Come ordinare automaticamente le email in Gmail

Senza dubbio, Gmail è il servizio di posta elettronica più popolare. Funziona alla grande con app di terze parti per sincronizzare i contenuti su diversi protocolli. Ti offre anche buone opzioni per automatizzare, gestire e ordinare le tue email.

Questo viene fatto tramite etichette intelligenti che possono essere utilizzate come cartelle e ci sono alcune etichette predefinite che dovrebbero ordinare automaticamente i messaggi in arrivo. A dire il vero, potrebbe volerci del tempo per impostare e programmare tutto. Tuttavia, otterrai una casella di posta pulita e ordinata e sarà più facile selezionare e ordinare in blocco tutte le email.

Cosa sono le etichette intelligenti?

Per impostazione predefinita, le etichette intelligenti suddividono le e-mail in arrivo in cinque categorie. Ecco cosa sono:

Social: questa etichetta contiene e-mail da servizi di incontri, social media e altri siti Web di condivisione di media.

1. Aggiornamenti – Le tue ricevute digitali, fatture, conferme e rendiconti finanziari finiscono nell'etichetta Aggiornamenti.
2. Primario – I messaggi che non appartengono a nessun altro e le email personali vanno all'etichetta Principale.
3. Forum – Le e-mail relative ai messaggi di bacheche, gruppi e forum online vengono visualizzate nella scheda Forum.
4. Promozioni – Le fastidiose e-mail esplosive e le campagne di marketing vengono inviate a Promozioni.

Nota: Gmail è molto bravo a filtrare le e-mail nelle etichette purché siano abilitate e configurate correttamente. Tuttavia, alcune delle nuove email potrebbero ancora finire nella scheda Principale.

Configurazione delle etichette intelligenti

Google ti consente di scegliere quali etichette intelligenti visualizzare nella tua casella di posta. Ad esempio, il menu di configurazione è dove puoi rimuovere Promozioni o Social dalla tua casella di posta. Questo è quello che hai bisogno di fare.

Passo 1

Fare clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra dello schermo per accedere al menu Impostazioni. Quindi fare clic su Visualizza tutte le impostazioni.

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Passo 2

Ora seleziona Posta in arrivo e fai clic sulla casella davanti alle etichette che desideri ricevere nella posta in arrivo. A meno che tu non abbia davvero bisogno delle e-mail promozionali o sociali, sentiti libero di tenere tutto deselezionato. Al termine, fai clic su Salva modifiche per confermare e sei a posto.

Utilizzo dei filtri per l'ordinamento automatico delle e-mail

I filtri servono per ordinare automaticamente le email e metterle sotto un'etichetta corretta. Come indicato, i filtri predefiniti fanno un buon lavoro da soli e puoi anche impostarne di personalizzati.

Passo 1

Avvia Gmail e fai clic sulla piccola freccia in basso nella barra di ricerca (la freccia si trova all'estrema destra della barra). Viene visualizzato un modulo digitale e devi compilare le sezioni pertinenti.

Passo 2

Il modulo è abbastanza completo e include l'e-mail del mittente e del destinatario, l'oggetto, la dimensione, la data, ecc. Il campo Include le parole è piuttosto interessante perché consente di inserire le parole chiave di destinazione e inviare lo spam direttamente all'oblio digitale.

Passaggio 3

Una volta riempiti i campi, fai clic su Crea filtro e viene visualizzata un'altra finestra pop-up, quindi dovresti scegliere Salta la posta in arrivo (archiviala). In questo modo ti assicuri che le email di filtro evitino la tua casella di posta e vengano visualizzate solo sotto l'etichetta designata. Dovresti anche scegliere Applica filtro anche aquindiciconversazioni corrispondenti situate nella parte inferiore della finestra a comparsa.

Passaggio 4

C'è una freccia a discesa accanto ad Applica l'etichetta, fai clic su quella freccia e seleziona l'etichetta che corrisponde alle email filtrate.

Suggerimento dell'esperto: Google non limita le tue opzioni alle etichette predefinite. Fai clic su Nuova etichetta e creane una personalizzata che corrisponda alle tue esigenze.

Passaggio 5

Infine, fai nuovamente clic su Crea filtro e tutte le e-mail filtrate passano dalla tua casella di posta e nell'etichetta. Questo vale anche per le vecchie email che hai ricevuto da un determinato mittente. Puoi visualizzare in anteprima le e-mail filtrate se selezioni Tutti i messaggi o vai a quel filtro.

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Considerazione importante

I messaggi filtrati vengono visualizzati nelle rispettive cartelle quando utilizzi un client di posta elettronica per accedere a Gmail tramite IMAP. D'altra parte, questo non si applica quando utilizzi POP Gmail. Questa volta, i messaggi filtrati vengono visualizzati con tutti i nuovi messaggi.

Esportazione e importazione di filtri

Potresti non saperlo, ma Google ti consente di esportare e importare filtri. Questo può essere un vero toccasana se devi passare a un nuovo client di posta elettronica.

Per esportare i filtri, apri le Impostazioni di Gmail, fai clic su Visualizza tutte le impostazioni e seleziona la scheda Filtri e indirizzi bloccati. Scegli il filtro che vuoi esportare e clicca su Esporta. Otterrai un file .xml che può essere modificato tramite un editor di testo. Ma non c'è motivo di apportare modifiche lì poiché è più facile eliminare / modificare i filtri dopo averli caricati.

Anche l'importazione dei filtri è abbastanza semplice. Vai in fondo alla pagina e seleziona Importa filtri quindi Scegli file. Individua il file .xml dei filtri, fai clic su di esso e scegli Apri file. Gmail non completa automaticamente l'azione, devi fare clic su Crea filtri per confermare.

Trucco accurato: Il modo più rapido per ordinare automaticamente le email importanti è contrassegnarle come speciali. Basta fare clic sulla piccola stella accanto alla data e all'ora e le e-mail verranno visualizzate nella sezione Speciali.

Il postino arriva

Alla fine, l'impostazione dell'ordinamento automatico su Gmail richiede tempo e fatica. Ma l'interfaccia utente è intuitiva, semplice da usare e devi farlo solo una volta.

Utilizzi un client di posta elettronica per accedere al tuo account Gmail? Quali etichette personalizzate vorresti creare? Sentiti libero di dirci di più sulle tue preferenze nella sezione commenti qui sotto.