Le app di gestione del team sono ottime per mantenere tutti i membri del team sulla stessa pagina per quanto riguarda l'organizzazione. Con Asana, i manager possono distribuire in modo efficiente le attività e aggiungere membri Ospiti per supportare i team per fornire una forza lavoro aggiuntiva per i loro progetti importanti.
Che tu sia alla guida di una squadra o che tu sia solo un membro, ti parleremo di come padroneggiare la gestione dei progetti e come aggiungere Ospiti alla tua organizzazione o squadra in Asana. Continuate a leggere per saperne di più.
Come aggiungere ospiti in Asana
Asana consente alle aziende di aggiungere nuovi membri, anche se non hanno un dominio di posta elettronica. Questa funzione è utile per aggiungere nuovi collaboratori a compiti specifici o aggiungere clienti per seguire i tuoi progressi. Lo stato di ospite consente a chiunque non abbia un'e-mail con un dominio dell'organizzazione di diventare un ospite dell'organizzazione.
Gli amministratori delle organizzazioni in Asana sono le persone autorizzate a invitare e aggiungere ospiti. Possono decidere chi può aggiungere nuovi membri scegliendo se solo gli amministratori, i membri dell'organizzazione o tutti possono invitare nuove persone nel team.
Ecco come invitare ospiti dalla Console di amministrazione:
- Apri Asana e fai clic sul pulsante Membri nell'angolo in alto a destra.
- Tocca il pulsante Invita membri.
- Digita l'indirizzo email della persona che vuoi invitare.
- Dal menu a tendina, scegli il progetto a cui vuoi assegnarli.
- Conferma facendo clic su Invia.
Ecco i passaggi per invitare qualcuno a partecipare a un progetto:
- Apri Asana e il progetto in cui desideri invitare nuovi Ospiti.
- Fare clic sull'icona Membri e si aprirà una finestra Condividi progetto.
- Puoi invitare nuovi membri del team o ospiti digitando il loro nome o indirizzo email.
Come invitare persone nella tua organizzazione
Il modo più semplice per invitare nuovi membri o ospiti ai tuoi progetti è inviare loro un link di invito condivisibile. Gli utenti di Asana possono condividere questi collegamenti su molti canali come Slack, Microsoft Teams, e-mail o anche tramite messaggio di testo. I link condivisibili sono ottimi per invitare nuovi membri e l'e-mail è la cosa migliore per gli ospiti.
Se vuoi invitare qualcuno a un progetto, ecco cosa devi fare:
- Apri Asana.
- Nella barra laterale sinistra, trova il progetto che desideri condividere.
- Fare clic sul pulsante Condividi situato nell'angolo in alto a destra.
- Scegli se vuoi invitare qualcuno tramite e-mail o un link condivisibile.
- Copia il link per condividere il progetto.
Se vuoi invitare qualcuno nel team, ecco come puoi farlo:
- Apri Asana.
- Fai clic sul nome della tua squadra.
- Tocca il pulsante Invita.
- Nella finestra pop-up, decidi se desideri invitare i membri tramite e-mail o un collegamento.
Domande frequenti aggiuntive
Puoi mantenere privati progetti e attività in Asana?
Sì, hai il pieno controllo di tutti i tuoi progetti in Asana e puoi decidere il loro stato. I controlli delle autorizzazioni ti consentono di tenere d'occhio ogni informazione e la sua visibilità per i membri dell'organizzazione. Ogni individuo può determinare se desidera condividere qualcosa solo con il proprio team e collaboratori o con tutti gli altri nell'organizzazione.
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Se le attività fanno parte di un progetto privato, la loro visibilità è limitata ai soli collaboratori che lavorano direttamente sul progetto e sulle sue attività. Ogni collaboratore può vedere la propria attività o sottoattività, ma non può accedere alle attività di altre persone, anche se si trovano nella stessa organizzazione.
A volte, quando desideri che informazioni specifiche rimangano tra alcuni membri del team, puoi contrassegnare questi progetti come Privati o anche Solo commenti. Una volta impostate le attività come pubbliche, diventano disponibili per tutti dalla tua organizzazione o squadra.
Quando decidi di modificare la privacy del tuo progetto, ecco cosa devi fare:
• Fare clic sul + nell'angolo in alto a destra.
• Lì vedrai tutti i membri e gli ospiti del tuo team e in alto vedrai Rendi privato.
• Dopo aver fatto clic su Rendi privato, il tuo progetto diventa disponibile solo per i membri del team.
In alternativa, se desideri modificare lo stato di un'attività in privato, ecco cosa devi fare:
• Aprire un'attività in Asana.
• Fare clic su Rendi privato nell'angolo in alto a destra.
• In questo modo, l'attività è privata e può essere visualizzata solo da te e dagli altri collaboratori.
• Rimuovi tutti i collaboratori in fondo alla pagina se desideri che questa attività sia privata.
Puoi aggiungere membri e ospiti allo stesso progetto?
Infatti, puoi aggiungere sia Membri che Ospiti allo stesso progetto. Una volta che sono nella stessa squadra, saranno in grado di vedere i nomi degli altri e interagire di più. Se due Ospiti si vedono attualmente come Utente Privato, significa che non stanno lavorando allo stesso progetto o non fanno parte dello stesso team. Una volta assegnati allo stesso progetto, i loro nomi diventano visibili.
