Quando molti utenti devono inserire dati in un foglio Google condiviso, spesso può creare confusione. È qui che gli elenchi a discesa possono essere di grande aiuto.
Se non vuoi che i compagni di squadra digitino voci casuali, commettano errori di battitura o incasinino una formula, puoi convalidare le loro voci creando un elenco a discesa tra cui scegliere.
In questo articolo, ti mostreremo tutto ciò che devi sapere su questa utile funzione che fa risparmiare tempo.
Utilizzo della convalida dei dati per inserire un elenco a discesa in una cella di Fogli Google
Una volta aperto il foglio su cui stai lavorando, inserire un elenco a discesa è facile:
- Scegli la cella in cui desideri inserire un elenco a discesa.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella.
- Fare clic su Convalida dati>Criteri.
- Scegli tra Elenco di elementi o Elenco da un intervallo, a seconda di quale funziona per te.
- Se hai scelto Elenco di elementi, inserisci gli elementi appropriati. Assicurati che siano separati da virgole e senza spazi.
- Se hai scelto Elenco da un intervallo, seleziona le celle che desideri includere nell'elenco a discesa.
- Seleziona il Mostra elenco a discesa nel campo cella (l'elenco non verrà visualizzato altrimenti) per abilitare la visualizzazione di una freccia verso il basso.
- Fare clic su Salva.
Se vuoi che gli utenti possano digitare, deseleziona l'elenco a discesa Mostra nel campo cella. Per impedire alle persone di digitare elementi non validi, seleziona Rifiuta input.
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Se desideri aggiungere un elenco a discesa a più celle:
- Evidenziali tutti selezionando l'intervallo di celle o semplicemente selezionali con il mouse o la tastiera.
- Ripeti i passaggi descritti sopra.
C'è anche la possibilità di consentire ai tuoi collaboratori di digitare i loro dati ma di vedere un avviso se inseriscono qualcosa di non valido. In tal caso, dovresti scegliere l'opzione Mostra avviso. In alternativa, puoi selezionare l'opzione Rifiuta input e non consentire l'inserimento di tutto ciò che non è nel tuo elenco di elementi.
Per modificare un elenco a discesa, procedi nel seguente modo:
- Fai clic sulla cella che desideri modificare.
- Fare clic su Dati > Convalida dati.
- Individua le voci elencate e modificale, quindi fai clic su Salva.
Per eliminare un elenco a discesa:
- Fai clic sulla cella che desideri modificare.
- Fare clic su Dati > Convalida dati
- Scegli Rimuovi convalida.
Che cos'è la convalida dei dati?
La convalida dei dati è un'opzione in Fogli Google che ti aiuta a organizzare i tuoi dati convalidando gli elementi. Puoi accedervi facendo clic su Dati nel menu principale, quindi selezionando Convalida dati. Molto spesso, viene utilizzato per creare elenchi a discesa all'interno di celle diverse. Consente inoltre di modificare il contenuto e il design di un determinato elenco.
Uno dei modi per convalidare i dati consiste nell'applicare criteri che consentano agli utenti di immettere un tipo predefinito di dati, ad esempio numeri, date o elenchi di elementi.
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- Nel menu Convalida dati, fare clic su Criteri.
- Seleziona il tipo o i tipi di elementi appropriati che vuoi che i tuoi compagni di squadra inseriscano.
- Se lo desideri, puoi aggiungere elementi esatti, come numeri, formule, date o parole, nella casella di input.
- Al termine, fai clic su Salva.
Lavorare con gli elenchi a discesa
La prossima volta che tu, o chiunque altro, fai clic su quella cella, invece dell'opzione per digitare qualcosa, ci sarà l'elenco degli elementi che hai aggiunto. Se hai selezionato la casella di testo Mostra aiuto di convalida, il testo che hai inserito viene visualizzato ogni volta che qualcuno fa clic su una delle celle convalidate.
Se hai scelto l'opzione Mostra avviso, l'inserimento di dati non validi attiverà l'avviso. Se qualcuno non è sicuro del significato dell'avviso, dovrebbe semplicemente passare il mouse sopra la voce contrassegnata.
Se hai scelto l'opzione Rifiuta input, anche le persone riceveranno un avviso e non saranno in grado di salvare gli elementi non validi.
Utilizzo dei colori per ordinare i dati in un elenco a discesa
Se vuoi semplificare la navigazione nel foglio e aggiungere alcuni colori a un elenco a discesa, puoi utilizzare la formattazione condizionale. Segui i passaggi seguenti:
- Seleziona le celle che contengono l'elenco a discesa che vogliono essere in un determinato colore.
- Fare clic con il tasto destro e selezionare Formattazione condizionale > Colore singolo o Scala colori.
- Nello stile Formattazione, seleziona un colore o una scala.
- Fare clic su Fine (o Aggiungi un'altra regola).
Cos'altro puoi fare con la convalida dei dati?
Oltre ad aggiungere elenchi a discesa ai tuoi fogli, puoi utilizzare la convalida dei dati anche per altri scopi. Questi includono:
- Monitoraggio delle attività future. Nella convalida dei dati, seleziona l'opzione date, imposta la formattazione condizionale come spiegato sopra e impostala in modo che tutti gli elementi che includono una determinata data vengano automaticamente disattivati.
- Impostazione dei valori nelle caselle di controllo. Quando aggiungi caselle di controllo a un elenco a discesa, puoi anche assegnare loro valori, come sì o no.
- Seleziona Convalida dati nel menu Dati.
- In Criteri, seleziona Casella di controllo.
- Seleziona Usa valori di cella personalizzati e digita sì, no o quello che desideri.
- Impedire ad altre persone di rovinare i tuoi script o le tue formule. Usa l'opzione Rifiuta input per bloccare tutte le celle che vuoi mantenere intatte.
Fai la differenza con gli elenchi a discesa
Con la possibilità di inserire elenchi a discesa, convalidare i dati e molto altro, Fogli Google è un'ottima alternativa gratuita a Microsoft Excel. Convalida dati ti aiuta a limitare i valori all'interno di una cella a un intervallo o un elenco di elementi che puoi definire, modificare o eliminare in base alle tue esigenze. Mentre i tuoi compagni di squadra possono inserire i loro dati e contribuire al tuo progetto, hai la possibilità di impedire loro di rovinare un foglio condiviso.
Hai già provato a inserire un elenco a discesa in Fogli Google? Com'è andata? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.
