Google fornisce ai suoi utenti un servizio online, Google Docs, che consente loro di creare, condividere e salvare una varietà di documenti. I documenti in linea rendono gli sforzi di collaborazione un po 'più fluidi ed efficienti tra più partecipanti. Puoi fornire l'accesso a qualsiasi utente con un indirizzo email, Gmail o altro, per prendere parte a un particolare documento. Gli invitati possono fare alcune cose diverse a seconda delle autorizzazioni di accesso fornite.
modificare - Fornire questa autorizzazione offre al destinatario la possibilità di apportare modifiche al documento. Gli utenti che possono modificare possono anche commentare e visualizzare il documento.
Commento - Chi dispone di questa autorizzazione può lasciare commenti sul documento, ma non può modificare il documento stesso.
Visualizza - Agli utenti che possono visualizzare viene concesso l'accesso solo per scopi di osservazione. Non possono modificare o lasciare commenti.
A volte, coloro a cui hai concesso l'accesso con il modificare permesso, può causare problemi imprevisti all'interno del documento o decidere di lasciare il progetto per qualsiasi motivo. Quando si verifica qualcosa del genere, è naturale voler revocare le autorizzazioni al documento.
Se stai cercando di rimuovere qualcuno dal coinvolgimento nel tuo documento condiviso, questo articolo ti copre. Esaminerò ciò che è necessario per ritirare l'accesso di un utente, negargli un collegamento al progetto, eliminare un progetto con altri utenti allegati, nonché impedire agli utenti coinvolti di scaricare, copiare e condividere il documento con altri.
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Rimozione di utenti da un documento Google condiviso
Esistono due modi per condividere un documento Google con altri utenti online; invito via e-mail o collegamento diretto. Il modo in cui qualcuno è stato invitato sarà importante per il modo in cui lo avvii da esso.
Interrompi la condivisione con gli utenti invitati:
- Apri entrambi documenti Google o Google Drive nel tuo browser Internet. Google Chrome è preferito per ovvi motivi, ma qualsiasi browser dovrebbe farlo.
- Seleziona ed evidenzia il file o la cartella in Google Drive che stai condividendo. Per Google Documenti, dovrai aprire direttamente il file condiviso.
- Il Condividere l'icona sarà diversa a seconda di come hai deciso di selezionare il file o la cartella.
- In Google Drive, il Condividere L'icona sembra una sagoma umana con un segno + accanto e si trova all'estrema destra del menu a discesa I miei file in alto.
- Con il Google Doc aperto, puoi trovare il blu Condividere pulsante vicino all'angolo in alto a destra dello schermo.
- In Google Drive, il Condividere L'icona sembra una sagoma umana con un segno + accanto e si trova all'estrema destra del menu a discesa I miei file in alto.
- Dalla finestra popup Condividi con persone e gruppi, individua l'utente a cui desideri rimuovere le autorizzazioni di condivisione.
- Accanto alla persona che desideri escludere dal documento, posiziona il cursore sopra e fai clic Rimuovere .
- Completa il processo facendo clic su Salva .
Interrompi la condivisione del link:
- Di nuovo, apri e accedi a Google Drive o documenti Google nel tuo browser web preferito.
- Seleziona o apri il file o la cartella da condividere.
- Apri la finestra Condividi con persone e gruppi facendo clic su Condividere icona o pulsante blu Condividi.
- Fare clic su Modifica nella sezione Ottieni collegamento.
- Se si desidera negare l'accesso tramite il collegamento a tutti gli utenti diversi da quelli specificatamente scelti, selezionare Limitato e quindi fare clic su Fine.
- Se di recente hai messo il link sul web per il consumo pubblico, significa che il link può essere scoperto tramite una ricerca su Google. In questa finestra, è possibile modificarlo per consentire solo a coloro che hanno il collegamento oa quelli specificamente autorizzati di essere gli unici utenti in grado di accedere al documento.
- Per limitare l'accesso a coloro che hanno il link, scegli Chiunque abbia il link. È quindi possibile modificare le autorizzazioni di accesso in Visualizzatore, Commentatore o Editor.
- Per limitare l'accesso solo a coloro che sono stati invitati, scegli Limitato.
- Clic Fatto Al termine.
La restrizione del collegamento consente di visualizzare il documento solo tu e coloro con cui è stato condiviso il documento Google.
Impedisci che il tuo file condiviso venga condiviso con altri
Chiunque abbia modificare l'accesso può scegliere di condividere il file con chiunque desideri. Se preferisci essere l'unico che può condividere il file (come proprietario):
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- Dalla finestra Condividi con persone e gruppi, fai clic su Icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra.
- Sotto la sezione delle impostazioni Condividi con persone, troverai una casella di controllo contrassegnata Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere.
- Deseleziona la casella e premi la freccia indietro.
- Clic Fatto .
Se stai cercando di impedire che ciò accada per una cartella, verrà applicato solo alla cartella e non ai contenuti all'interno. Dovrai applicare questa modifica a ogni file in cui desideri avere queste impostazioni.
Vieta il download e la stampa di un file condiviso
Puoi fare in modo che nessuno, al di fuori di quelli con l'estensione modificare permesso, puoi scaricare o stampare il tuo file condiviso. Google consente agli utenti che hanno accesso al tuo file condiviso di condividerlo con altri, aggiungere o rimuovere altri utenti e copiare, stampare o scaricare il file. Queste sono le impostazioni predefinite.
Per evitare che ciò accada:
- Dalla finestra Condividi con persone e gruppi, fai clic su Icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra.
- Sotto la sezione delle impostazioni Condividi con persone, troverai una casella di controllo contrassegnata I visualizzatori e i commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare.
- Deseleziona la casella e premi la freccia indietro.
- Clic Fatto .
Ciò non impedirà a quei commentatori e visualizzatori di utilizzare un programma di screenshot per copiare ciò che è visibile nel documento. L'unico modo per farlo è rimuovere la disponibilità del documento a quegli utenti.
Eliminazione di un file condiviso quando sei il proprietario (o meno)
Potrebbe esserci la possibilità che tu non voglia più essere responsabile di un documento Google e desideri lavarti le mani dell'intera faccenda. Sappi solo che se non sei il proprietario, tutti gli utenti attualmente con accesso al file avranno ancora accesso dopo che te ne sarai andato. Se sei il proprietario, tutti gli utenti attualmente con accesso al file potranno comunque aprirlo a condizione che non sia stato eliminato definitivamente.
Per prenderti a calci da un documento Google:
- Apri Google Docs o Google Drive nel tuo browser web.
- Se sei in Google Drive, puoi eliminare una cartella o un file evidenziandolo e facendo clic su Cestino dei rifiuti nell'angolo in alto a destra dello schermo. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella e selezionare Rimuovere dal menu.
- Se in Google Documenti, fai clic con il pulsante sinistro del mouse su Di più icona (tre punti) situata sul lato destro del documento che si desidera rimuovere. Dal menu, seleziona Rimuovere .
Questo posizionerà il file o la cartella nel cestino. Il file o la cartella non vengono ancora eliminati definitivamente, anche se il cestino verrà eliminato automaticamente ogni 30 giorni. Anche se il documento viene eliminato definitivamente, avrai 25 giorni di tempo per rivendicarlo, se necessario.
Se prevedi di eliminare definitivamente un documento Google, sarebbe meglio dare la proprietà a un altro dei collaboratori. Questo a meno che tu non voglia che scompaia per sempre.