I membri possono invitare gli ospiti all'organizzazione, ma gli amministratori sono quelli che prendono le decisioni finali. Ovviamente, un Membro può aggiungere Ospiti solo ai progetti su cui sta lavorando e l'Amministratore può aggiungerli a tutti i progetti attivi, oltre a quelli nascosti.
Puoi avere più assegnatari in Asana?
Attualmente, non è possibile avere più assegnatari in Asana. Una sola persona può essere assegnata a un'attività in quanto è responsabile del suo completamento.
Un modo per condividere un'attività tra persone diverse consiste nell'aggiungere una o più attività secondarie, in cui è possibile inserire facilmente più collaboratori. Un altro modo è utilizzare l'opzione Assegna copie e avere più persone che lavorano sulle copie della stessa attività.
Asana si integra con i team?
Asana e Microsoft Teams hanno co-creato uno strumento di gestione del team di successo. Utilizzando Asana per Microsoft Teams, i team possono lavorare insieme in modo più efficiente. All'interno di questa integrazione, puoi usare Teams per parlare con i collaboratori e Asana per distribuire le attività.
Ecco cosa ti consente di fare l'integrazione:
• Segui le attività, i progetti e gli aggiornamenti di Asana all'interno di Teams.
• Usa Teams per cercare progetti in Asana.
• Crea notifiche personalizzate che funzionano su entrambe le piattaforme.
• Personalizza tutte le tue preferenze di notifica.
• Utilizzare tutti i file di Microsoft Office e allegarli a progetti e attività Asana.
• Utilizzare OneDrive per archiviare tutti i dati importanti per attività e progetti Asana.
Cosa possono fare gli ospiti ad Asana?
Gli ospiti non possono avere lo stesso livello di accesso dei membri dell'organizzazione. Inoltre, saranno in grado di vedere solo le informazioni o i file specificamente condivisi con loro o all'interno di un gruppo a cui appartengono. Gli ospiti possono vedere attività, progetti e progetti pubblici che sono stati condivisi con loro ma non hanno l'autorizzazione per modificare loro.
Sono disponibili funzionalità a pagamento, ma quando si tratta di creare, modificare o persino eliminare i campi personalizzati, ciò sarà impossibile se sei un ospite in Asana.
Ecco cosa hanno accesso gli ospiti:
• Gli ospiti non possono diventare membri del gruppo
• Gli ospiti non possono diventare membri del gruppo senza cambiare il loro indirizzo e-mail
• Gli ospiti non possono esplorare altri team o accedere a gruppi diversi all'interno dell'organizzazione
Cosa significa essere un ospite in un'organizzazione?
Gli ospiti sono utenti che non dispongono di un account di posta elettronica ufficiale dell'azienda. Ricevono un invito ad aiutare il team con uno o più progetti a portata di mano. Con uno stato di Ospite, puoi comunicare con clienti, clienti o chiunque altro lavori al progetto. Tuttavia, all'interno dell'Organizzazione, puoi vedere solo ciò che gli altri hanno condiviso con te.
In Asana, gli Ospiti possono aggiungere o modificare valori all'interno del progetto o dell'attività, ma non possono eliminarli o crearne di nuovi. Inoltre, hanno accesso a tutte le funzionalità premium che consenti loro di utilizzare, ad eccezione della gestione dei campi personalizzati.
Gli ospiti possono vedersi?
Gli ospiti possono vedersi solo se stanno lavorando insieme ad almeno un progetto. Altrimenti, vedranno gli altri come Utenti privati. In questo modo, l'organizzazione si assicura che non possano vedere i loro nomi a meno che non stiano lavorando insieme a qualcosa.
Qual è la differenza tra un ospite e un membro ad accesso limitato?
Gli ospiti e i membri ad accesso limitato (LAM) sono entrambi in fondo alla scala aziendale. In sostanza, i LAM fanno già parte dell'organizzazione, mentre gli Ospiti sono membri temporanei del team. Naturalmente, se un Ospite mostra talento e risultati soddisfacenti, può diventare un LAM o addirittura un Membro.
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Sebbene gli ospiti non condividano il dominio dell'azienda e non contino nel piano Asana, i LAM hanno un indirizzo e-mail aziendale e un numero di posti in un'azienda. Lo stato di ospite esiste solo all'interno di Organizzazioni e LAM che fanno parte sia di Organizzazioni che di Aree di lavoro in Asana.
Rimani sempre in pista
Gestire i team non è un compito facile, ma strumenti come Asana possono aiutarti a gestire il carico di lavoro e creare team funzionali che consegnano in tempo. Dotato di un toolkit specifico che consente agli amministratori di aggiungere membri, ospiti e modificare i membri del team in pochi clic, è uno strumento indispensabile per qualsiasi azienda professionale.
Speriamo di averti aiutato a capire come funziona Asana e come sfruttarlo al meglio. Inoltre, ora sai come aggiungere Ospiti al tuo team e gestire la visibilità di tutti i tuoi progetti.
Ti piace usare Asana? Lo stai usando con Microsoft Teams?
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