non è descrittivo. Ciò che in realtà contiene è un elenco con intestazione Clienti, ma non è formattato come una tabella in Excel: l'indirizzo è in un campo, il che limita la tua capacità di utilizzare gli strumenti incorporati di Excel per cercarlo o ordinarlo. Ad esempio, potresti filtrare gli indirizzi che contengono Cardiff, ma i risultati includerebbero anche quelli su Cardiff Road a Newport.
Quando si tratta di indirizzi, l'approccio migliore è utilizzare campi separati per codice postale, contea, città e via (sebbene le informazioni sulla contea siano facoltative per gli indirizzi del Regno Unito - vedi Nessuna contee, per favore, siamo britannici). Street dovrebbe contenere tutto ciò che non si trova nelle altre parti dell'indirizzo.
C'è un campo Contatto, che presenta anche problemi. Laddove abbiamo diversi contatti all'interno di un'azienda con un solo cliente, i loro nomi sono stati tutti raggruppati in questo campo, con i loro numeri di telefono e indirizzi e-mail inseriti in modo simile negli altri campi. Separarli sarà difficile, soprattutto se ci sono tre nomi nel campo Contatto ma solo due numeri di telefono.
L'ultima colonna di questo foglio è intitolata Ultimo contatto: i dipendenti dovrebbero aggiornarlo ogni volta che entrano in contatto con un cliente. Poiché queste informazioni sono una cosa in più da ricordare per il dipendente e non vi è alcuna garanzia che lo faranno, soprattutto perché sono nascoste in un secondo foglio, non sono affidabili. Questo è davvero qualcosa che il computer dovrebbe monitorare automaticamente.
Infine arriviamo alle schede Attività, che dettagliano le attività e i commenti per ogni lavoratore. Questi non sono denominati in modo coerente e non contengono le stesse colonne nello stesso ordine. Sebbene abbia senso per i singoli utenti inserire i propri dati nei propri fogli, la mancanza di coerenza rende difficile la raccolta e l'analisi dei dati. Quando un manager vuole vedere quale lavoro è stato fatto su ogni progetto, ad esempio, tutte le attività devono essere copiate a mano dai singoli fogli in un unico elenco prima di poter essere ordinate e riportate.
Costruire il tuo database
Risolvere questi problemi richiederà un po 'di lavoro, forse diversi giorni. Poiché gli utenti dovranno probabilmente continuare a utilizzare il vecchio sistema mentre ne stiamo creando uno nuovo, è meglio fare una copia delle cartelle di lavoro esistenti da cui lavorare. Ciò significa che vorremo documentare ogni passaggio della conversione dei dati, in modo da poterlo rifare rapidamente quando sarà il momento di passare al nuovo sistema.
La prima cosa che devi fare è pulire i dati nella cartella di lavoro di Excel. L'utilizzo di Trova e sostituisci può essere d'aiuto e dovresti eliminare qualsiasi colonna o riga che non contenga dati (ad eccezione della riga dell'intestazione di colonna, che deve essere mantenuta). Aggiungi una colonna ID a ciascun foglio, nella colonna A, e popolala con numeri incrementali digitando 1 nella prima cella, selezionando in fondo ai dati (Maiusc + Fine, Giù) quindi utilizzando il comando Riempi in basso (Ctrl + D ). Creare un elenco principale di nomi di progetto e, ovunque sia registrato un nome di progetto, utilizzare la funzione VLookup () per confermare il suo numero ID principale; se non c'è un numero, c'è un'incongruenza nei tuoi dati.
Una volta che i tuoi dati sono puliti, è il momento di progettare un nuovo database per conservarli. Useremo Access 2013, perché nel nostro esempio teorico è disponibile per tutti i nostri utenti tramite il nostro abbonamento a Office 365. Quando crei un nuovo database di Access, puoi scegliere di crearlo come un'app Web di Access o un database di Access Desktop. Le app Web hanno un'interfaccia semplificata e possono essere utilizzate solo se si dispone di Office 365 con SharePoint Online o SharePoint Server 2013 con Access Services e SQL Server 2012. Utilizzeremo il database desktop tradizionale, poiché offre più opzioni e un maggiore controllo sul l'esperienza utente.
Selezionare per creare un nuovo database desktop e assegnargli un nome: Access crea una nuova tabella denominata Tabella 1 e ti colloca nella visualizzazione struttura con una colonna, denominata ID. Qui puoi progettare le tabelle di cui avrai bisogno nel tuo database. Ogni tabella dovrebbe avere un campo ID (un numero intero incrementale automaticamente), ma per evitare confusione è meglio dargli un nome più descrittivo. Nella tabella Progetti sarebbe ProjectID, CustomerID nella tabella Clienti e così via.
È possibile impostare il tipo di dati per ogni colonna creata ed è necessario assegnare un nome a ciascuna colonna e impostare qualsiasi altra proprietà e formattazione appropriata per il campo. Come per il campo ID, assicurati che i nomi delle colonne rendano ovvio quali dati devono essere inseriti nel campo, quindi, ad esempio, utilizza ProjectName anziché solo Name, DueDate anziché Due. È possibile utilizzare il pulsante Nome e didascalia sulla barra multifunzione per creare una didascalia abbreviata e il nome esplicito. Puoi utilizzare spazi nei nomi delle colonne, ma dovrai racchiuderli tra parentesi quadre quando scrivi query e rapporti.
Sebbene abbia senso per gli utenti inserire i propri dati nei propri fogli, la mancanza di coerenza rende difficile l'analisi
Imposta la formattazione su colonne come PercentageComplete su Percent e le date su ShortDate, e anche la lunghezza massima dei campi di testo su un valore ragionevole, altrimenti saranno tutti lunghi 255 caratteri. Ricorda che alcune parole (come Data) sono riservate, quindi non puoi usarle come nomi di colonne: usa invece TaskDate o qualcos'altro più descrittivo.
Quando si tratta di colonne in cui si desidera cercare un valore in un'altra tabella (come la colonna Cliente nella tabella Progetti), definire quelle altre tabelle in Access prima di aggiungere la colonna di ricerca. Quando si tratta di Stato, l'opzione più semplice è semplicemente digitare i valori da mostrare nell'elenco a discesa, ma questo rende difficile aggiungere o modificare l'elenco dei possibili valori in un secondo momento. A meno che tu non abbia a che fare con un breve elenco in cui è improbabile che i valori possibili cambino, come un campo che registra il sesso di qualcuno, è un'idea migliore creare un'altra tabella per voci come ProjectStatus. Ciò consente di aggiungere facilmente ulteriori opzioni all'elenco in futuro senza modifiche alla programmazione.
Miglioramenti
Mentre stiamo progettando il nostro database, possiamo implementare miglioramenti rispetto al vecchio modo di fare le cose basato su fogli di calcolo. Un reclamo che i nostri utenti avevano con le loro cartelle di lavoro di Excel era che ogni attività conteneva solo una cella per i commenti e talvolta dovevano fare più di un commento su un'attività o, il supervisore doveva fare un commento su un'attività e quindi l'utente rispondere a questo. Riempire tutto in una singola cella ha reso difficile vedere quando e da chi sono stati fatti i commenti. Possiamo fare di meglio creando una tabella separata per i commenti, collegata alla tabella Attività. In questo modo, ogni attività può avere tutti i commenti necessari, con campi separati per la data, il nome utente e il testo di ciascuno.
Un altro miglioramento che possiamo apportare consiste nell'impostare voci come ProjectStatus in modo che vengano visualizzate in un ordine particolare, piuttosto che in ordine alfabetico: ad esempio, potresti volere che Completed vada in fondo all'elenco. Per fare ciò, aggiungi una colonna DisplayOrder e usala per ordinare l'elenco di ricerca. Non essere tentato di utilizzare il campo ID; con questo, qualsiasi nuovo record potrebbe andare solo alla fine della lista.
Per garantire che i nostri dati rimangano puliti, possiamo contrassegnare i campi che l'utente deve compilare come obbligatori e aggiungere la convalida per garantire che i dati inseriti siano nella forma corretta. Puoi semplificarti la vita impostando valori predefiniti ragionevoli: il campo CommentDate nella tabella Commenti potrebbe avere il valore predefinito impostato su = Date (), che lo imposterà automaticamente sulla data odierna ogni volta che viene creato un nuovo commento. È possibile utilizzare la convalida insieme a una colonna Ritirata in una tabella (un valore booleano) per impedire agli utenti di aggiungere nuovi record con valori specifici. Ciò consente di mantenere i valori storici che erano validi, ma che non vengono più utilizzati. Queste funzionalità possono essere trovate tutte in Strumenti tabella | Scheda Campi sulla barra multifunzione o nelle Proprietà campo in Visualizzazione struttura tabella.
Importare i tuoi dati
Una volta impostate le tabelle, è possibile utilizzare il file Dati esterni | Importa e collega | Pulsante Excel sulla barra multifunzione per aggiungere i dati dalla cartella di lavoro di Excel alle tabelle nel database di Access. Esegui un backup del tuo database di Access vuoto prima di iniziare, nel caso in cui qualcosa vada storto, e inizia popolando le piccole tabelle a mano, se necessario. Esegui un altro backup una volta terminato, in modo da poter tornare a questo punto se qualcosa va storto nei passaggi seguenti.
Ora importa le tabelle principali che non si basano su altre tabelle, come Clienti, prima di terminare con le tabelle che hanno relazioni, come Progetti e Attività. Se riorganizzi e rinomini le colonne nella cartella di lavoro di Excel in modo che corrispondano il più possibile ai campi nel tuo database di Access, non dovresti avere alcuna difficoltà a importare i dati. Ricorda di prendere nota di tutto ciò che fai in modo da poterlo ripetere in seguito se devi convertire nuovamente i dati.
Una volta importati i dati, le tabelle in Visualizzazione foglio dati dovrebbero funzionare in modo simile ai fogli di lavoro di Excel, ma con una convalida, una ricerca e un ordinamento dei dati molto migliori. Se lo desideri, puoi ora iniziare a progettare nuovi moduli e report basati su questi dati: ad esempio, un modulo Master / Dettaglio per i progetti potrebbe mostrare i dati di un progetto nella parte superiore del modulo e una griglia delle attività per quello progetto in fondo.
È inoltre possibile impostare un modulo Attività personali che elenca tutte le attività in sospeso per l'utente corrente e un rapporto Attività in ritardo che elenca tutte le attività in sospeso per tutti gli utenti che hanno superato la data di scadenza.
Nessuna contee, per favore, siamo britannici
Se stai memorizzando gli indirizzi nel tuo database, è importante capire di quali informazioni hai effettivamente bisogno. Sebbene le informazioni sulla contea possano essere utili per il marketing e potrebbero essere necessarie per alcuni indirizzi esteri, non sono più utilizzate ufficialmente negli indirizzi del Regno Unito.
come inviare un messaggio su discord
Il motivo è che gli indirizzi postali del Regno Unito si basano sul concetto di città postale, dove la posta per te viene inviata e smistata prima di essere consegnata a casa tua. Non tutte le città o i villaggi sono serviti da città postali nella stessa contea - ad esempio, Melbourn (nel Cambridgeshire) riceve la posta attraverso Royston (nell'Hertfordshire) - quindi specificare una contea nell'indirizzo non aiuta necessariamente nessuno.
Per evitare confusione, l'ufficio postale ha smesso di utilizzare le contee negli indirizzi nel 1996, basandosi invece sulle informazioni del codice postale e, entro il 2016, prevede di rimuovere i nomi delle contee dal file di dati alias delle informazioni supplementari sull'indirizzo. Quindi, se includi una contea in un indirizzo del Regno Unito, verrà semplicemente ignorata.
